Tabela za načrtovanje časa. Najučinkovitejši načini upravljanja s časom. Upoštevanje bioloških ritmov

Članek, ki vam je predstavljen, se ne bo dotaknil osnov upravljanja s časom, načinov delitve nalog na primarne in sekundarne, načel organizacije delovnega časa itd. O tem je bilo že dovolj napisanega in ne morem dati boljšega nasveta kot branje specializiranih knjig o upravljanju časa (predvsem tistih, ki so predstavljene na tej strani). Namen tega članka je, da se seznanite z zelo specifičnim sistemom beleženja in organiziranja časa, ki ga uporabljam tudi sam.

Predlagani sistem za beleženje in organizacijo časa je bil razvit v letu 2004. Dnevnik se je začel februarja 2004 in ta praksa traja še danes. Postopoma je sistem doživljal nekaj sprememb, okrašen in prilagojen trenutnim nalogam. Danes je končno pridobila dovolj vitkosti in moči, da tvegam, da jo postavim pred javnost. Upam, da bo predlagani sistem koristen za ljudi, ki želijo vnesti nekaj reda v svoje lastno življenje. Vsaj moje izkušnje mi dopuščajo upanje.

Dnevnik se vodi v običajni Excel datoteki. Zmogljivosti tega programa vam omogočajo ne le priročno načrtovanje dneva, temveč tudi razvrščanje nalog, vzdrževanje arhiva in spremljanje porabljenega časa.

OBRAČUN ČASA

Ko sem ga grafično prikazal na določen način Excel list, lahko enostavno in priročno spremljate čas ves dan. Če želite to narediti, uporabite naslednji diagram:

Na sliki je vsaka ura (zgornja vrstica označuje ure) razdeljena na 4 stolpce, to pomeni, da je natančnost beleženja časa 15 minut. Večja natančnost otežuje računovodenje, manjša pa omogoča prevelike izgube pri obračunavanju.

Skrajni levi stolpec odraža tipične grafe porabe časa (chtn - branje, rbt - delo, doc - vzdrževanje dokumentov, vsakdanje življenje - reševanje vsakdanjih težav, lchn - osebni čas, rzvl - zabava, dv - gibanje, nchg - nič, izguba časa) .

Tekom dneva se polnijo pretečeni časovni intervali. Za poenostavitev izračunov je številka "1" uporabljena kot ograda. Nato bo z uporabo Excelovih formul, vnesenih v ustrezne stolpce (formule so zapisane v vzorčni datoteki, priloženi članku), samodejno izračunal čas, porabljen za določeno vrsto dejavnosti.

Na koncu dneva je časovnica videti takole:

Ta shema vam po želji omogoča obnovitev celotnega dneva (prespal, se hitro pripravil, šel na delo, delal, klepetal s kolegom, delal, imel kosilo, delal, šel na sestanek, čakal na pozno partnerja, držal delovni sestanek, vrnitev v pisarno, poročanje šefu, odhod domov, večerja, branje, gledanje filma, priprava na spanje, branje pred spanjem, povzetek dneva, zaspal).

Toda v praksi je to le redko potrebno, zato večina dni ostane s kratkimi povzetki porabljenega časa. Izgledajo takole:

Takšni povzetki vam omogočajo, da trezno ocenite, koliko časa porabite za določeno vrsto dejavnosti, in poleg tega izpeljete povprečje na podlagi rezultatov tedna ali meseca. Nadalje, če želite, lahko sklepate, da je treba več ali manj časa posvetiti eni ali drugi vrsti dejavnosti.

NAČRTOVANJE

Začnimo z rednim dnevnim listom nalog. V moji različici je videti tako (zavihek SEG, danes):
Kot lahko vidite, list uporablja 4 delovne stolpce: St – stanje; Вр – čas;

pet – prednost; in stolpec za navedbo dneva in opis naloge.

Podrobna razprava o stolpcu »Status« bo sledila spodaj. Menim, da stolpec »Čas« ne potrebuje nobene razlage. Zdaj se bomo osredotočili na stolpec »Prednost«.

Uporablja naslednje znake:

! – glavna naloga v tednu

!! – del tedenske naloge, ki se opravi v tekočem dnevu; ali sekundarno nalogo za teden

30 – prioritetna opravila za določen dan (opravila, za katera je čas določen ali je predmet določitve)

40 – prioritetne dnevne naloge

50 – manj pomembna dnevna opravila

60 – naloge za ugotavljanje rezultatov dneva

70 – povzetek dneva

80 – naloge za ugotavljanje rezultatov tedna

90 – povzetek tedna Če poznamo to razvrstitev, je zelo enostavno razdeliti naloge za dan in jih načrtovati za teden. Tedenski načrt v moji datoteki izgleda takole: Dejanski tedenski načrt je viden na dnu strani. Takoj pod stolpcem, ki označuje prvo in

zadnje dni

tednih so naloge za teden zapisane.

Sledijo oznake vsakega posameznega dneva, pod katerimi so zapisane konkretne naloge za ta dan.

Zdaj pa se vrnimo k analizi stolpca "Status". Ta stolpec vam omogoča, da ocenite učinkovitost svojih dni. Stolpec »Status« označuje, ali je bila načrtovana naloga opravljena ali ne. Obstajajo 3 možni znaki, ki se uporabljajo za označevanje statusa:

V – zaključeno

B – delno izpolnjeno ali neizpolnjeno zaradi objektivnih razlogov

N – ni dokončano

Čez dan, ko so naloge opravljene, ima list naslednjo obliko:

S funkcijo »razvrščanje« (točka menija – Podatki) lahko samodejno razvrstite opravila:

S tem razvrščanjem (Stanje => Prioriteta => Čas) bodo vsa dokončana opravila na vrhu seznama. Ne morete jim več posvetiti pozornosti, osredotočite se na preostale naloge.
Na koncu dneva, ko so vsi stolpci izpolnjeni, predlagani sistem omogoča nepristransko in objektivno oceno učinkovitosti porabe časa.

Naloga na koncu dneva izgleda takole:

Uporaba različnih barv po razvrščanju vam omogoča, da jasno pokažete učinkovitost dneva.
V navedenem primeru je bilo od 13 nalog za ta dan 9 opravljenih, 3 niso bile opravljene, 1 pa ni bila opravljena zaradi objektivnih razlogov. Glede na to, da se točke “B” štejejo za 0,5/0,5, so rezultati dneva videti takole: skupno – 13; plus – 9,5; minus – 3,5. Dan štejem za uspešnega, če je več kot dve tretjini skupnega števila »plus« nalog; polovično uspešno - od polovice do dveh tretjin skupnega zneska; neuspešno - če je več kot polovica "minus" nalog. Možna so tudi druga razmerja, odvisno od vaših zahtev do sebe.

Podoben sistem se uporablja za ocenjevanje učinkovitosti tedna. V arhivu je pretekli teden videti takole:

Podoben sistem se uporablja za ocenjevanje uspešnosti po mesecih in letih. mesec:

Na enak način je mogoče sešteti rezultate leta, desetletja in tako naprej, vse do rezultatov celotnega življenja :)

Svoj telefonski imenik lahko shranite tudi v eno datoteko z razporedi opravil in ur.
Predlagani sistem je še posebej priročno uporabljati, če imate žepni računalnik.

V tem primeru bo datoteka z nalogami in urniki vedno pri vas in jo lahko spreminjate tekom dneva.
Na tiskalniku lahko preprosto natisnete liste nalog in urnikov. Priporočam, da pustite določeno število polj praznih, da lahko izpolnite vse naloge, ki se pojavijo tekom dneva.

Aleksej Fedorov, december 2004 Kontakt: [e-pošta zaščitena].
Montaža - Gleb Arkhangelsky,
Članek je bil napisan posebej za spletno mesto. Naslov dokumenta na spletni strani:

Objava v brezplačnih spletnih publikacijah je dovoljena brez dodatne odobritve avtorja, pri čemer se ohrani celovitost besedila, vključno s tem obvestilom, in delujočimi hiperpovezavami. Objava v plačljivih spletnih publikacijah in papirnatih medijih zahteva soglasje avtorja.
Upravljanje s časom

Kako iz 24 ur iztisniti 100% učinkovitost? Upravljanje s časom je tehnika upravljanja s časom, katere namen je povečati učinkovitost njegove uporabe. Sprva se je ta znanost pojavila kot pomoč ljudem pri delu in poslu. Toda sčasoma so prednosti upravljanja s časom postale pomembne za. vsakdanjem življenju Koristni nasveti

na to temo preberite članke: in

Zakaj in kdo potrebuje upravljanje s časom?

Najnovejši trendi v družbi ne minejo brez sledi - njihov vpliv je neposredno povezan s prostim časom vsakega od nas. V preteklih desetletjih se je človekovo življenje tako spremenilo, da so se pojavile nove odgovornosti in nove skušnjave.
Ko smo že pri slednjem, velja omeniti, da so skušnjave po zapravljanju časa prva ovira pri upravljanju s časom. S prihodom interneta v življenje ljudi se je pojavilo veliko priložnosti, da čas »mine« ali z drugimi besedami, da ga porabimo neučinkovito. Enako je bilo s televizijo pred nekaj leti itd.

Ali to pomeni, da upravljanje s časom potrebujejo le tisti, ki čas preživljajo na družbenih omrežjih ali ga preživijo ob televiziji? seveda ne. Z 24-urnim delom na dan lahko izgubite veliko časa brez koristi, kar se na prvi pogled zdi koristno. Svoje načrte morate pravilno sestaviti, da boste lahko uspešno opravili več nalog hkrati. Zato bo upravljanje s časom koristno za absolutno vsako osebo.

Posledice pomanjkanja upravljanja s časom
V preučevanje in razvoj tega področja je usmerjenih več področij delovanja: psihologi, menedžerji, poslovneži in drugi strokovnjaki na svojem področju. Zahvaljujoč temu lahko danes z gotovostjo rečemo, da je pomanjkanje upravljanja s časom vzrok za naslednje težave:
⦁ Nespečnost
⦁ Stres
⦁ Depresija
⦁ Izguba moči
⦁ Zmanjšana zmogljivost

Kako pravilno načrtovati svoj čas?

Študije psihologov in managerjev so pokazale, da preveč prostega časa vpliva na človeka enako slabo kot preveč dela. Zato je prvo pravilo upravljanja s časom sorazmeren čas za delo, počitek in spanje. Optimalno trajanje spanja ne sme biti krajše od 7 in več kot 8 ur.
Kar zadeva preostalih 16 ur, ki so namenjene delu in počitku, je tu pomemben individualni pristop. Da bi ohranili produktivnost na želeni ravni, ne morete delati vsega preostalega časa. Toda čas počitka mora biti minimalen, zadosten za vzdrževanje tona.

Sami morate načrtovati svoj dan. Pomembno je razumeti, da upravljanje časa ni načrtovanje za dan. To je veliko daljši in resnejši proces, ki je sestavljen iz:
⦁ Analiza ciljev, oblikovanje nalog na podlagi analize
⦁ Določanje stopnje pomembnosti posamezne naloge
⦁ Izdelava načrta
⦁ Izvedba načrta
⦁ Analiza opravljenega dela
⦁ Delanje zaključkov in prilagajanje načrta v skladu z resničnimi dejstvi

Oblikovanje nalog po metodi "Drevo ciljev".

Tehnologija drevesa ciljev bo pomagala analizirati in oblikovati naloge. Ta tehnika se uporablja na različnih področjih poslovanja in vsakdanjega življenja. Zaradi jasnosti je narisan na poljuben primeren način, začenši z najpomembnejšim ciljem.
Na primer, morate ustvariti svoje podjetje. V začetni fazi boste za to potrebovali 3.000.000 rubljev (to se določi na podlagi analize). Ta denar nameravate prejeti na tri načine: vaši prihranki + depoziti vlagateljev + subvencije države. To pomeni, da bodo vaše naloge za bližnjo prihodnost sestavljene iz treh vej »drevesa«. Spodaj je prikazana vizualna metoda za izdelavo drevesa ciljev.

Za izdelavo takšnih grafov obstaja veliko programov, s katerimi lahko narišete svoje ciljno drevo v dveh klikih.

Sestavljanje načrta s tehniko ABC

Za načrtovanje časa lahko uporabite beležnico ali zvezek, program za pripomočke ali storitev. Na podlagi sestavljenega drevesa ciljev morate sestaviti podroben načrt dejanj in nalog, na podlagi katerega lahko vnaprej načrtujete svoj čas. Tako je na primer že znan datum zagovora poslovnega načrta in izvedbe konference. Zato lahko to nalogo določite na določen dan vnaprej.
Kar zadeva dnevne naloge: delo, gospodinjska opravila, srečanja z družino - tukaj boste morali ustvariti urnik. Za ustvarjanje pravega načrta za vsak dan bo potrebno veliko časa. Začnite z načrtovanjem prihodnjih dni. To storite tako, da si zapišete kaotičen načrt opravil s približnim časom, ki ga bo vzel vsak element.

Nato uporabite sistem razvrščanja ABC. Njena tehnika je preprosta: vse naloge razdeli po pomembnosti v tri skupine. Skupina A – stvari, ki bodo vzele 20 % časa, vendar bodo prinesle 80 % rezultatov. Skupina B – stvari, ki bodo vzele 30% časa, vendar bodo prinesle 15% rezultatov. In skupina C - stvari, ki zahtevajo 50% časa in prinašajo 5% rezultatov.
Ta tehnika vam pomaga jasno videti, kako pomembno je vaše podjetje in kako sorazmeren je porabljen čas z njegovimi koristmi. Po razvrščanju načrtov s tehniko ABC razporedite naloge v prihodnjih dneh tako, da boste morali vsak dan izvajati načrte treh skupin hkrati. To se naredi, da enega od dni ne preobremenite s pretežkim delom.
Z razlikovanjem dela po zahtevnosti in trajanju boste lahko dosegli najboljšo učinkovitost.

Analiza pravilnosti načrta

Pri načrtovanju za prihodnje dni po principu ABC vas vodi intuicija in se zanašate na logiko. Toda najboljši svetovalec pri upravljanju časa je dejstvo. Zato pri izvajanju načrta prilagodite čas, ki je dejansko potreben za dokončanje posamezne postavke. Večkrat si zapišite zapiske, nato analizirajte.
Pri analizi ne pozabite zabeležiti, kaj je povzročilo vašo izgubo moči čez dan in kaj je povzročilo vašo plimo. To je izjemno pomembno, saj noben načrt ne bo izboljšal vaše časovne učinkovitosti, če ga izvajate, ko ste utrujeni. Prav tako morate delati na ustvarjanju veselega razpoloženja.
Opazili boste, da je vaš dan sestavljen iz dveh vrst nalog: občasnih in enkratnih. Prvo izvajate dnevno, drugo pa le enkrat. Če analizirate načrte, ki so že bili dokončani, poskusite izpeljati idealno formulo za izvedbo prvih. Ker so te stvari nenehno prisotne v vašem življenju, jih lahko razporedite za leta vnaprej in delate največ učinkovit sistem njihovo izvajanje.

Paretovo načelo

S Paretovim načelom ste se srečali že prej, v fazi izdelave načrta. Njegovo bistvo je, da 20% truda prinese 80% rezultata. Pri načrtovanju dneva, tedna, meseca in celo leta ne pozabite upoštevati tega zakona. Analizirajte svoje načrte, primerjajte naloge med seboj in prepoznajte najbolj produktivne.

Nasprotno, dvakrat premislite o pomembnosti nalog, ki vzamejo 80 % vašega časa in dajejo le 20 % rezultatov. Morda jih je mogoče opustiti ali najti drug način za njihovo rešitev.

Nenačrtovane naloge in Eisenhowerjeva matrika

Sčasoma boste opazili, da načrta ni vedno mogoče izpolniti. Včasih se lahko zgodi kaj nepričakovanega, zaradi česar morate izgubljati čas. In ker je bil vaš dan načrtovan, ne boste imeli časa narediti ničesar na seznamu opravil.
Da bi nenačrtovana opravila čim manj škodila vaši dnevni rutini in uspešnosti, morate določiti stopnjo pomembnosti opravila, ki se nenadoma pojavi, in čas, ki ga bo potreboval. Tega ne smete storiti tako, da žrtvujete čas za spanje ali počitek. Bolje je, da pregledate seznam opravil in premaknete element, ki je časovno enakovreden nalogi, ki se je pojavila, vendar je manj pomemben.
Če želite najti to točko, ki jo lahko prenesete pozneje, ustvarite Eisenhowerjevo matriko. Njegovo načelo temelji na dveh sekajočih se vektorjih (kot tudi osi X in Y). Os Y določa stopnjo nujnosti zadeve, os X pa pomembnost. Razdelite svoje načrte na tej ravnini in poiščite najmanj pomembno in najmanj nujno stvar hkrati. Prenesite ga na naslednje dni.

Čas za počitek

Optimalni čas počitka ne sme presegati 8 ur. Seveda v pogojih moderno življenje Osebo lahko imenujete srečnež, ki ima možnost preživeti 8 ur na počitnicah. Poleg tega spanje s tem nima nobene zveze. To je tistih 8 ur, ki jih lahko porabite za srečanje z družino, sprehod po parku, obisk opere itd.

Ko načrtujete svoj dan, je pomembno, da ste popolnoma iskreni do sebe in pravilno razumete svoje telo. Najprej boste morali eksperimentirati in počivati ​​različno dolgo, nato pa zapišite rezultate in opišite, kako se počutite čez dan. S to metodo lahko najdete edino pravo količino časa za vas, ki vam bo omogočila, da ne boste preobremenjeni, hkrati pa se ne boste sprostili do lenobe.

Zaključek

Tempo življenja, ki ga je večina ljudi vajena, glede na petdnevni delovnik, ni pravilen. Navajeni smo, da soboto in nedeljo porabimo za zabavo, torej vseh 48 ur. Po napornem tednu dela je tako dolg odmor za telo primerljiv z močno spremembo temperature ali ravni kisika v zraku. In delovni dnevi pogosto ne puščajo niti pol ure za počitek. Vse to negativno vpliva na telo, počutje in delovanje osebe.
V zvezi s tem je zelo pomembno, da pravilno upravljate svoj čas. Tu pomaga znanost, imenovana »Upravljanje s časom«.

Brez dvoma ima delo od doma svoje prednosti. Na primer, ni vam treba voziti v službo. Ne izgubljajo dragocenega časa družbe z ogovarjanjem okoli vodnega hladilnika. In plačate le za ure, ki so jih dejansko opravili. In kot kažejo raziskave: kot pisarniški delavci. Za uspešno vodenje podjetja pa boste morda potrebovali nekaj programov za upravljanje časa.

Konec koncev, kljub vsem prednostim zaposlovanja zaposlenih na daljavo, jim je težko pomagati pri učinkovitem upravljanju delovnega časa, če ne živijo v isti regiji kot vi.

Delavcem na daljavo torej ni treba porabiti časa za vožnjo v službo, vendar se želite tudi prepričati, da svoje delo opravljajo učinkovito, za to pa potrebujete prava orodja za upravljanje. Tukaj so najboljšiprogrami za upravljanje časa 2018:

Programi za upravljanje časa

Obstaja več pomembnih vidikov umetnosti upravljanja s časom in v tem članku bi jih radi zajeli vse. A začnimo z najbolj očitnim – sledenjem času.

1. Časovni zdravnik

Če potrebujete program za spremljanje delovnega časa oddaljenih zaposlenih, potemČasovni zdravnik ravno tisto, kar potrebujete.

S programom Time Doctor lahko dobite podrobna poročila o tem, kako uporabljajo vaši oddaljeni zaposleni delovni čas in kako produktivno je njihovo delo. Ta program upošteva tako delovni čas zaposlenih na splošno kot čas, porabljen za določen projekt, opravljanje nalog ali delo s strankami.

Poleg tega ta sistem upravljanja osebja vključujeSpremljanje internetne aktivnosti, sledenje obiskanim stranem, GPS sledenje in še veliko več.

Time Doctor ima vse, kar mora vključevatiprogrami za upravljanje časa.

2. Načrt

10. Asana

Asana - ideološko preprosta aplikacija za vodenje projektov. Ena najboljših funkcij v Asani je, da lahko dodate naloge na seznam ali koledar. Tako lahko na koledarju vidite, kdaj in kaj morate narediti. Ko končate z delom na nalogi, jo lahko kliknete in označite kot opravljeno.

Asana vam omogoča tudi razvrščanje nalog v kategorije, kot so dokončane, nedokončane, zapadle in po projektu. To daje vodji možnost, da vidi trenutni napredek, oddaljeni delavec pa, da hitro razvrsti, kaj je že bilo narejeno in kaj je še treba narediti.

Ta aplikacija pošlje tudi e-poštno obvestilo pred rokom za dodelitev.

11. Lebdi

Float je programska oprema za vodenje projektov, ki je bolj primerna za majhne ekipe.

Float ima priročen razporejevalnik »klikni in spusti«, ki vam pomaga vizualno prikazati trenutno delovno obremenitev ekipe, enostavno upravljati naloge, hitro izvajati posodobitve in poiskati zaposlenega, ki ga potrebujete, zahvaljujoč filtrom in iskalnim funkcijam programa.

V Floatu lahko tudi razdelite naloge med zaposlene, jih razdelite na stopnje, združite projekte in nalogam dodate svoje razlage.

Float vam pomaga upravljati vašo ekipo in vam omogoča ustvarjanje poročil po meri, tako da lahko zagotovite, da dosegate svoje cilje.

Aplikacije za produktivnost

Verjetno ste že slišali izraz: "biti nič slabši od drugih." In čeprav se to običajno nanaša na socialni status, lahko enako rečemo o situaciji z delavci na daljavo. Z drugimi besedami, super je videti v aplikaciji za produktivnost, kdo kaj dela in kdo vodi v "dirki".

12.IDoneThis

IDoneThis - precej zanimiva aplikacija za povečanje produktivnosti - pravzaprav je "napihnjen" seznam opravil. Z IDoneThis lahko ustvarite sezname opravil, ki jih lahko dokončajo oddaljeni delavci, in opazujete, kako se rdeči X (nedokončane naloge) spremenijo v zelene (dokončane).

IDoneTo je priročen način za spremljanje napredka pri delu in preverjanje, kako delajo zaposleni. Včasih najboljši upravljanje s časom To je zdravo, prijateljsko tekmovanje.

13.Todoist

Todoist je odlična in konceptualno enostavna aplikacija za ustvarjanje seznama opravil. Ne, res, tam lahko dodate svoje osebne zadeve. Kot nakupovalni seznam, filmi, ki jih želite gledati, načrtovanje potovanj. Aplikacijo pa je mogoče popolnoma preoblikovati in uporabljati samo za delovna opravila.

V svojem računu Todoist lahko dodajate naloge, jih označujete, določate roke in razvrščate naloge po filtrih: dodeljene vam, dodeljene drugim zaposlenim in razvrščene po prednosti. Videli boste tudi naloge za danes in tiste, ki jih morate opraviti v naslednjih sedmih dneh.

Osnovne funkcije Todoist so na voljo brezplačno, če pa upravljate veliko ekipo, se splača nadgraditi na plačljivi premijski načrt, da izkoristite vse funkcije.

Skupna raba datotek

Morda se zdi čudno, da smo shranjevanje v oblaku vključili v članek, ki poudarja najboljšeprogrami za upravljanje časa, vendar je tukaj neposredna povezava. Samo predstavljajte si, koliko časa bi izgubili, če vaši zaposleni na daljavo ne bi imeli aplikacije za skupno rabo datotek? In, bog ne daj, vam bodo vse datoteke poslane po e-pošti?

Veliko omenjenih aplikacij vključuje možnost skupne rabe datotek, vendar boste morda potrebovali varnostno kopijo ali pa boste želeli uporabiti bolj zanesljive storitve, kot sta Dropbox ali Google Drive.

14. Dropbox

Dropbox je odlična shramba v oblaku, ki jo lahko uporabite za skupno rabo datotek. Storitev je intuitivna in mnogi delavci na daljavo že poznajo njeno delovanje.

Če želite kar najbolje izkoristiti svoj denar, uporabite račun Dropbox Business z varnim dostopom do podatkov, sinhronizacijo in zmožnostmi sodelovanja.

15. Google Drive

Če upravljate majhno ekipo oddaljenih delavcev, potem je Google Drive odlična izbira. Z Google Drive lahko delite datoteke, jih urejate, vzdržujete delati skupaj, dodajte komentarje besedilnim dokumentom itd.

Poleg tega imate kot dodaten ukrep varnosti in nadzora možnost izbire, kdo ima dostop do določenih dokumentov.

• Kako in zakaj je pri upravljanju časa priporočljivo razdeliti naloge na »trde« in »prilagodljive«.
• Zakaj si morate postaviti posebne dolgoročne cilje?
• Kako se prisiliti k opravljanju delovno intenzivnih (velikih in dolgotrajnih) nalog.
• Načrtovanje delovnega časa: kako ohraniti svojo produktivnost na enaki ravni.
• Kakšen program upravljanja s časom je generalni direktor MC-Bauchemie Rusija.

Upravljanje s časom lahko primerjamo z telovadba: obremenitev morate postopoma povečevati in nenehno trenirati. Bolj kot redno telovadite, boljša je vaša telesna pripravljenost. Zato je idealna možnost za uvedbo programa upravljanja s časom v vaše življenje ta, da tehnike osvajate korak za korakom, dan za dnem.

Pogosto lahko od lastnikov podjetij slišite, da so tako zaposleni, da enostavno nimajo časa načrtovati svojega časa. To ustvarja določeno začaran krog: Ni časa za upravljanje s časom. Če želite rešiti to težavo, morate razumeti: 25 minut, porabljenih danes za načrtovanje jutri- To ni zapravljanje, ampak naložba. Z načrtovanjem svojega jutri boste lahko dodelili čas za reševanje svojih glavnih nalog, zato ni treba odložiti učenja upravljanja s časom in čakati na ugodnejši trenutek: malo verjetno je, da bo prišel kmalu.

Urejanje časa: tedenski program

Načrtovanje delovnega časa

osnova učinkovito delo načrtovanje postane. Prav upravljanje s časom (načrtovanje delovnega časa) postane osnova za organizacijo vaših poslov. Večina ljudi vsak dan pričakuje veliko razne naloge, nekatere je treba rešiti v zelo kratkem času, druge pa lahko počakajo. Organiziranje teh datotek v priročen in učinkovit sistem postane osnovno načelo načrtovanje svojega časa.

Priporočam, da na predvečer delovnega tedna, v nedeljo, načrtovane naloge za ponedeljek razdelite na kategorije “trdo” in “fleksibilno”. Toge imajo določeno časovno omejitev (npr. sestanek ob 14. uri), fleksibilne pa rok (»priprava poročila do petka«). Za organizacijo te sheme je bolje uporabiti naslednje načelo. V načrtovalcu ali dnevniku bi morali stran razdeliti navpično na polovico - vzdolž črte na levi navajamo naše "težke" naloge, na desni strani - "prilagodljive", ne da bi jih vezali na določen čas. Če si tako razporedite dan, boste lahko videli, da med »težkimi« nalogami obstaja časovni interval, ki ga lahko posvetite »fleksibilnim« nalogam.

Takšno upravljanje s časom vam bo omogočilo, da dobite celotno sliko prihajajočega dne - oseba pridobi zaupanje, da se drži načrtovane, učinkovite sheme. Ni vam treba skrbeti, če so v vašem načrtu kršitve - ker življenje vedno naredi prilagoditve. Samo prilagoditi se morate okoliščinam tako, da v svoj načrt vnesete potrebne spremembe. Pomembno je tudi upoštevati, da je nerealno "togo" načrtovati več kot 40-60% delovnega časa. Bolj kot je dan prilagodljiv, bolje je.

Priporočam, da naslednji dan načrtujete večer prej – zvečer prejšnjega dne. Zjutraj se boste počutili veliko bolj udobno. Vsekakor morate na svoj seznam »prilagodljivih« opravil vključiti »naredite akcijski načrt za naslednji dan«.

Kako strukturirati svoje delo, da boste lahko naredili vse: življenjski triki vodilnih menedžerjev Metro in Tele2

Članek v elektronski reviji Generalni direktor vsebuje izbor tehnik za povečanje osebne učinkovitosti vodilnih na trgu. Najvišji menedžerji podjetij Tele2, Mitsubishi Electric, 220 Volt in Metro so povedali, katere metode jim pomagajo narediti več. Tehnike se lahko uporabljajo takoj in ne zahtevajo posebnega usposabljanja.

Načela upravljanja s časom in določanja prioritet

Po ponedeljkovem treningu sestavljanja tehnike za načrtovanje vaših "težkih" in "fleksibilnih" nalog se morate premakniti na novo raven upravljanja s časom - ob upoštevanju prioritete vaših načrtov. Pogosto je sestavljanje seznama "fleksibilnih" opravil precej kaotično - nujne naloge so navedene na koncu, sekundarni načrti pa so postavljeni na vrh. Ta pristop bo zagotovo povzročil kaos pri izvajanju vaših načrtov naslednji dan.

Da bi se izognili tej težavi, morate stvari našteti glede na njihovo pomembnost. Prioritete so določene na podlagi določenih kriterijev. Na primer, če nalogo zastavi lastnik podjetja, jo bo treba takoj rešiti. Če se zadeva ne nanaša na vaše poklicne dolžnosti, potem lahko počaka. Seznam takšnih meril bo za vsako osebo individualen - o njih morate razmišljati vnaprej.

V torek zjutraj damo prednost našim "prilagodljivim" nalogam. Za to se lahko uporabljajo različne tehnike. Na primer, razporedimo stvari na našem seznamu glede na prioriteto nalog ali pobarvamo stolpce v različne barve, ki ustrezajo določeni stopnji pomembnosti. Najbolj pomembne naloge so lahko prikazani z rdečo, manj pomembni z rumeno in stvari, ki lahko počakajo z zeleno.

Ta pristop vam omogoča natančno načrtovanje dneva. Vendar je vredno razumeti, da podrobno ne pomeni minuto za minuto. Samo vedeli boste, kaj morate narediti jutri, s čim boste morali začeti, s čim boste morali končati - ves dan je že načrtovan.

Postavljanje ciljev in »spomin«

Postavljanje ciljev je pomembna tehnika upravljanja s časom v smislu organizacije delovnega časa in v filozofskem smislu. Navsezadnje je življenje dano enkrat, zato ga je treba posvetiti najpomembnejšim stvarem. To zahteva sposobnost načrtovanja in postavljanja ciljev. Nekaj ​​previdnosti pa je vseeno potrebno – ne nasedajte preveč modnim trendom. Na primer, na naših seminarjih je veliko udeležencev ugotovilo, da so si v bližnji prihodnosti (5-10 let) zastavili približno enake cilje - neverjetno, snežno belo pisarno, veliko podrejenih in najboljši avto. Seveda takšnih sanj ne moremo imenovati slabe, vendar pogosto človek ne more odgovoriti na vprašanje - kaj točno počne, kar mu bo omogočilo, da doseže takšno bogastvo, pisarno in avto?

Zato je priporočljivo hraniti »spomin« (na primer ločeno datoteko v računalniku ali prenosnem računalniku, vse je odvisno od osebnih želja). V njem vsak večer navedite ključni dogodek preteklega dne in ob koncu tedna bomo določili ključna beseda tedne, nato mesece. Izbrati je treba le en določen dogodek - pozitiven ali negativen, povezan z delom ali drugimi področji. Glavni pogoj mora biti res ključen. Svoje »spomine« bi morali začeti v sredo. Pred tem pa si morate zapisati cilje za določeno obdobje – na primer za 1, 2 ali 10 let. Nato opravimo občasno analizo naših »spominov«. Zahvaljujoč temu bo mogoče razumeti ključne interese svojega življenja - kaj resnično spada v kategorijo pomembnosti. V skladu s tem bo mogoče oceniti pravilnost vašega gibanja proti cilju. Lahko pa se razkrije, da se le oddaljujete od svojega cilja ali pa se je izkazalo, da je to popolnoma nepotrebno. V svoji praksi vsak dan gledam zapiske, ki so bili narejeni na isti dan, vendar v prejšnjih letih - uspem primerjati in analizirati lastne vrednote in spremembe, ki so se zgodile z njimi.

Naučili se boste, kako učinkovito upravljati s časom in energijo.

Upravljanje časa in dolgoročni cilji

Ko razumete svoje prioritete in svojo vizijo prihodnosti, lahko govorite o svoji pripravljenosti na naslednji korak – zemljevid dolgoročnih ciljev. Zemljevid opisuje dolgoročne cilje osebe na naslednji način. Vodoravno sta postavljeni 2 osi – leta (začenši od trenutne) in starost osebe. Ključna področja so označena navpično ( družinski odnosi, kariera, osebni razvoj itd.). Na presečišču vaših let in ključnih področij navedite približne cilje. Pomembna prednost izdelave takega zemljevida je kombinacija poklicnih in osebnih ciljev na skupnem načrtu.

Seveda so občasno možne določene spremembe vaše kartice. Vendar pa je zahvaljujoč njej mogoča groba skica prihodnosti, ki prikazuje vašo približna pot nadaljnja pot. Zato ta četrtek rišemo prvi zemljevid dolgoročnih ciljev.

Kako obvladati upravljanje s časom v enem tednu (navodila)

"Sloni" in "žabe"

Na razpolago že imamo načrt opravkov in seznam ciljev, zato v petek začnemo razmišljati o potrebni motivaciji za doseganje ciljev. Za pripravo takšnega načrta lahko priporočimo dokaj preprosto tehniko, ki temelji na pogojni delitvi vaših nalog na "žabe" in "slone".

"Sloni" so vse težke, obsežne naloge, ki jih je treba še opraviti (relativno, "pojesti"). Sprva se morda zdi, da je "pojesti takega slona" preprosto nemogoče. Toda ... slona lahko razrežete na koščke in tako pripravite veliko majhnih "zrezkov" za svoj dnevni jedilnik. Podobna težava je pri kompleksnih, obsežnih nalogah – ki so popolnoma razdeljene na komponente, ki jih je mogoče obravnavati ločeno. Na primer, ob koncu leta je treba pripraviti letno poročilo. Pred nami je resnično obsežno delo - z iskanjem kompleksnih materialov, organizacijo dejavnosti itd. Celotno kompleksno nalogo moramo razdeliti na ločene dele - na primer vsak dan napisati 3 odstavke ali opisati ločeno temo. Zahvaljujoč temu se boste lahko pravočasno spopadli s pripravo poročila brez nenehnih skrbi in stresa. Izkušnje potrjujejo, da lahko s tem pristopom svoje zapletene probleme rešite hitreje in z manj truda.

Podobna situacija je z "jedo žab". Izraz "žaba" pomeni majhno, a neprijetno zadevo. Čeprav ni izbire, je to treba storiti. Takšna "žaba" lahko sčasoma postane "slon", če je ne "pojeste" pravočasno. Na primer, izraziti morate nezadovoljstvo s poročili o stroških ali razvrstiti spodnje predale vaše mize. Ob pravilni organizaciji iz »žab« nastanejo tudi okusni »zrezki«, na katere smo razdelili »slone«. Za uporabo te tehnike v praksi vzamemo "slona", ki ga razdelimo na dele. Nato navedemo seznam "žab" in vse te podatke razporedimo v naslednjo tabelo.

Na levi strani so vsi "zrezki" in "žabe" za vsak dan. Na desni strani je označena izpolnitev ali neizpolnitev teh ciljev. Če določeno opravilo tisti dan ni bilo pričakovano, pustite prazen prostor. Če je bilo predvideno, vendar ga ni bilo mogoče dokončati, morate postaviti pomišljaj. Ko dosežete določen cilj, morate postaviti plus ali kljukico. Ni vam treba biti razburjen zaradi vaših pomišljajev, a vseeno, če jih je v določenem stolpcu veliko, potem razmislite o tem in se lotite posla. To tabelo postavite na vidno mesto ali v svoj dnevnik. Pomembno je, da svojo mizo obiščete večkrat na dan – ne da bi pozabili na svoje cilje in za dodatno motivacijo.

Ritem pri dejavnostih počitka in virov

Delovni teden se zaključi s prihodom vikenda. Lahko se sprostite in se seznanite s prijetnejšimi, primernimi tehnikami upravljanja s časom za kompetentno in popolno organizacijo vaših počitnic. V soboto ta teden se lahko priporočata 2 tehniki upravljanja s časom.

Ritem v mirovanju. Oseba ne more osredotočiti svoje pozornosti na eno temo več kot 40 (redko 80) minut. Zato si približno enkrat na uro privoščite 5-minutni počitek. Na primer med branjem knjige ali gledanjem poslovnih revij, ki so se med tem nabrale delovni teden, vsako uro si morate privoščiti počitek – s tišino, sprehodom itd. To izkušnjo lahko od naslednjega tedna prevzamete na delovnem mestu.

Dejavnosti virov. Sposobni so revitalizirati ali pomiriti (maksimalno preklopiti, spodbujati učinkovitejši in hitrejši počitek). Nekateri se na primer najraje sprehodijo po stopnicah od 1. nadstropja do vrha in nazaj, drugi vezejo križce, tretji si oddahnejo ob kavi z rumom. Pri tem je pomembno, da se človek odloči za primerno aktivnost, ki bo pripomogla k najučinkovitejši obnovi notranje energije. Učinkovitost ponovne vzpostavitve zmogljivosti je odvisna od kakovosti počitka. Vso soboto lahko posvetite sprehodom in sprostitvi v parku ali izletu v zabaviščni center z vso družino. Razmislite o dejavnostih, ki jih lahko vključite v svoj delovni urnik za naslednji teden.

Razvajajte se in vaš sistem za upravljanje časa je pripravljen

Nedelja je odličen dan, da si čestitate za uspešen enotedenski tečaj, zahvaljujoč kateremu ste uspeli vzpostaviti svoj sistem upravljanja s časom. Ne škodi, če se malo razvajate. Če želite to narediti, se lahko držite tehnike vmesnih radosti. Izberite nekaj posebej prijetnega zase - nekaj, kar imate radi, a si ne morete privoščiti vsak dan. Na primer, dopolnite svojo prehrano z nečim dragim in okusnim, obiščite svoje najljubše kraje, klepetajte z ljudmi, ki so vam dragi, se sončite, preživite čas v naravi, preprosto dajte eno uro brezdelja itd. Takšne radosti si ustvarite z določeno količino dela. S tem diagramom načrtujte svoj delovni dan, teden ali celo leto. Če želite to narediti, lahko ustvarite tabelo, ki prikazuje nagrado za vaše dosežke. Pojavi se dodatna motivacija in delo postane veliko bolj zanimivo. Ob koncu nedelje morate narediti načrt dela za ponedeljek, ki temelji na tehnikah upravljanja s časom, o katerih smo razpravljali.

• Produktivnost dela: kako jo povečati ​

Miti o upravljanju časa

1. "Upravljanje časa ni bilo izumljeno za Ruse." Upravljanje časa je bilo izumljeno za posel in uspeh - če je to Rusom pomembno, potem je načrtovanje časa potrebno.
2. Čas je izven našega nadzora. Da, človek ne more upravljati s časom, a načrtovanje njegove porabe nam je na voljo. Zato je veliko menedžerjev znalo ceniti prednosti upravljanja s časom za načrtovanje svojega življenja.
3. Pri delu z upravljanjem časa boste morali vse življenje preživeti po urniku, brez pravice do izbire. Ne, upravljanje časa ni namenjeno – svoje načrte lahko vedno spremenite. Upravljanje časa je zasnovano za svobodo, z možnostjo izbire, kaj početi.
4. Upravljanje časa nikakor ni primerno za ustvarjalne posameznike. Izkušnje potrjujejo učinkovitost upravljanja časa za ustvarjalne ljudi. Na primer, ne pišite glasbe, medtem ko čakate na muzo. Namesto da načrtujete, da bo muza potrkala na vrata jutri od 7.30 do 9.30, je bolje, da v naslednjih 2 tednih napišete nekaj verzov ali dokončate sliko pred koncem leta.
5. "Upravljanje časa je zelo težko." Da, obstajajo določene tankosti - vendar vam bodo naši materiali in dokaj preproste metode omogočili, da obvladate dragoceno znanost - da boste vlagali v svoj uspeh.
6. Za uspeh v življenju ne morate načrtovati, ampak delati, brez odmorov in prostih dni. Za učinkovito in prijetno delo potrebujete ustrezen počitek. Tehnike upravljanja s časom pomagajo sprostiti čas za počitek in svobodo.

Generalni direktor govori

Aleksander Mondrus, generalni direktor MC-BauchemieRussia, Sankt Peterburg

Urejanje časa mi je uspelo obvladati dokaj enostavno. Ko sem začel delati na teh področjih, je korespondiral z mojimi zamislimi in načrti, da bi našel dodatne časovne vire. Res sem potreboval boljše upravljanje s časom. Poleg tega sem po naravi precej sistematičen človek - zato je bilo povsem normalno, da sem sprejel idejo o vodenju časov, analizi stroškov in sestavljanju raznih tabel.

Potreboval sem približno 2 meseca, da sem osvojil osnovne tehnike upravljanja s časom – določanje prioritet in časovni razpored. Zahvaljujoč njim sem lahko razumel, kaj je ura. Začel sem se počutiti veliko bolje. Takrat sem začela delati kot vodja v novem podjetju – tako sem imela vse možnosti, da svoje veščine vadim v delovnem timu. V obvladovanje te tehnike sem začel aktivno vključevati skoraj vse vodilne menedžerje, ti pa so že vključili svoje zaposlene. Vsi ti dejavniki so mi omogočili, da sem celovito in harmonično spoznal različne tehnike upravljanja s časom.

V svojem poslu se aktivno ukvarjam z različnimi elektronskimi komunikacijskimi sredstvi. Predvsem načrtujem stvari s programom Microsoft Outlook - njegova funkcionalnost podpira marsikaj, vključno z določanjem prioritet, delitvijo ciljev na "trde" in "fleksibilne", omogoča barvanje stvari v različnih barvah itd. Moje delovno mesto vključuje tudi delo z papirni mediji, zato je za nadzor teh nalog oblikoval svoj sistem in uvedel številne izboljšave za rešitve Gleba Arhangelskega.

Za vsakega vodjo sem vodil debel zvezek. Med sestankom si v ta zvezek beležim teze, zapiske, naloge ipd. Po sestanku dam zvezek tajnici, ki vnese podatke v obliki nalog ali prihajajočih sestankov v Outlook. In že z Outlookom spremljam nadaljnji potek dela. Priročnost dela z zvezkom - med sestankom si lahko ogledate celotno zgodovino določenega vprašanja (v zvezi s tem so elektronski mediji neprijetni). Toda Outlook je veliko bolj priročen za upravljanje.

V moji recepciji so predali z izvlečnimi pladnji - v njih so dokumenti za podpis. Združene so v pregledne upogljive mape, od katerih vsaka vsebuje ime določenega oddelka. Podjetje ima tudi postopek priprave podpisov - z izboljšavami in dopolnitvami vsakih šest mesecev. Naloge tajnika vključujejo spremljanje predložitve vseh dokumentov v skladu z odobrenimi predpisi. Obstajajo tudi spodbude za spoštovanje predpisov, čeprav je nekaj simboličnih kazni. Na primer, dokument, ki ni pripravljen za podpis, bo stal 3 kg. zelena jabolka. Na recepciji smo postavili veliko vazo z jabolki - z napisom "Danes vas ta in ta obravnava." Če je uveljavljeno pravilo kršeno, bo oseba morala predati denar za nakup jabolk.

Ko načrtujem svoj dan, poskušam rezervirati čas za negotove okoliščine. Ker v vsakem primeru se vedno nekaj zgodi. Čeprav se 80-90% delovnega časa izkaže za načrtovanega. Ta stroga rutina mi prinaša pomembne koristi, čeprav ni brez pomanjkljivosti. Osebno mi je ta sistem všeč, čeprav sem prisiljen ostati njegov talec. Če je nekaj določeno za določen čas (načrti so povezani z veliko število ljudi), bo spreminjanje vašega urnika precej problematično. Situacija iz prakse - iščemo dobavitelje, a se je izkazalo, da nam dve uri predstavitve nista dovolj, potrebujemo vsaj še dve. Toda naslednje "okno" je predvideno šele čez mesec dni.

Čeprav se mi uspe odločiti veliko število različne naloge, ko sprosti čas, namesto v strogih rokih. Na primer, med potovanjem po mestu lahko po telefonu rešite druge težave - zahvaljujoč vozniku lahko rešim dodatne težave.

Zaradi upravljanja s časom imam čas tudi za osebno življenje. Ko načrtujem svoje leto, vedno začnem z osebnimi načrti in družino - določim datum počitnic, o katerem se pogovorim z ženo, in dodelim čas za svoje najljubše dejavnosti in komunikacijo s sinom. Pri sestavljanju urnika poskušam upoštevati delovne dogodke, katerih datume poznam vnaprej. Zato za to obdobje ne načrtujem svojih osebnih zadev. Čeprav mi službeni dogodki, ki se pojavljajo v prihodnosti, ne bodo vzeli predvidenega časa za osebne namene in družino.

7 pravil upravljanja s časom

1. Predstavljajte si, da je danes vaš zadnji dan. Nenavadno, a povsem primerno pravilo. Samo vprašajte se: "Kaj bi naredil, če bi vedel, da je danes zadnji dan mojega življenja." O tem vprašanju bi morali razmišljati pred spanjem in zjutraj po tem, ko se zbudite.
2. Filtrirajte informacije. Da bi se izognili prenasičenosti možganov z veliko nepotrebnimi informacijami, ne da bi zapravljali dodaten čas, se naučite izbrati najbolj uporabne, potrebne in poskusite izločiti nepotrebne. Naučite se na primer preleteti informacije na spletni strani in se osredotočiti samo na najpomembnejše stvari.
3. Odstranite "zapravljivce časa" iz svojega življenja. Verjetno prva težava, ki onemogoča popoln nadzor in učinkovito porabo časa. Zmanjšajte čas, porabljen za družbeni mediji, komunikacija po Skypu ali pošti. Med opravljanjem koristnega opravila bo koristno izklopiti vse, kar moti vašo pozornost. Vodite tudi ločen dnevnik, v katerem so navedene vse neuporabne dejavnosti, ki vam jemljejo čas, vendar vas ne približujejo cilju.
4. Od začetka do konca se osredotočite na eno nalogo. Konec koncev, če vas moti več stvari, zmanjša učinkovitost vaše naloge. Ni vam treba razpršiti pozornosti in truda s prehodom na nova naloga preden je prejšnji dokončan.
5. Naj bo vaša miza urejena. Bogati ljudje vedno delajo za čisto mizo - to je hkrati udobno in prihrani čas pri iskanju vsega, kar potrebujejo.
6. Pogosteje recite "NE". Naučiti se morate reči ne določenim ljudem, nalogam itd., če zahtevajo vaš čas, a niso koristni.
7. Delajte ob točno določenih urah. S skrbnim opazovanjem samega sebe lahko ugotovite svoje ustrezne bioritme čez dan, ko delate najbolj učinkovito.

Koristne knjige o upravljanju časa

1. Lucy Jo Palladino. Največja koncentracija. Kako ohraniti učinkovitost v dobi klipnega razmišljanja. M.: Mann, Ivanov in Ferber, 2015. – 336 str. Sankt Peterburg, 2015. - 288 str.
2. Nikolaj Mročkovski, Aleksej Tolkačev. Ekstremno upravljanje časa. 3. izdaja. Založba Alpina, 2015. - 2014 str.

Napake ljudi, ki si prizadevajo upravljati s časom

1. Prevzamejo preveč. Lahko in morate izboljšati svoje sposobnosti, vendar morate vedeti, kdaj se ustaviti. Na določeni točki lahko postane število nalog preveliko, kar povzroči stres in konflikt. Da preprečite to težavo, lahko:

• prosi za pomoč. Morate biti sposobni premagati sebe in prositi za pomoč, ko je to potrebno.
• uporabite pravilo 80/20. Določite seznam glavnih nalog, ki bi morale predstavljati večino vašega časa in truda.

2. Zapletajo sistem upravljanja s časom. Včasih se sistem upravljanja s časom izkaže za preveč zapletenega. Če prinese rezultate, super. Sicer pa je, ko pride do časovne neučinkovitosti, vredno razmisliti o spremembah. Razmislite o poenostavitvi in ​​racionalizaciji sistema upravljanja s časom, da ne boste porabili polovice svojega časa za njegovo upravljanje.

3. Zaposlen, a neučinkovit. Zapravljanje veliko časa z neuporabnimi opravili z nizko prioriteto je resen problem. Eden od načinov za reševanje te napake je, da se vprašate: "Ali bo to, kar počnem, koristilo?" Če je odgovor negativen, razmislite o reševanju bolj uporabnih problemov. To vprašanje je odlično kot ohranjevalnik zaslona na vašem računalniku, lahko pa ga natisnete na papir in postavite na vidno mesto.

4. Ne počivajo. U človeško telo Obstaja meja, neprekinjeno delo ne bo šlo. Seveda lahko delate zelo dolgo brez odmora, vendar v tem nima smisla - učinkovitost se postopoma zmanjšuje. Če ste utrujeni, ne pozabite na odmore – nagradite se za delo s sprehodom, trenutki sprostitve ali okusno hrano. Če želite ugotoviti, kdaj točno potrebujete počitek, poskusite. Pomembno je najti osebno ravnovesje med počitkom in delom. In ne bojte se dati priložnosti za počitek, ko jo res potrebujete.

Kopiranje gradiva brez dovoljenja je dovoljeno, če obstaja povezava dofollow do te strani

Čas je omejen vir, ki se nenehno porablja. Ne morete ga prenehati uporabljati in ne morete obnoviti njegovih zalog, hkrati pa ga potrebujete za uresničitev svojih načrtov. Od načrtovanja sestankov do izpolnjevanja naročil je čas bistvo vsakega vidika vodenja podjetja in ne morete si privoščiti, da bi z njim slabo upravljali.

Neučinkovito upravljanje časa se lahko kaže na različne načine. Ne glede na to, ali gre za odlašanje, odvračanje pozornosti od osebnih zadev ali dolgotrajne projekte, obstaja veliko stvari, ki vsak dan zapravljajo naš čas. Zaradi izgubljenega časa porušite ravnotežje med življenjem in delom, čutite večji stres in se bolj verjetno soočate s tesnimi roki.

Na srečo danes sodobne tehnologije nam lahko ponudi veliko priložnosti za bolj produktivno upravljanje časa. V tem članku smo našteli 9 aplikacij, ki vam bodo pomagale sprostiti urnik, najti čas za zasebno življenje in se osredotočiti na opravljanje pomembnega dela.

1.Počisti

Clear je preprosta, dobro zasnovana aplikacija za sezname opravil, ki olajša spremljanje vseh vaših trenutnih opravil.

Včasih postane naše življenje preveč razburkano, vendar nam Clear pomaga videti prednostne cilje kot niz elementarnih procesov, ki potekajo korak za korakom. Svoja dnevna opravila lahko organizirate v ločene kategorije s pomočjo tematskih seznamov in takoj vidite, kaj morate narediti naslednje.

Ena od glavnih prednosti programa Clear je popolnoma prilagodljiv vmesnik, ki je enostaven za uporabo. S preprostimi potezami lahko dodajate in dokončate naloge brez pomisleka.

Clear je na voljo za iOS, OS X in Apple Watch.

Zakaj Clear?

Ta aplikacija organizira vaše življenje in vam omogoča doseganje ciljev korak za korakom.

Clear se sinhronizira z vašim računom iCloud, tako da vam ni treba nenehno posodabljati seznamov opravil v vseh svojih napravah.

Clear vas skrbi, da ste odgovorni z opomniki in potisnimi obvestili, ki vašo pozornost usmerijo na to, kaj resnično morate narediti.

Workflow je zelo prilagodljiva aplikacija, ki skrajša čas, ki ga porabite za zapletena dnevna opravila.

Z Workflowom lahko na namizju telefona ali tablice ustvarite edinstvene bližnjice, ki z enim klikom izvajajo vrsto opravil. Ne glede na to, ali vas zanima samodejno pridobivanje navodil za vaš naslednji sestanek iz Google Zemljevidov ali varnostno kopiranje vseh vaših fotografij v Dropboxu, boste lahko razvili lastne aplikacije za obvladovanje vseh funkcij, ki jih potrebujete.

Workflow se ponaša z več kot 200 dejanji in integracijami z aplikacijami, kot so Facebook, Uber in YouTube. Ta upravitelj časa je na voljo v sistemu iOS.

Zakaj Workflow?

Workflow vam pomaga prihraniti čas z avtomatizacijo kompleksne naloge dejavnosti, ki jih redno izvajate na mobilni napravi.

Potek dela je preprost in hiter, kar vam omogoča hitro ustvarjanje novih aplikacij in bližnjic s preprostimi ukazi povleci in spusti.

Potek dela je vsestranski in se lahko izvaja znotraj aplikacij, kot sta Safari in Evernote.

3. Klara

Clara je aplikacija, ki temelji na umetna inteligenca, ki načrtuje in koordinira vaša srečanja.

Dogovarjanje za sestanke je zelo zamudno delo: težko je najti čas v svojem urniku, še težje pa je razumeti dogodke v urniku nekoga drugega. Clara odpravi težave pri organizacijskih težavah s samodejnim obravnavanjem nadležnih e-poštnih sporočil, ki jih preživite vsak dan.

Preprosto vključite Claro kot sekundarnega prejemnika (CC - kopija) v katero koli e-pošto in aplikacija bo takoj začela postopek ustvarjanja termina.

Zakaj Clara?

Clara vam pomaga porabiti manj časa za pošiljanje e-pošte in sprosti vašo mapo »Prejeto«.

S Claro se lahko osredotočite na svoje obveznosti, ne da bi morali razmišljati o svojem urniku.

Clara se obnaša tako resnični osebi in uporablja preprost, naraven slog pisanja, ki bo popolnoma razumljiv vašim prejemnikom.

Wunderlist je aplikacija, zasnovana za ustvarjanje skupnih seznamov opravil, tako da lahko bolje usklajujete svoje dejavnosti s sodelavci, prijatelji in družino.

Ko bo čas za nekaj dela, vam tega ne bo treba opraviti samemu. Wunderlist vam omogoča sledenje, dokončanje in skupno rabo ciljev s klikom na gumb. Prav tako boste lahko dodelili naloge, dodali komentarje, določili roke in opomnike za svojo ekipo.

Wunderlist je na voljo za Android, iOS in Windows Phone; OS X in Windows; in Google Chrome.

Zakaj Wunderlist?

Z Wunderlistom ostane vaša celotna ekipa na tekočem, saj vam aplikacija omogoča skupno rabo, komentiranje in sodelovanje pri kateri koli nalogi ali seznamu opravil.

Wunderlist je na voljo na skoraj vseh platformah, kar pomeni, da bo deloval na vseh vaših napravah in vseh članih vaše ekipe.

Wunderlist poskrbi, da nikoli ničesar ne pozabite, saj vam omogoča prilagodljivost pri določanju rokov in opomnikov.

RescueTime je merilnik časa, ki beleži, kako in kje preživljate svoj čas na spletu.

Želite uravnotežiti osebno življenje in delo? RescueTime analizira vse, kar počnete čez dan, od aplikacij, ki jih uporabljate, do časa, ki ga preživite na svojih priljubljenih spletnih mestih. Če se želite zaščititi pred vsakodnevnimi motnjami in hitreje opraviti svoje delo, vam bo RescueTime pomagal prepoznati določena vedenja, ki vas ovirajo pri bolj produktivnem življenju.

Da bi se vam pomagal osredotočiti na doseganje vaših ciljev, lahko RescueTime celo začasno blokira vire, ki jim raje namenjate čas, in delo odloži za pozneje. RescueTime je na voljo za iOS in Android; OS X, Windows in Linux.

Zakaj RescueTime?

RescueTime vam z opomniki sporoči, če porabite preveč časa za opravilo.

RescueTime vam s podrobnimi poročili in dnevnimi povzetki omogoča boljše razumevanje, kako preživljate dan.

RescueTime vam pomaga, da svoje delo opravite hitreje, saj odkrije nove načine za organizacijo dneva in pametno upravljanje s časom.

6. Pravočasno

Timely je inovativen merilnik časa, ki vam ne samo pokaže, koliko časa porabite za posamezen projekt, ampak vam tudi pomaga učinkoviteje organizirati delovni teden.

Timely načrtuje vaš teden vnaprej in vam omogoča, da ocenite čas, potreben za dokončanje vaših dnevnih nalog. Če spremljate svoj čas, lahko primerjate svoje napovedi s tem, koliko časa je posamezno opravilo dejansko trajalo, in optimizirate svoj urnik v prihodnosti.

Ta pristop k sledenju časa vam bo omogočil učinkovitejše upravljanje s časom in vam dal prednost, ko gre za dokončanje pomembnih projektov. Timely je na voljo za iOS in kot aplikacija za brskalnik.

Zakaj Timely?

Timely spravi vašo ekipo na pravo pot in vam da bolj realistično sliko o tem, koliko časa projekti dejansko vzamejo.

Timely vam pomaga spremljati natančno količino časa, ki ga porabite za delovne naloge.

Timely vam pomaga natančno razumeti, kako poteka vaš teden, in načrtovati naslednjih "sedem dni".

Trello je prilagodljiva spletna aplikacija za vodenje projektov, ki olajša organiziranje vaših nalog in sodelovanje z drugimi člani ekipe.

Namesto da bi vas zmedel s tono e-poštnih sporočil in sporočil Slack, Trello vaše projekte prikaže kot sezname, pripete na oglasno desko. Vsak seznam je sestavljen iz posameznih kartic, ki lahko predstavljajo naloge, ideje, cilje in drugo. Člani skupine lahko karticam dodajo komentarje, priloge, kontrolne sezname in opombe po meri, vse na eni strani.

Karkoli nameravate storiti - spremljanje napredka velikih projektov ali organiziranje seje " nevihta možganov» — Trello je mogoče prilagoditi vsem potrebam vaših zaposlenih.

Zakaj Trello?

Ta aplikacija je popolnoma prilagodljiva. Vsako podjetje ima svoje edinstvene potrebe in Trello se zlahka prilagodi tem potrebam.

Trello vas organizira tako, da vse vaše projekte in skupinske komunikacije združi v eno digitalno izkušnjo.

S Trellom boste veliko lažje sledili projektom in na prvi pogled boste lahko analizirali celotne poteke dela.

Z dostopom do obsežnega omrežja podatkov vam lahko Google Now zagotovi informacije, za katere meni, da so pomembne za vas. Od športnih rezultatov in bližnjih restavracij do prometa na poti v službo, Google Now sprosti vaš čas, saj poskrbi za vse vaše dnevne podrobnosti.

Google Now je prav tako popolnoma integriran v ekosistem Googlovih aplikacij, kar vam omogoča načrtovanje dogodkov v Google Koledarju, ustvarjanje zapiskov in drugo. Ta spletni pomočnik je združljiv z operacijskima sistemoma iOS in Android.

Zakaj Google Now?

Google Now vam daje več časa, da se osredotočite na svoje delo, saj vam daje informacije, ki jih potrebujete, ne da bi morali brskati po rezultatih iskanja.

Asistent Google je tu, da vam pomaga, ne glede na to, ali rezervirate restavracijo ali se poskušate spomniti, kje ste parkirali avto.

Aplikacija se samodejno prilagaja vašemu vedenju in vam nudi edinstveno in popolnoma prilagodljivo izkušnjo, ki jo lahko kadar koli spremenite.

Pocket je aplikacija za zaznamke, ki vam omogoča shranjevanje člankov za poznejše branje.

Privlačna vsebina vas lahko kvečjemu odvrne od vašega delovnega procesa produktivni dnevi. S Pocketom lahko vse publikacije, ki so vam všeč, shranite na eno mesto in jih shranite za prihodnost, ne da bi prekinili svoje prednostne naloge.

Pocket deluje z več kot 1500 različnimi aplikacijami, tako da ga boste lahko pripeli, kjerkoli najdete zanimiv članek. Pocket je združljiv z iOS in Android.

Zakaj Pocket?

S Pocketom vas ne bodo motili, saj lahko vedno shranite pomembno vsebino in kar najbolje izkoristite svoj čas.

Pocket vam pomaga organizirati dan in ločiti delovni čas od časa učenja.

Pocket olajša odkrivanje nove vsebine, tako da vam vsebine ne bo manjkalo, ko se boste odločili prebrati nekaj novega.

Čas je vse

Učinkovito upravljanje svojega časa je ključ do bolj produktivnega in srečnejšega življenja.

Če tega vira ne upravljate dovolj dobro, se lahko zlahka zapletete v nianse dela in zamudite priložnosti za kakovostno preživljanje časa s prijatelji ali družino. Vzdrževanje dobrega ravnotežja med poklicnim in zasebnim življenjem je ključnega pomena za vaš poklicni in osebni uspeh, zato poskusite kar najbolje izkoristiti svoj čas v vseh okoliščinah.

Z zgoraj navedenimi aplikacijami lahko preprosto optimizirate svoje življenje za večjo produktivnost in manj stresa.