Osebni kanban delovni zemljevid - življenjski navigator. Publikacije. Katero metodo uporabljate več kot druge?

Eno od osnovnih načel produktivnega dela: nenehno imejte pred očmi seznam stvari, ki jih morate opraviti, urejene po pomembnosti. Tako ste prikrajšani za možnost, da pol dneva preživite v razmišljanju o tem, "Kaj storiti naprej."

Za izvajanje tega načela je bilo izumljenih veliko sistemov. Nekateri med njimi so zelo zapleteni, drugi pa izjemno preprosti. Vsak si izbere sistem zase. In danes vam bom povedal o enem izmed njih. Imenuje se Kanban ali če smo natančni osebni Kanban.

Kaj je osebni Kanban

Osebni Kanban je zelo preprost sistem produktivnost in upravljanje seznama opravil. Zgrajena je na dveh pravilih in je namenjena vizualnim učencem. Vse vaše naloge se nahajajo na isti ravnini, razvrščene po prioriteti in stopnji dokončanosti. Prednost Kanbana je njegova velika prilagodljivost, saj ga lahko vedno prilagodite sebi, svojemu stilu dela in svojim nalogam.

Tako kot mnogi drugi sistemi za povečanje produktivnosti vam tudi Kanban pomaga "razbremeniti" naloge iz vaše glave in v njej pustiti samo eno (ali več), ki je trenutno relevantno. sedanji trenutek. Ta sistem se je rodil v proizvodnji, kjer je prioriteta posameznega dela odvisna od zalog.

Personal Kanban sta ustvarila Jim Benson in Tonayan DeMaria Barry. Predlagali so uporabo tega sistema za izboljšanje produktivnosti posamezna oseba. Leta 2011 je izšla njihova knjiga »Personal Kanban: Mapping Work | Krmarjenje po življenju." Osnovna načela Kanbana so bila uporabljena že prej. Toda avtorji knjige so vse poenostavili in dali posebno tehniko, ki resnično pomaga ljudem, obremenjenim z ogromnim številom nalog.

Dve osnovni pravili osebnega Kanbana:

1. Vizualizirajte svoje delo. V vsakem trenutku moramo imeti možnost videti obseg in naravo dela. Oglejte si, kaj je treba narediti na naslednji stopnji, dobite vizualni namig o stopnji pomembnosti in dokončanosti stvari. Prav tako moramo biti sposobni hitro in priročno spreminjati položaj nalog v celotnem sistemu.
2. Omejite število nalog, ki jih trenutno opravljate. To pomeni, da mora biti število stvari, s katerimi delate v vsaki časovni enoti, minimalno. Prvič, lažje je vizualno predstaviti obseg trenutnega dela, kar pomeni, da boste učinkoviteje nadzorovali potek njihovega izvajanja. Drugič, zmanjša verjetnost večopravilnosti in posledične izgorelosti. Če se naučite obvladovati svojo delovno obremenitev, se boste naučili reči "ne", ne da bi škodovali svoji karieri.

Obstajajo različne možnosti za implementacijo osebnega Kanbana v praksi. Uporabite lahko napredne aplikacije in spletna orodja, samolepilne listke ali beležko. O tej zadevi ni uradnih priporočil (razen če seveda ne začnete kopirati natančnih tehnik iz knjige Bensona in DeMarije Barry).

Začnimo učinkovito delati s pomočjo osebnega Kanbana

Tukaj ni nič zapletenega. Vse kar potrebujemo je določeno območje (v fizični svet ali virtualni), na katerem bo objavljen seznam opravil. Stvari pa bi morale biti urejene po nekem principu. V najpreprostejšem primeru je območje razdeljeno na tri stolpce:

1. Odloženo in načrtovano;
2. Izvršljiv;
3. Končano.

»V teku« vsebuje tiste stvari, na katerih delamo zdaj ali jih nameravamo narediti v zelo bližnji prihodnosti. V idealnem primeru, bolj ko je zadeva pomembna, bi morala biti višje v stolpcu. Tako na en pogled postane jasno, česa se zdaj lotiti.

V stolpcu »Odloženo/Planirano« so vse stvari, s katerimi trenutno ne delamo, a se jih moramo še lotiti.

Stolpec Dokončano se morda zdi nepotreben. Motivira pa nas tako, da nam pokaže, koliko dela je bilo opravljenega (ali namigne, da ves dan ni bila opravljena niti ena pomembna stvar).

To je vse, mislim. Osebni Kanban lahko takoj implementirate v svoj potek dela.

Za nas je idealna bela tabla za markerje. Razdelimo tablo v tri stolpce in po njih razporedimo svoje naloge. Ko se naloga premakne iz enega stolpca v drugega, ga izbrišemo in ponovno zapišemo na novo mesto.

Vendar je bolj priročno uporabiti papirnate nalepke za snemanje nalog (ena nalepka za vsako nalogo). Tako jih je lažje premikati vodoravno in navpično. Prioriteto lahko nastavite z nalepkami različnih barv. Zelena je na primer nizka prioriteta, rumena srednja, rdeča visoka.

Če pogledate takšno tablo, se boste takoj spomnili, kaj bi morali storiti v tem trenutku, in katera opravila “žgejo”. Ko je srednji stolpec počiščen ali so v njem še vedno stvari, ki čakajo na odziv drugih ljudi, ga lahko začnete polniti z opravili iz razdelka »Odloženo/Načrtovano«.

Ne pozabite na drugo načelo, to je omejitev števila nalog, ki jih delate hkrati. Ne zanemarjajte ga. Če napolnite srednji stolpec z nalogami, ne da bi ga izpraznili, vas bo zelo kmalu zdrobilo breme skrbi.

Benson in DeMaria Barry vztrajata pri čim manjšem številu tekočih primerov. Glede na naravo vašega dela nastavite omejitev hkratnega števila opravil v stolpcu »V teku«.

Prav tako je vredno omejiti število nalog v celotnem Kanabanu. Naj nova in nizko prioritetna dela počakajo v kupu Prejeto. Kanban je učinkovitejši, čim manj elementov vsebuje.

Programi in spletne storitve za implementacijo osebnega Kanbana

Če na delovnem mestu nimate možnosti obesiti tablo za vizualizacijo opravil ali če ne delate na enem mestu, potem še ni vse izgubljeno. Obstajajo še druge izvedbe Kanbana, med katerimi boste verjetno naleteli na znana imena. Tukaj je nekaj aplikacij in internetnih storitev, ki nam bodo priskočile na pomoč:

• Trello: Ta vedno bolj priljubljena storitev za organizacijo dela in shranjevanje evidenc je bila sprva zgrajena na sistemu, podobnem Kanbanu. Veliko ljudi ga uporablja za GTD, vendar deluje enako dobro za posamezne Kanbane. Vse kar moramo storiti je, da ustvarimo ločeno tablo z ustreznimi stolpci. V Trellu lahko naredite Kanban učinkovitejši z uporabo koledarja z opomniki in barvno kodiranimi oznakami.
• KanbanFlow: Ta aplikacija je zelo podobna Trellu, vendar je še bolj prilagojena Kanbanu. Obstaja dodaten stolpec »Danes«. Z njegovo pomočjo ločimo naloge, ki so v izvajanju, od tistih, na katerih trenutno delamo. Osebno se mi zdi to nepotreben zaplet. V KanbanFlow lahko vsaki nalogi dodajamo opombe in opomnike, omejimo število stvari v teku in sodelujemo z drugimi. KanbanFlow ima tudi časovnik Pomodoro, še eno orodje, ki vam pomaga ostati osredotočen na svoje delo. Spletno mesto je dobro optimizirano za mobilne naprave - za delo z njim vam ni treba namestiti dodatnih aplikacij.
• (z dodatkom Kanbanote): Evernote sam po sebi ni zelo dobro orodje za implementacijo Kanbana. Tukaj je nemogoče organizirati vizualni prikaz celotnega obsega dela. Ampak to je popravljiva zadeva. Uporabimo Kanbanote, s katerim bodo seznami v Evernote bolj vizualni. Dodal bo tri stolpce: v teku, v teku, dokončano. Obstaja celo aplikacija za Android, ki uporabnikom mobilnih naprav olajša uporabo sistema.

Seveda vas nihče ne sili v uporabo Evernote za Kanban. Če pa jo aktivno uporabljate za organiziranje svojih informacij, je pretvorba te storitve v sistem produktivnosti povsem razumna.

Kanban integriramo v uveljavljen sistem produktivnosti

Osebni Kanban je precej preprost in prilagodljiv. Lahko ga implementiramo na steno ali tablo, v lokalni program ali internetno storitev, v beležko ali na list papirja. Lahko pa ga prilagodite že uporabljenemu sistemu produktivnosti.

Prednost Kanbana je v tem, da ga je mogoče uporabljati v povezavi z drugimi tehnikami produktivnosti. Če se zanašate na GTD, Pomodoro ali Eisenhowerjevo matriko, lahko vanje integrirate osebni Kanban.

Načeloma je Kanban mogoče kombinirati s katerimkoli sistemom seznamov opravil. Svojo metodo lahko kombinirate s Kanbanom in preverite, ali je ta hibrid pravi za vas. Hkrati se vam ne bo treba odpovedati svojim najljubšim orodjem in ničesar predelati pri svojem delu.

Poglejte svoje sezname opravil. V njih boste verjetno našli tiste stvari, ki se trenutno počnejo, dokončane in načrtovane naloge. Ostaja le še, da jih razporedimo v tri stolpce. Tukaj je vse zelo preprosto, vendar ta metoda deluje!

Omogoča vam, da vidite glavno stvar: katere stvari so vaše prioritete in kaj ste že dosegli. Nauči vas tudi, da se ne zamotite s stranskimi, trenutno nepomembnimi dejavnostmi in da ne prevzemate preveč obveznosti.

Vse to mora biti zelo težko?

št. V sistemu Kanban obstajata samo dve glavni pravili:

1. Vizualizirati morate svoj potek dela. To pomaga videti vašo dejansko obremenitev in jo po potrebi spremeniti.
2. Omejiti morate število nalog, ki jih aktivno opravljate. Pogosto za ponazoritev tega pravila uporabijo primer žonglera: več predmetov kot pobere, večja je možnost, da kaj zlomi.

Ali vizualizacija pomeni obesiti tablo z lističi?

Ni nujno. Uporabite lahko katero koli možnost, ki vam ustreza: tabla, hladilnik z magneti, beležka, posebne aplikacije in tako naprej. Glavna stvar je, da narišete vsaj tri stolpce: "Opraviti", "Delati", "Končano". Izpolniti jih je treba z nalepkami ali napisi, da lahko kadar koli vidite, kako zaposleni ste v tem trenutku.

Dodate lahko tudi stolpec »V teku« za opravila, ki niso nujna. Ali kateri koli drugi stolpec, na primer »Rekreacija« (z nalogami »naroči pico«, »pojdi smučat« itd.).

Deluje preprosto: premikate nalepke (ali opombe) iz enega stolpca v drugega, ko opravljate naloge.

In kaj mi bo to dalo?

Priložnost za prejemanje učinkovitih povratnih informacij. Ko premaknete nalepko v stolpec »Končano«, vaši možgani prejmejo sladkarije: naloga je opravljena, lahko počivate ali začnete novo.

Sčasoma se boste navadili, da se nove naloge lotite šele, ko je prejšnja opravljena. To pomeni, da v idealnem primeru ne bo nedokončanega posla.

Kako določim, koliko nalog lahko opravim?

Izkušen način. Začnite uporabljati Personal Kanban in sčasoma boste izvedeli, kakšna je vaša »prepustnost«. Lahko se razlikuje glede na zahtevnost nalog, vaše stanje in razpoloženje. Izberite minimum in nato dvignite letvico.

Mimogrede, to dobra zaščita od izgorelosti pri delu. Naučili se boste obvladovati svojo delovno obremenitev, ne da bi ogrozili svojo kariero.

Kako se Personal Kanban razlikuje od običajnega seznama opravil?

Vizualizacija, sposobnost videnja končni rezultat(koliko ste naredili v enem dnevu) omogočajo izvedbo analize, ugotavljanje, katere naloge vas navdihujejo in katere so opravljene s težavo (bolje jih je najprej opraviti).

Redni seznam opravkov ni interaktiven, ne daje povratnih informacij in ne blaži stresa, saj ne strukturira delovnega dne.

Katere aplikacije nadomestijo lepljivo tablo?

Brezplačna spletna aplikacija, ki je odlična kot orodje za gradnjo lastnega dela in vodenje manjših projektov. Uporablja se lahko tudi za usposabljanje, vizualizacijo seznama ciljev in želja, izvedbo prenov, načrtovanje potovanj, raziskovanje ipd.

KanbanFlow je po videzu podoben Trellu, vendar je v bistvu še primernejši klasični koncept"kanban". Aplikacija poleg ustvarjanja tabel in nalog omogoča spremljanje časa, porabljenega za njihovo izpolnitev (metoda se uporablja

Nedolgo nazaj sem imel čast govoriti z Rafalom Morisonom, vodilnim irskim strokovnjakom za osebno produktivnost in avtorjem odličnega bloga z naslovom Creating Personal Flow. Zelo sem se zabaval, Rafalova vprašanja so bila zelo dobro premišljena in so me spodbudila k razmišljanju o odgovorih, tako z vidika nekoga, ki sledi filozofiji GTD, kot nekoga, ki o sistemu uči druge. Spodaj je besedilo intervjuja, objavljenega na Rafalovem blogu: “GTD in Kanban”

Danes vam z veseljem predstavljam intervju s Pascalom Venierjem. Razpravljali smo o kombinaciji dveh metod: Getting Things Done Davida Allena in Kanban.

Osebno sem se ob opravljanju intervjujev in pripravljanju vprašanj zelo zabaval. Upam, da bo takih pogovorov v prihodnje še več.

No, lahko začnemo?

Če vas ne moti, nam povejte nekaj o sebi.

Sem osebni trener produktivnosti in trener s sedežem v Ottawi-Gatineauju v Kanadi. Sem Francoz in sem več kot 20 let delal kot univerzitetni profesor v Združenem kraljestvu. Imel sem priložnost delati na univerzah v Liverpoolu, Manchestru in Salfordu. Zadnjih 15 ali več let me resno zanima tema osebne produktivnosti. Lansko leto sem uresničil svojo dolgoletno namero in odprl lastno ordinacijo, ki ponuja coaching in treninge osebne produktivnosti. Dejstvo, da živim v Kanadi, me ne ovira pri ponujanju storitev zainteresiranim z vsega sveta: sem pogost obiskovalec Združenega kraljestva in Francije, izvajam pa tudi coaching na daljavo preko Skypa. Trenutno končujem delo francoski prevod knjigi Jima Bensona in Tonianne DeMaria Barry »Personal Kanban: Mapping Work | Krmarjenje po življenju".

Kako dolgo že vadite GTD in/ali druge tehnike produktivnosti?

GTD delam že skoraj 9 let. Knjigo sem odkril poleti 2004. Brez pretiravanja je bilo to odkritje. Za razliko od drugih tehnik upravljanja s časom, ki sem jih poskušal uporabiti prej, mi ta metoda ni le pomagala prevzeti nadzor (ali bolje rečeno, prevzeti nadzor) nad svojimi delovnimi procesi in načrtovati nadaljnje ukrepe. Najpomembneje pa je, da mi je omogočil izjemno fleksibilnost in pripravljenost na hitro prilagajanje vsaki spremembi.

Katero metodo največ uporabljate?

Trenutno združujem Getting Things Done in osebni Kanban. Tam je vse jasno, poleg tega se obe metodi osredotočata na "premikanje" nalog v določenih kategorijah. Kanban imenujem sprednji del svojega sistema GTD. GTD-jev sistem za upravljanje poteka dela pomaga ohranjati vse pod nadzorom. Šeststopenjski model pregleda dela vam omogoča razumevanje časa, ki je potreben za dokončanje določene naloge, kar ni vedno tako preprosto, kot se zdi. No, kanban vam ne pomaga samo opraviti stvari, ampak vas tudi nauči ločiti zrnje od plev.

Kaj vas je pritegnilo pri sistemu Kanban?

Najprej njegova izjemna preprostost. Tu veljata samo dve pravili: vizualizirajte svoje delo in omejite trenutne naloge. Sem izjemno vizualna oseba, poleg tega ves čas uporabljam miselne diagrame, zato me pritegne, kako so naloge vizualno predstavljene v obliki lepljivih listkov. Všeč mi je tudi, da je treba omejiti število nalog, ki jih delaš hkrati - to bistveno pripomore k logičnemu zaključku vseh nalog. Kanban zagotavlja tisto časovno komponento, na katero se lahko zanesete med dialogom s sodelavci ali samim seboj.

Kako je Kanban izboljšal vašo produktivnost?

Prisili vas, da ste bolj izbirčni glede tega, kar želite početi, in vas nauči postaviti prave prioritete. Zahvaljujoč temu se ne počutite preobremenjeni s toliko stvarmi, kot bi se, če bi vse svoje naloge zapisali na en dolg seznam. Še vedno zelo pomembna lastnina Kanban je priložnost, da jasno vidite obseg nalog, ki ste jih že opravili. Pri tedenskem pregledu/analizi res vidiš vse, kar si v tem času dosegel – resnično se dvigneš v lastnih očeh. S psihološkega vidika je to izjemno močan motivator.

Ali vas je Kanban naučil, da se bolje osredotočite in učinkoviteje delate na izbranih projektih/nalogah?

Da, Kanban je vsekakor izboljšal mojo sposobnost osredotočanja na prave stvari. Omejitev WIP (work in progress - delo v teku, z drugimi besedami - stvari, na katerih delaš hkrati) pri tem zelo pomaga. Če imate omejitev WIP, morate dokončati trenutno nalogo, preden začnete z naslednjo. Besede "Končaj začeti, začni končati" bi morale biti moto vseh uporabnikov Kanbana. Ne boste kos količini dela, ki ga fizično ne zmorete. Kot so zapisali Jim Benson, Joanne Ho in Maritza van den Heuvel v "Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement": oseba, ki je preobremenjena z delom, preprosto ne more posvetiti časa. potrebna pozornost na svoje trenutne naloge.

Kako je uporaba tehnike vplivala na celoten delovni proces?

No, mirno lahko rečem, da delo napreduje veliko bolje. Hkrati mi Kanban omogoča, da se temu gibanju učinkovito pridružim.

Ali ste naleteli na kakršne koli težave v zgodnjih fazah izvajanja osebnega Kanbana?

Ne bi rekel, sistem je precej preprost.

K vprašanju implementacije osebnega Kanbana sem pristopil precej progresivno. Še naprej sem uporabljal programsko opremo GTD, vključno z odličnim Nozbejem, uvedel sem le enako omejitev WIP. Preprosta operacija je omejitev števila dejanj, ki se izvajajo hkrati. Rezultat je očiten. Prvi uspehi so me spodbudili k naslednjemu koraku - v svoj sistem GTD vpeljati element vizualizacije, kot to pomeni sistem kanban. V ta namen sem uporabil aplikacijo Trello.

Sprva sploh nisem razmišljal o uporabi "prave" table z nalepkami, vendar je veliko uporabnikov Kanbana zelo pozitivno govorilo o tem "nizkotehnološkem" pristopu (nad katerim sem bil, odkrito povedano, zelo presenečen) na Srečanje WIP Society v Manchestru, zato sem se odločil, da poskusim sam. In veste, ta pristop je deloval kot plus. Všeč mi je taktilni občutek pri delu s tablo in samolepilnimi kartončki.

Povejte mi, ali ste opazili kakšne pomanjkljivosti v sistemu kanban? Ali obstajajo elementi, ki bi jih radi izboljšali?

No, lahko rečem, da morate vedno eksperimentirati in iskati kombinacijo, ki je popolna za vas. Kanban temelji na "Vitki proizvodnji", knjigi, ki pridiga o načelih Kaizena, tj. nenehno izboljševanje. Predstavljajte si sistem Kanban kot orodje, ki vam omogoča izvajanje majhnih eksperimentov, ki vam pomagajo postopoma izboljšati potek dela. Ne obstaja popolno uglašen sistem, tako kot ne moreta obstajati dve plošči. Vaša tabla se bo spremenila, ko se bo spremenila vaša dejavnost.

Kanban se enako dobro spopade s katero koli nalogo ali pa obstajajo takšni, ki se ne ujemajo dobro s konceptom te metode?

V bistvu je osebna produktivnost predvsem stvar zdrave pameti. V mojem primeru Kanban deluje odlično, a če imate več podobnih, ponavljajočih se opravil, potem vsakokratno ponavljanje postopka ustvarjanja kartic ali zapiskov v digitalni različici Kanbana ni nekaj, kar bi želeli svojemu sovražniku.

To spominja na zgodbo z e-pošto. Seveda obstajajo zelo pomembna pisma, ki jih je treba obravnavati ločeno - skrbno in previdno. Uporabite isto načelo pri odgovoru na vprašanje: ali je vredno ustvariti kartico za ta projekt? Navsezadnje je veliko bolj priporočljivo, da večino e-pošte obdelamo »na veliko«, in to izključno v času, ki je namenjen e-pošti.

Kanban prav tako jasno razlikuje med delom, ki ga potiskate ali vlečete. Kaj je mišljeno: obstaja delo, ki vam je naloženo - ga potisnete, in obstaja delo, ki ga potisnete po volji potegni. Sposobnost takšnega razmejevanja nalog je po mojem mnenju zelo pomembna. Še posebej, če govorimo o o elektronski pošti. E-pošta je najboljša ilustracija vsiljenega dela – tistega, ki ga je treba »priganjati«. Zelo pomembno je, da ste nenehno pozorni na vrsto dela, ki ga trenutno opravljate. Zelo pogosto ljudje porabijo svoj čas za obdelavo e-pošte, namesto da bi rešili osnovne, večje probleme.

Pri obdelavi dohodnih postavk je zelo uporabna uporaba sistema oznak, ki določajo, v kateri stolpec kanban bo šlo določeno opravilo. Na primer, priporočam uporabo naslednje kategorije: Prednostna naloga 3, Prednostna naloga 2, Prednostna naloga 1, Končano, Danes, V teku (ne pozabite na omejitev WIP). To vam bo pomagalo pri določanju prioritet, kar vam bo olajšalo breme sprejemanja ključnih odločitev, še posebej, če se pogosto znajdete v tem, da veliko pritiskate na račun pomembnejših odločitev. učinkovito delo, ki je pomembno, da se »izvlečete« in s tem dosežete glavne cilje svojih aktivnosti.

Ali imate raje katero koli aplikacijo, ki temelji na Kanbanu? Kateri format – elektronski ali papirni – je po vašem mnenju bolj udoben za uporabo?

Moj najljubši način je uporaba samolepljivih listkov in navadne stene. Če so se tudi pametni razvijalci programske opreme pri svojem delu na svojih najzahtevnejših projektih dovolili uporabljati nalepke, jih bomo zagotovo imeli dovolj!

Vendar pa moram kot trener in trener razumeti raznolikost aplikacij, ki obstajajo, vključno z v zadnjem času Veliko sem eksperimentiral s spletnimi orodji. Trenutno mi je najljubši LeanKit, uporabljam ga že 4 tedne.

Ali še naprej uporabljate Kanban, ko ste na poti? Če da, kako rešite to težavo?

Da, seveda, še naprej uporabljam Kanban, ko potujem. Najboljši način je "papir". Nalepke hranim v posebni mapi, v Franciji temu rečemo »trieur-parapheur«.


Kar zadeva elektronsko različico, LeanKit olajša dostop do vaših plošč, saj obstajajo različice za iPhone in iPad.

Lahko opišete, kako poteka vaš dan v kontekstu uporabe Kanbana?

Vsekakor. Jutro začnem tako, da pregledam ploščo in izvedem potrebne spremembe. To pomeni, da premaknete več kart v stolpec »V teku«. Hitro ocenim stanje na tabli in po potrebi kaj prilagodim. Nato se začnemo ukvarjati z nalogami iz stolpca "V delu" in jih najprej opravimo. Vsaka dokončana naloga se pošlje v stolpec »Končano«. Osnovno načelo je, da imate tablo ves čas pred očmi, da jo lahko nenehno pregledujete ali hitro spreminjate. Na ta način, če načrtujete aktivnost čez dan, jo lahko takoj postavite na tablo.

Ob kateri uri preverite svojo tablo, koliko časa traja, da ustvarite tablo?

Izdelava vaše prve Kanban table je izjemno preprosta. Minimalni nabor je sestavljen iz trije stolpci: čakalna vrsta (tj. opravila), v teku in končano. To vam daje preprosto orodje, ki vam bo pomagalo bolje razumeti vaš potek dela. Nato boste morali samo prilagoditi ploščo, kot pravijo, da vam ustreza.

Kanban vam ne nudi rešitve na ključ, vendar vam omogoča, da sčasoma, s poskusi in napakami, organizirate sistem tako, da v celoti ustreza vašim potrebam. Če se vaš potek dela spremeni, lahko preprosto znova sestavite kanban v skladu z novimi delovnimi pogoji.

Delo s tablo se pravzaprav ne ustavi niti za minuto. Zamislite si to kot svojo poslovno nadzorno ploščo – ves čas delate spremembe. So trenutki, ko si morate zadihati in oceniti, kje ste. In Kanban vam bo dal vse potrebne informacije za premišljeno odločitev glede nadaljnjega dela.

Na splošno je običajno, da pregled opravite na začetku in koncu dneva, lahko opravite tudi nekakšen "debriefing", da razumete, koliko ste napredovali in kaj ste dosegli. Ni strogih priporočil o tem, kako pogosto ga izvajati, lahko preprosto opravite tedensko analizo, kot priporoča sistem GTD. Delujte po lastni presoji, še posebej, če se pogoji delovanja spremenijo. Ključna beseda pri delu s sistemom kanban - "fleksibilnost".

Koliko nalog/projektov bi priporočali objavo na tabli hkrati?

Vse je odvisno od vaše dejavnosti.

Uporaba Kanbana vključuje številne omejitve, kot je število projektov in nalog, ki so lahko hkrati na tabli. O ja... omejiti morate tudi število projektov/nalog, ki jih lahko delate vzporedno.

Tako kot omejite število procesov in nalog, ki jih izvajate v danem trenutku, lahko omejite tudi število projektov, na katerih delate vzporedno. To je omejitev projekta v teku.

Ta zadnja točka se mi zdi zelo pomembna, ker veliko ljudi ponavlja isto napako pri uporabi filozofije GTD. Da, res, del postopka GTD vključuje sestavljanje seznama projektov in naslednjih dejanj, ki jih je treba dokončati za vsakega od njih znotraj naslednje leto. Mnogi pa zmotno menijo, da tako postanejo vsi projekti aktivni. Ravno nasprotno, dobro delujoč sistem GTD zagotavlja omejevanje števila istočasno aktivnih projektov. V GTD je jasna meja med trenutnimi projekti in nalogami ter tistim, kar spada v kategorijo »Morda/nekoč«.

Če uporabljate seznam, zlasti če je v elektronski obliki, je lahko skušnjava združiti vse projekte in vse »naslednje korake« za vsakega posebej. To lahko ustvari precej zastrašujočo sliko - tako ogromno število nalog in projektov lahko resnično odvrne vso željo in navdušenje.

Vendar ima plošča določene dimenzije; omejena količina samolepilne karte - ta omejitev vas prisili, da dobro razmislite, kateri projekti so v tem trenutku vredni vaše pozornosti in kateri ne. Ta omejitev je na nek način prednost, saj vam ne preostane druge izbire, kot da »preverite svojo uro glede na resničnost«.

Kako se je vaša praksa GTD spremenila z uporabo Kanbana?

O interakciji med GTD in Kanbanom lahko rečem eno stvar - preprosto sta ustvarjena drug za drugega. Mislim, da mi je uporaba Kanbana omogočila izboljšanje produktivnosti nova raven, in me še bolj približal standardom GTD. Spomnil me je osnovna načela. Lepota Kanbana je v tem, da zahvaljujoč njegovi vizualni komponenti dejansko vodite dialog s svojim delom.

Kje vas je mogoče najti na spletu?

Aktiven sem na Twitterju, moj vzdevek je @pascalvenier, moj spletni naslov je

Vredno je sistematizirati stvari s tablo in kartami.

Zaznamki

Večopravilnost je verjetno ena najbolj precenjenih veščin v moderno življenje. Možganom odvzema glukozo, ki pomaga ohranjati budnost, zaradi česar je težko preklapljati med nalogami. In na splošno je večopravilnost praviloma le iluzija. Glede na študijo, ki jo je izvedla Univerza Ohio, so le 3 % prebivalstva »super opravilniki«. Ostali se samo pretvarjajo.

Sčasoma so bili razviti številni sistemi, ki ljudi rešijo neskončnih seznamov opravkov, ki lahko vsako delo spremenijo v tekoči trak brez duše. Eden takšnih sistemov je »osebni kanban«, imenovan po japonskem proizvodnem konceptu, ki ga je v poznih štiridesetih letih prejšnjega stoletja uporabljala Toyota.

V industriji kanban (kar pomeni "znak" ali "pano" v japonščini) temelji na oznakah, ki se premikajo z vsakim izdelkom po celotnem obratu. V eni vrstici je lahko naenkrat samo določeno število nalepk, od katerih vsaka ustreza določenemu delu avtomobila.

Nekdanji mestni načrtovalec v Seattlu in avtor knjige Personal Kanban James Benson pravi, da je bil industrijski Kanban Toyotin način izogibanja prekomerni proizvodnji. Ta sistem je prilagodil za zmanjšanje čustvenih stroškov, saj je občutek, da je "preveč v glavi" glavna pomanjkljivost večopravilnosti.

Osebni Kanban temelji na dveh načelih: vizualizaciji vašega dela in omejevanju skupnega števila »nedokončanega dela«. Uporaba sistema je zelo preprosta: poiščite tablo, na kateri lahko uporabite magnete, lepljive papirje ali gumbe, in nanjo narišite tri stolpce - »Opravila«, »V teku« in »Končano«.

Vsako nalogo napišite na poseben karton. Lahko jih razvrstite po nujnosti ali vrsti (na primer osebni ali poslovni) z uporabo barve ali simbolov. Pripnite vse kartice v stolpcu »Naloge«.

Iz tega stolpca izberite največ tri naloge, ki jih lahko premaknete v srednji stolpec - »V teku«. To so stvari, na katere se morate osredotočiti v časovnem okviru, ki ga izberete. Ko je opravilo končano, ga premaknite v stolpec Končano in izberite nova naloga da ga premaknete v stolpec »V teku«.

Stolpec Opravila vam omogoča, da si ogledate vse na svojem seznamu opravil in ocenite, ali ga lahko opravite ali ne. Morda boste morali prenesti nekatere naloge, zaposliti nekoga drugega ali organizirati začasno pomoč. Z drugimi besedami, storite nekaj, da preprečite, da bi se stolpec »Naloge« spremenil v polje neizpolnjenih želja.

Po Bensonu je srednji stolpec "zdaj" in ne sme vsebovati več kot treh oznak. Trenutne naloge lahko zmanjšate na eno, vendar po mnenju avtorja lahko to spodkoplje celoten proces. Večina od nas ima trenutno vsaj dve konkurenčni nalogi, medtem ko je tretja naloga lahko bolj pasivna. Če v stolpec »V službi« stlačite več kot tri predmete, obremenite svoje možgane in jih upočasnite.

Če začnete in ne dokončate nobenega projekta, vas ogroža tako imenovani Zeigarnikov učinek, imenovan po Blumi Zeigarnik, psihiatru, ki je v dvajsetih letih prejšnjega stoletja odkril, da si ljudje nedokončane naloge zapomnijo bolje kot dokončane.

Zamisel za stolpcem Končano ne potrebuje razlage. Študije so pokazale, da oseba dobi naval dopamina že, ko izgovori besedo "končano". Ni nujno, da ta stolpec ostane brez življenja – je precej pomemben del Bensonove teorije. Z nekaj truda, da uporabimo nekaj klasifikacije, se lahko stolpec »Končano« spremeni v uporabne delovne zapise.

Benson in Tonyann Demaria Barry, soavtorica knjige Personal Kanban, sta pripravila matrike za razvrščanje nalog, ki jih ima človek najraje, najmanj, mudi, nad katerimi nima nadzora itd. Avtorji obljubljajo, da boste čez nekaj časa imeli več univerzalnih kategorij - postalo bo očitno, kje se vam vedno zatakne, kje vam največkrat uspe in zakaj.

Ta pristop vam lahko pomaga doseči večjo zavest v vašem življenju – dokler se ga vztrajate vsaj dokler ne začnete opažati nekaterih vzorcev.

»Če ugotoviš, da so vse tvoje zadeve izrednih razmerah, bo to pomenilo, da je čas za ponovno oceno svojega življenja,« pravi Benson. Ta stavek je nekoč slišal od ženske, ki je po prehodu na tak sistem zamenjala kariero in vložila zahtevo za ločitev.

Benson je prvi predstavil "osebni kanban" za razvijalce programske opreme pred približno desetletjem. Toda informatikov to nikoli ni zanimalo. Še naprej je razvijal svojo metodo, ki so jo kasneje uporabljali v šolah, zdravniških organizacijah, vladah in nekaterih industrijah. bivši sodelavec medtem lansirali intenzivnejši izobraževalni program - LeanKanban University.

Več priljubljenih aplikacij temelji na sistemu kanban, vključno s Pivotal Tracker in Trello. Vendar ima Benson raje prave deske. Spominja se študij, ki so pokazale, da ljudje obdelajo več informacij, ko delajo zapiske.

"Postanemo tako preobremenjeni, da izgubimo izpred oči, kdo smo, kaj zmoremo in kaj nas dela to, kar smo," pravi Benson. "Začnemo verjeti, da smo samo nekaj, kar polni prostor." V praksi najboljši sistemi upravljanja s časom niso usmerjeni v to, da spremenijo življenje, ampak v to, da ljudi naredijo ljudi.

“Dobra tajnica” št. 1 2018

Osebni Kanban: kako vam bo tekoči trak pomagal v osebnem življenju

Sredi 20. stoletja je Toyota izumila enega najbolj priljubljenih sistemov upravljanja s časom, ne da bi tega sploh vedela. "Kanban" v japonščini pomeni "oglasna deska". Kartice s takimi oglasi, ki vsebujejo informacije o izdelku, so priložene na vsaki stopnji proizvodnje vozila. Poleg tega mora biti na liniji vedno določeno število kart. V okolju proizvodne linije ta sistem še vedno odlično deluje. Vendar se je Kanban razširil daleč onkraj avtomobilske industrije. Kartični sistem Kanban se danes vse pogosteje uporablja za izboljšanje osebne učinkovitosti in upravljanja s časom. Od priljubljene knjige Jamesa Bensona do elektronskega načrtovalca opravil Trello.

RAZREDITE PO POLICAH

Osnova osebnega sistema Kanban je vizualna predstavitev nalog in omejevanje števila trenutnih nalog. Tako je ustvarjanje kanbana enostavno. Poiščite primerno ploščo za pritrditev gumbov, kartic ali magnetov. Razdelite ga na tri bloke: »Narediti«, »V teku«, »Končano«. Osebne zadeve zapišite na ločene kartice, najpomembnejše in nujne pa poudarite z barvo, da bo jasnost. Priložite jih stolpcu »Opravila«.

Osnova osebnega sistema Kanban je vizualna predstavitev nalog in omejevanje števila trenutnih nalog.

Nato izberite največ tri izmed njih, da se premaknete v razdelek »V teku«. To bodo naloge, na katere se morate trenutno osredotočiti. Sami si izberete časovni okvir, naj bo to teden ali mesec. Ko končate, premaknite kartico v zadnji stolpec in izberite nov primer za blok »V teku«.

Končni blok »Končano« je izjemno pomemben. Pomaga vam, da ste zadovoljni z opravljenim delom. Raziskave so dokazale, da dobimo naval dopamina že, ko izgovorimo besedo "končano". V odsotnosti končne stopnje se bodo možgani nenehno vračali k nedokončanim nalogam, v opravljenem delu pa boste nenehno našli napake.

S kodiranjem lahko naredite blok še bolj uporaben. Čez nekaj časa boste torej lahko videli prevladujoče značilnosti vašega dela: kaj »zasedi« in kaj je opravljeno enostavno in hitro. Če se vam vse naloge zdijo nujne, je to znak: nekaj morate spremeniti v svojem življenju.

Bensonova osebna ideja Kanban je bila prvotno namenjena IT strokovnjakom. Vendar jim ni bil všeč, vendar se uspešno uporablja v šolah, državne institucije in projektno usmerjene organizacije. Z uporabo Kanbana za osebne zadeve lahko zmanjšate čas za rutinske operacije in bolj enakomerno porazdelite velike projekte. Navsezadnje vam sistem Kanban omogoča, da bolje razumete sebe, svoje želje in značilnosti svojega dela.