แผนที่งานคัมบังส่วนตัว - เครื่องนำทางชีวิต สิ่งพิมพ์ คุณใช้วิธีใดมากกว่าวิธีอื่น?

หนึ่งในหลักการพื้นฐานของการทำงานที่มีประสิทธิผล: จดรายการสิ่งที่ต้องทำไว้ต่อหน้าต่อตาคุณอย่างต่อเนื่องโดยจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ ดังนั้นคุณจึงหมดโอกาสที่จะใช้เวลาครึ่งวันในการคิดว่า "จะทำอย่างไรต่อไป"

เพื่อนำหลักการนี้ไปใช้ มีการคิดค้นระบบต่างๆ มากมาย บางส่วนมีความซับซ้อนมากในขณะที่บางส่วนก็ง่ายมาก ทุกคนเลือกระบบสำหรับตนเอง และวันนี้ฉันจะบอกคุณเกี่ยวกับหนึ่งในนั้น เรียกว่าคัมบัง หรือถ้าให้เจาะจงก็คือ คัมบังส่วนตัว

Kanban ส่วนบุคคลคืออะไร

คัมบังส่วนตัวเป็นอย่างมาก ระบบที่เรียบง่ายผลผลิตและการจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำ มันถูกสร้างขึ้นจากกฎสองข้อและมีไว้สำหรับผู้เรียนจากการมองเห็น งานทั้งหมดของคุณอยู่บนระนาบเดียวกัน จัดเรียงตามลำดับความสำคัญและระดับความสำเร็จ ข้อดีของ Kanban คือมีความยืดหยุ่นสูง คุณสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับตัวเอง สไตล์การทำงาน และงานของคุณได้เสมอ

เช่นเดียวกับระบบเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตอื่นๆ Kanban ช่วยให้คุณ "ขนถ่าย" งานออกจากหัวของคุณ โดยเหลือเพียงงานเดียว (หรือหลายงาน) ที่เกี่ยวข้องในขณะนี้ ช่วงเวลาปัจจุบัน- ระบบนี้ถือกำเนิดขึ้นในการผลิต ซึ่งลำดับความสำคัญของงานแต่ละงานขึ้นอยู่กับวัสดุสิ้นเปลือง

Kanban ส่วนตัวถูกสร้างขึ้นโดย Jim Benson และ Tonayan DeMaria Barry พวกเขาแนะนำให้ใช้ระบบนี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต บุคคล- ในปี 2011 หนังสือของพวกเขา “Personal Kanban: Mapping Work | นำทางชีวิต” หลักการพื้นฐานของคัมบังเคยถูกนำมาใช้มาก่อน แต่ผู้เขียนหนังสือเล่มนี้ได้ปรับปรุงทุกสิ่งทุกอย่างและมอบเทคนิคเฉพาะที่ช่วยให้ผู้คนมีภาระงานจำนวนมากได้จริงๆ

กฎพื้นฐานสองข้อของ Kanban ส่วนบุคคล:

1. เห็นภาพการทำงานของคุณ- เราต้องสามารถเห็นปริมาณและลักษณะงานในแต่ละช่วงเวลาได้ ดูสิ่งที่ควรทำในขั้นตอนต่อไป รับภาพคำแนะนำเกี่ยวกับระดับความสำคัญและความสมบูรณ์ของสิ่งต่าง ๆ เรายังต้องสามารถเปลี่ยนตำแหน่งงานในระบบโดยรวมได้อย่างรวดเร็วและสะดวกอีกด้วย
2. จำกัดจำนวนงานที่คุณทำอยู่ในปัจจุบัน- นั่นคือจำนวนสิ่งที่คุณทำงานในแต่ละหน่วยเวลาควรน้อยที่สุด ประการแรก การแสดงขอบเขตของงานปัจจุบันด้วยสายตาทำได้ง่ายกว่า ซึ่งหมายความว่าคุณจะควบคุมความคืบหน้าของการนำไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประการที่สอง ลดโอกาสการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและความเหนื่อยหน่ายที่ตามมา หากคุณเรียนรู้ที่จะจัดการภาระงาน คุณจะได้เรียนรู้ที่จะพูดว่า "ไม่" โดยไม่กระทบต่ออาชีพการงานของคุณ

มีตัวเลือกมากมายสำหรับการนำ Kanban ส่วนบุคคลไปใช้ในทางปฏิบัติ คุณสามารถใช้แอปที่ซับซ้อนและเครื่องมือเว็บ บันทึกย่อช่วยเตือน หรือแผ่นจดบันทึกได้ ไม่มีคำแนะนำอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับเรื่องนี้ (เว้นแต่ว่าคุณจะเริ่มคัดลอกเทคนิคที่แน่นอนจากหนังสือของ Benson และ DeMaria Barry)

มาเริ่มทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยความช่วยเหลือจาก Kanban ส่วนตัวกันดีกว่า

ไม่มีอะไรซับซ้อนที่นี่ สิ่งที่เราต้องการคือพื้นที่เฉพาะ (ใน โลกทางกายภาพหรือเสมือน) ที่จะโพสต์รายการสิ่งที่ต้องทำ แต่ควรจัดวางสิ่งของตามหลักการบางประการ ในกรณีที่ง่ายที่สุด พื้นที่จะแบ่งออกเป็นสามคอลัมน์:

1. เลื่อนและวางแผน;
2. ปฏิบัติการ;
3. เสร็จแล้ว.

“อยู่ระหว่างดำเนินการ” ประกอบด้วยสิ่งที่เรากำลังทำงานอยู่ตอนนี้หรือวางแผนที่จะทำในอนาคตอันใกล้นี้ ตามหลักการแล้ว ยิ่งเรื่องสำคัญมากเท่าไรก็ยิ่งควรวางไว้ในคอลัมน์ให้สูงเท่านั้น เมื่อมองแวบเดียวก็ชัดเจนว่าต้องจัดการอะไรในตอนนี้

คอลัมน์ "เลื่อนออกไป/วางแผน" มีทุกสิ่งที่เรายังไม่ได้ดำเนินการในขณะนี้ แต่เรายังต้องแก้ไข

คอลัมน์เสร็จสมบูรณ์อาจดูเหมือนไม่จำเป็น แต่มันกระตุ้นเราด้วยการแสดงให้เราเห็นว่าได้ทำงานไปมากขนาดไหนแล้ว (หรือบอกเป็นนัยว่าไม่ได้ทำสิ่งสำคัญสักอย่างเลยทั้งวัน)

ฉันเดาว่านั่นคือทั้งหมด คุณสามารถนำ Kanban ส่วนตัวไปใช้ในขั้นตอนการทำงานของคุณได้ในตอนนี้

กระดานไวท์บอร์ดสำหรับมาร์กเกอร์เหมาะสำหรับเรา มาแบ่งกระดานออกเป็นสามคอลัมน์แล้วกระจายงานของเราให้ทั่ว เมื่องานย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปอีกคอลัมน์หนึ่ง เราจะลบงานนั้นและเขียนใหม่อีกครั้งในตำแหน่งใหม่

แต่การใช้สติกเกอร์กระดาษในการบันทึกงานจะสะดวกกว่า (สติกเกอร์เดียวสำหรับแต่ละงาน) ทำให้ง่ายต่อการเคลื่อนย้ายในแนวนอนและแนวตั้ง สามารถกำหนดลำดับความสำคัญได้โดยใช้สติกเกอร์ที่มีสีต่างกัน ตัวอย่างเช่น สีเขียวคือลำดับความสำคัญต่ำ สีเหลืองคือปานกลาง สีแดงคือสูง

เมื่อดูกระดานดังกล่าวคุณจะจำได้ทันทีว่าควรทำอะไร ในขณะนี้และงานอะไรบ้างที่ “กำลังลุกไหม้” เมื่อล้างคอลัมน์กลางแล้วหรือยังมีสิ่งที่รอการตอบสนองจากผู้อื่นอยู่ในนั้น คุณสามารถเริ่มเติมงานได้จากส่วน "เลื่อน/กำหนดเวลาแล้ว"

อย่าลืมหลักการที่สอง ซึ่งก็คือจำกัดจำนวนงานที่คุณทำในคราวเดียว อย่าละเลยมัน หากคุณเติมงานในคอลัมน์กลางโดยไม่ทำให้ว่าง ภาระแห่งความกังวลก็จะบดขยี้คุณในไม่ช้า

เบ็นสันและเดมาเรีย แบร์รียืนกรานที่จะรักษาคดีที่ดำเนินอยู่ให้เหลือน้อยที่สุด กำหนดขีดจำกัดของจำนวนงานพร้อมกันในคอลัมน์ "อยู่ระหว่างดำเนินการ" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะงานของคุณ

นอกจากนี้ยังควรจำกัดจำนวนงานใน Kanaban ทั้งหมดด้วย ปล่อยให้งานใหม่และงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำรออยู่ในกองกล่องจดหมาย Kanban จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อมีรายการน้อยลง

โปรแกรมและบริการออนไลน์สำหรับการนำ Kanban ส่วนบุคคลไปใช้

หากคุณไม่มีโอกาสแขวนกระดานแสดงภาพงานในที่ทำงานหรือไม่ได้ทำงานในที่เดียว ทุกอย่างก็จะไม่สูญหายไป มีการใช้งาน Kanban อื่น ๆ ซึ่งคุณอาจจะเจอชื่อที่คุ้นเคย ต่อไปนี้เป็นแอปพลิเคชันและบริการอินเทอร์เน็ตบางส่วนที่จะช่วยเหลือเรา:

• เทรลโล: บริการที่ได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นสำหรับการจัดระเบียบงานและจัดเก็บบันทึกนี้เริ่มแรกสร้างขึ้นบนระบบที่คล้ายกับ Kanban หลายๆ คนใช้สำหรับ GTD แต่ก็ใช้ได้ดีกับ Kanban ส่วนบุคคลเช่นกัน สิ่งที่เราต้องทำคือสร้างบอร์ดแยกต่างหากพร้อมคอลัมน์ที่เหมาะสม ใน Trello คุณสามารถทำให้ Kanban มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้โดยใช้ปฏิทินที่มีการเตือนความจำและป้ายรหัสสี
• คัมบังโฟลว์: แอปพลิเคชั่นนี้คล้ายกับ Trello มาก แต่ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับ Kanban มากกว่า มีคอลัมน์เพิ่มเติม "วันนี้" ด้วยความช่วยเหลือนี้ เราจะแยกงานที่อยู่ระหว่างการดำเนินการออกจากงานที่เรากำลังดำเนินการอยู่ในขณะนี้ โดยส่วนตัวแล้วฉันคิดว่านี่เป็นภาวะแทรกซ้อนที่ไม่จำเป็น ใน KanbanFlow เราสามารถเพิ่มบันทึกและการเตือนความจำให้กับแต่ละงาน จำกัดจำนวนสิ่งที่กำลังดำเนินการ และทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ KanbanFlow ยังมีตัวจับเวลา Pomodoro ซึ่งเป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานของคุณ ไซต์นี้ได้รับการปรับให้เหมาะสมที่สุดสำหรับอุปกรณ์พกพา - คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปพลิเคชันเพิ่มเติมใด ๆ เพื่อใช้งานได้
• (พร้อมส่วนเสริม Kanbanote): Evernote เพียงอย่างเดียวไม่ใช่เครื่องมือที่ดีสำหรับการนำ Kanban ไปใช้ เป็นไปไม่ได้ที่จะจัดระเบียบการแสดงภาพปริมาณงานทั้งหมดที่นี่ แต่นี่เป็นเรื่องที่แก้ไขได้ ลองใช้ Kanbanote ซึ่งจะทำให้รายการใน Evernote มองเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น มันจะเพิ่มสามคอลัมน์: รอดำเนินการ, กำลังดำเนินการ, เสร็จสมบูรณ์ มีแม้แต่แอป Android ที่ทำให้ระบบสำหรับผู้ใช้มือถือใช้งานได้ง่ายขึ้น

แน่นอนว่าไม่มีใครบังคับให้คุณใช้ Evernote สำหรับ Kanban แต่ถ้าคุณใช้มันเพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณ การเปลี่ยนบริการนี้ให้เป็นระบบการผลิตก็ค่อนข้างสมเหตุสมผล

เรารวม Kanban เข้ากับระบบการผลิตที่จัดตั้งขึ้น

Kanban ส่วนตัวค่อนข้างเรียบง่ายและยืดหยุ่น สามารถนำไปใช้บนผนังหรือกระดาน ในโปรแกรมท้องถิ่นหรือบริการอินเทอร์เน็ต ในกระดาษจดบันทึกหรือบนแผ่นกระดาษ หรือคุณสามารถปรับให้เข้ากับระบบการผลิตที่ใช้อยู่แล้วได้

จุดแข็งของคัมบังคือสามารถใช้ร่วมกับเทคนิคการผลิตอื่นๆ ได้ หากคุณใช้ GTD, Pomodoro หรือ Eisenhower Matrix คุณสามารถรวม Kanban ส่วนบุคคลเข้าไปได้

โดยหลักการแล้ว Kanban สามารถใช้ร่วมกับระบบรายการสิ่งที่ต้องทำใดๆ ก็ได้ คุณสามารถรวมวิธีการของคุณเข้ากับ Kanban และดูว่าไฮบริดนี้เหมาะกับคุณหรือไม่ ในเวลาเดียวกัน คุณจะไม่ต้องละทิ้งเครื่องมือที่คุณชื่นชอบและสร้างสิ่งใด ๆ ในงานของคุณขึ้นมาใหม่

ดูรายการงานของคุณ ในนั้นคุณอาจจะพบสิ่งต่าง ๆ ที่กำลังทำอยู่ตอนนี้ เสร็จเรียบร้อยแล้วและงานที่วางแผนไว้ สิ่งที่เหลืออยู่คือจัดเรียงให้เป็นสามคอลัมน์ ทุกอย่างง่ายมากที่นี่ แต่วิธีนี้ใช้ได้ผล!

ช่วยให้คุณเห็นสิ่งสำคัญ: สิ่งที่คุณให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกและสิ่งที่คุณประสบความสำเร็จไปแล้ว นอกจากนี้ยังสอนให้คุณไม่วอกแวกกับกิจกรรมรองที่ไม่สำคัญในขณะนี้ และอย่าแบกรับภาระผูกพันมากเกินไป

ทั้งหมดนี้คงเป็นเรื่องยากมากใช่ไหม?

เลขที่ มีเพียงสองกฎหลักในระบบคัมบัง:

1. คุณต้องเห็นภาพขั้นตอนการทำงานของคุณ ซึ่งจะช่วยให้เห็นภาระงานจริงของคุณและเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น
2. คุณต้องจำกัดจำนวนงานที่คุณกำลังทำอยู่ บ่อยครั้งเพื่ออธิบายกฎนี้ พวกเขาใช้ตัวอย่างของนักเล่นปาหี่: ยิ่งเขาหยิบของได้มากเท่าไร โอกาสที่จะทำลายบางสิ่งก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

การแสดงภาพหมายถึงการแขวนกระดานด้วยกระดาษโน้ตใช่หรือไม่

ไม่จำเป็น. คุณสามารถใช้ตัวเลือกใดก็ได้ที่สะดวกสำหรับคุณ: กระดาน, ตู้เย็นพร้อมแม่เหล็ก, สมุดจด, การใช้งานพิเศษและอื่น ๆ สิ่งสำคัญคือคุณต้องวาดอย่างน้อยสามคอลัมน์: "สิ่งที่ต้องทำ", "กำลังทำ", "เสร็จสิ้น" ต้องกรอกสติกเกอร์หรือจารึกเพื่อให้คุณเห็นได้ตลอดเวลาว่าคุณยุ่งแค่ไหน

คุณยังสามารถเพิ่มคอลัมน์ "รอดำเนินการ" สำหรับงานที่ไม่เร่งด่วนได้ หรือคอลัมน์อื่นๆ เช่น "สันทนาการ" (พร้อมงาน "สั่งพิซซ่า" "ไปเล่นสกี" และอื่นๆ)

มันใช้งานได้ง่าย: คุณย้ายสติกเกอร์ (หรือบันทึกย่อ) จากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่งเมื่อคุณทำงานเสร็จแล้ว

แล้วนี่จะให้อะไรฉันล่ะ?

โอกาสที่จะได้รับผลตอบรับที่มีประสิทธิภาพ เมื่อคุณย้ายสติกเกอร์ไปที่คอลัมน์ "เสร็จสิ้น" สมองของคุณจะได้รับลูกกวาด: งานเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถพักผ่อนหรือเริ่มงานใหม่ได้

เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะพัฒนานิสัยในการเริ่มต้นงานใหม่หลังจากงานก่อนหน้าเสร็จสิ้นเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีธุรกิจที่ยังไม่เสร็จตามหลักการ

ฉันจะทราบได้อย่างไรว่าฉันสามารถทำงานให้สำเร็จได้กี่งาน?

วิธีที่มีประสบการณ์ เริ่มใช้ Kanban ส่วนบุคคล และเมื่อเวลาผ่านไป คุณจะได้เรียนรู้ว่า “ปริมาณงาน” ของคุณคืออะไร อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของงาน สภาพ และอารมณ์ของคุณ เลือกขั้นต่ำแล้วเพิ่มแถบ

โดยวิธีการนี้ การป้องกันที่ดีจากความเหนื่อยหน่ายในที่ทำงาน คุณจะได้เรียนรู้การจัดการภาระงานของคุณโดยไม่กระทบต่ออาชีพการงานของคุณ

Kanban ส่วนบุคคลแตกต่างจากรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไปอย่างไร

การแสดงภาพความสามารถในการมองเห็น ผลลัพธ์สุดท้าย(คุณทำไปมากแค่ไหนในหนึ่งวัน) ทำให้สามารถทำการวิเคราะห์ได้ กำหนดว่างานไหนเป็นแรงบันดาลใจให้คุณ และงานไหนที่สำเร็จลุล่วงไปด้วยความยากลำบาก (ควรทำให้เสร็จก่อนดีกว่า)

รายการสิ่งที่ต้องทำปกติไม่มีการโต้ตอบ ไม่ให้คำติชม และไม่คลายความเครียด เนื่องจากไม่ได้จัดโครงสร้างวันทำงาน

มีแอพอะไรมาแทนที่ Sticky Board บ้าง?

เว็บแอปพลิเคชันฟรีที่เหมาะเป็นเครื่องมือในการสร้างงานของคุณเองและจัดการโครงการขนาดเล็ก นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อการฝึกอบรม การแสดงรายการเป้าหมายและความปรารถนา การปรับปรุงใหม่ การวางแผนการเดินทาง การวิจัย และอื่นๆ

KanbanFlow มีลักษณะคล้ายกับ Trello แต่โดยพื้นฐานแล้วมันเหมาะสมกว่าด้วยซ้ำ แนวคิดคลาสสิก"คัมบัง". แอปพลิเคชันนี้นอกเหนือจากการสร้างบอร์ดและงานแล้ว ยังช่วยให้คุณติดตามเวลาที่ใช้ในการทำให้เสร็จ (ใช้วิธีการนี้)

ไม่นานมานี้ ฉันได้รับสิทธิพิเศษในการพูดคุยกับ Rafal Morison ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลชั้นนำของไอร์แลนด์ และเป็นผู้เขียนบล็อกที่ยอดเยี่ยมชื่อ Creation Personal Flow ฉันสนุกมาก คำถามของ Rafal ได้รับการคิดมาเป็นอย่างดีและทำให้ฉันคิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับคำตอบ ทั้งจากมุมมองของผู้ที่ปฏิบัติตามปรัชญา GTD และผู้ที่สอนระบบนี้ให้กับผู้อื่น ด้านล่างนี้เป็นข้อความบทสัมภาษณ์ที่เผยแพร่ในบล็อกของ Rafal: “GTD และ Kanban”

วันนี้ผมมีความยินดีที่จะนำเสนอบทสัมภาษณ์ของคุณกับ Pascal Venier เราได้พูดคุยถึงการรวมสองวิธีเข้าด้วยกัน: Getting Things Done ของ David Allen และ Kanban

โดยส่วนตัวแล้วฉันสนุกกับการสัมภาษณ์และเตรียมคำถามมาก ฉันหวังว่าจะมีการสนทนาเช่นนี้อีกในอนาคต

เอาล่ะ เรามาเริ่มกันเลยดีมั้ย?

ถ้าไม่รังเกียจ ช่วยเล่าเกี่ยวกับตัวคุณให้เราฟังหน่อย

ฉันเป็นโค้ชและผู้ฝึกสอนด้านประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลในเมืองออตตาวา-กาติโน ประเทศแคนาดา ฉันเป็นคนฝรั่งเศสและทำงานเป็นอาจารย์มหาวิทยาลัยในสหราชอาณาจักรมานานกว่า 20 ปี ฉันมีโอกาสได้ทำงานที่มหาวิทยาลัยลิเวอร์พูล แมนเชสเตอร์ และซัลฟอร์ด ในช่วง 15 ปีที่ผ่านมา ฉันสนใจหัวข้อผลิตภาพส่วนบุคคลอย่างจริงจัง ปีที่แล้ว ฉันตระหนักถึงความตั้งใจที่มีมายาวนานและเปิดแนวทางปฏิบัติของตัวเองโดยเสนอการฝึกสอนและการฝึกอบรมเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล ความจริงที่ว่าฉันอาศัยอยู่ในแคนาดาไม่ได้ขัดขวางฉันจากการให้บริการแก่ผู้ที่สนใจจากทั่วทุกมุมโลก ฉันเดินทางมายังสหราชอาณาจักรและฝรั่งเศสบ่อยครั้ง และยังจัดให้มีการฝึกสอนจากระยะไกลผ่านทาง Skype อีกด้วย ขณะนี้ฉันกำลังทำงานให้เสร็จ แปลภาษาฝรั่งเศสหนังสือโดย Jim Benson และ Tonianne DeMaria Barry “Kanban ส่วนตัว: งานทำแผนที่ | นำทางชีวิต".

คุณฝึก GTD และ/หรือเทคนิคการเพิ่มผลผลิตอื่นๆ มานานแค่ไหนแล้ว?

ฉันทำ GTD มาเกือบ 9 ปีแล้ว ฉันค้นพบหนังสือเล่มนี้ในฤดูร้อนปี 2547 นี่คือการค้นพบโดยไม่ต้องพูดเกินจริง ต่างจากเทคนิคการบริหารเวลาอื่นๆ ที่ฉันเคยลองใช้มาก่อนหน้านี้ วิธีนี้ไม่เพียงช่วยให้ฉันควบคุม (หรือค่อนข้างจะควบคุม) กระบวนการทำงานและวางแผนของฉันเท่านั้น การดำเนินการเพิ่มเติม- สิ่งสำคัญที่สุดคือเขาทำให้ฉันมีความยืดหยุ่นอย่างมากและพร้อมที่จะปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

คุณใช้วิธีใดมากที่สุด?

ในขณะนี้ ฉันกำลังรวม Getting Things Done และ Kanban ส่วนตัวเข้าด้วยกัน ทุกอย่างชัดเจนที่นั่น แถมทั้งสองวิธีเน้นที่ "การเคลื่อนไหว" ของงานในบางหมวดหมู่ ฉันเรียก Kanban ว่าส่วนหน้าของระบบ GTD ของฉัน ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ของ GTD ช่วยให้ทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม โมเดลการทบทวนงานหกระดับช่วยให้คุณเข้าใจเวลาที่ใช้ในการทำงานเฉพาะให้เสร็จสิ้น ซึ่งไม่ได้ง่ายอย่างที่คิดเสมอไป คัมบังไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จเท่านั้น แต่ยังสอนให้คุณแยกข้าวสาลีออกจากแกลบอีกด้วย

อะไรทำให้คุณสนใจระบบ Kanban?

ประการแรกคือความเรียบง่ายสุดขีด มีกฎเพียงสองข้อเท่านั้น: แสดงภาพงานของคุณและจำกัดงานปัจจุบันของคุณ ฉันเป็นคนที่มองเห็นภาพได้ชัดเจนมาก แถมยังใช้แผนภาพความคิดตลอดเวลา ดังนั้นฉันจึงสนใจวิธีการนำเสนองานด้วยภาพในรูปแบบของกระดาษโน้ตติดหนึบ ฉันยังชอบความจำเป็นในการจำกัดจำนวนงานที่คุณทำในเวลาเดียวกัน ซึ่งช่วยได้อย่างมากในการสรุปงานทั้งหมดให้เป็นไปตามตรรกะ Kanban จัดเตรียมองค์ประกอบเวลาที่คุณวางใจได้ในระหว่างการสนทนากับเพื่อนร่วมงานหรือตัวคุณเอง

Kanban ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างไร?

มันบังคับให้คุณเลือกมากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการทำและสอนให้คุณจัดลำดับความสำคัญที่ถูกต้อง ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่รู้สึกหนักใจกับหลายสิ่งหลายอย่างที่ต้องทำ เช่นเดียวกับที่คุณทำหากคุณเพียงเขียนงานทั้งหมดของคุณไว้ในรายการยาวๆ รายการเดียว ยังมากอยู่ครับ ทรัพย์สินที่สำคัญ Kanban คือโอกาสในการเห็นปริมาณงานที่คุณทำเสร็จแล้วอย่างชัดเจน ในระหว่างการทบทวน/วิเคราะห์รายสัปดาห์ คุณจะเห็นทุกสิ่งที่คุณทำได้สำเร็จในช่วงเวลานี้ - คุณเป็นประกายในสายตาของคุณเอง จากมุมมองทางจิตวิทยา นี่เป็นแรงจูงใจที่ทรงพลังอย่างยิ่ง

Kanban สอนให้คุณมีสมาธิดีขึ้นและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในโครงการ/งานที่คุณเลือกหรือไม่?

ใช่ Kanban ได้ปรับปรุงความสามารถของฉันในการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ถูกต้องอย่างแน่นอน ขีดจำกัด WIP (งานระหว่างดำเนินการ - งานระหว่างดำเนินการ หรืออีกนัยหนึ่ง - สิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่ในเวลาเดียวกัน) ช่วยได้มากในเรื่องนี้ หากคุณมีขีดจำกัด WIP คุณต้องทำงานปัจจุบันให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะเริ่มงานถัดไป คำว่า “Finish beginning, start finish” ควรเป็นคำขวัญของผู้ใช้ Kanban ทุกคน คุณจะไม่สามารถรับมือกับปริมาณงานที่คุณไม่สามารถจัดการได้ ดังที่ Jim Benson, Joanne Ho และ Maritza van den Heuvel เขียนไว้ใน “Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement”: คนที่ทำงานหนักเกินไปไม่สามารถอุทิศเวลาได้ ความสนใจที่จำเป็นสู่งานปัจจุบันของพวกเขา

การใช้เทคนิคนี้ส่งผลต่อกระบวนการทำงานโดยรวมอย่างไร?

ฉันสามารถพูดได้อย่างปลอดภัยว่างานก้าวหน้าดีขึ้นมาก ในขณะเดียวกัน Kanban ก็ทำให้ฉันเข้าร่วมการเคลื่อนไหวนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณประสบปัญหาใดๆ ในช่วงแรกของการนำ Personal Kanban ไปใช้หรือไม่?

ฉันจะไม่พูดอย่างนั้น ระบบค่อนข้างง่าย

ฉันเข้าหาประเด็นการนำ Kanban ส่วนบุคคลไปใช้ค่อนข้างก้าวหน้า ฉันยังคงใช้ซอฟต์แวร์ GTD ต่อไป รวมถึง Nozbe ที่ยอดเยี่ยมด้วย ฉันเพิ่งแนะนำขีดจำกัด WIP เดิม การดำเนินการง่ายๆ คือการจำกัดจำนวนการกระทำที่เกิดขึ้นพร้อมกัน ผลลัพธ์ก็ชัดเจน ความสำเร็จครั้งแรกทำให้ฉันต้องก้าวไปอีกขั้น - เพื่อแนะนำองค์ประกอบการแสดงภาพเข้าสู่ระบบ GTD ของฉัน ดังที่ระบบคัมบังบอกเป็นนัย ฉันใช้แอป Trello เพื่อจุดประสงค์นี้

ในตอนแรก ฉันไม่ได้คิดที่จะใช้บอร์ด "ของจริง" กับโพสต์อิทด้วยซ้ำ แต่ผู้ใช้ Kanban หลายคนพูดเชิงบวกอย่างมากเกี่ยวกับแนวทาง "เทคโนโลยีต่ำ" นี้ (ซึ่งฉันรู้สึกประหลาดใจมากจริงๆ) ที่ การประชุม WIP Society ที่เมืองแมนเชสเตอร์ เลยตัดสินใจลองทำด้วยตัวเอง และคุณรู้ไหมว่าแนวทางนี้ใช้ได้ผลดี ฉันชอบความรู้สึกสัมผัสเมื่อทำงานกับบอร์ดและการ์ดที่มีกาวในตัว

บอกฉันสิคุณสังเกตเห็นข้อบกพร่องใด ๆ ในระบบคัมบังหรือไม่? มีองค์ประกอบที่คุณต้องการปรับปรุงหรือไม่?

ฉันสามารถพูดได้ว่าคุณควรทดลองและมองหาชุดค่าผสมที่เหมาะกับคุณเสมอ Kanban มีพื้นฐานมาจาก “Lean Manufacturing” ซึ่งเป็นหนังสือที่เทศนาหลักการของ Kaizen เช่น การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง คิดว่าระบบ Kanban เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำการทดลองเล็กๆ น้อยๆ ที่ช่วยให้คุณปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณทีละน้อย ไม่มีระบบที่ได้รับการปรับแต่งอย่างสมบูรณ์แบบ เช่นเดียวกับที่ไม่มีบอร์ดสองตัว บอร์ดของคุณจะเปลี่ยนไปเมื่อกิจกรรมของคุณเปลี่ยนแปลง

Kanban สามารถรับมือกับงานใดๆ ได้ดีพอๆ กัน หรือมีบางอย่างที่ไม่สอดคล้องกับแนวคิดของวิธีนี้หรือไม่?

โดยพื้นฐานแล้ว ผลผลิตส่วนบุคคลเป็นเรื่องของสามัญสำนึกเป็นหลัก ในกรณีของฉัน Kanban ใช้งานได้ดี แต่ถ้าคุณมีงานที่คล้ายกันและซ้ำๆ กัน การทำกระบวนการสร้างการ์ดหรือบันทึกซ้ำใน Kanban เวอร์ชันดิจิทัลทุกครั้งก็ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการจากศัตรู

สิ่งนี้ชวนให้นึกถึงเรื่องราวด้วยอีเมล แน่นอนว่ามีจดหมายที่สำคัญมากที่ต้องจัดการแยกกัน - อย่างระมัดระวังและรอบคอบ ใช้หลักการเดียวกันนี้เมื่อตอบคำถาม: คุ้มไหมที่จะสร้างการ์ดสำหรับโครงการนี้ ท้ายที่สุด ขอแนะนำให้ประมวลผลอีเมลส่วนใหญ่ "จำนวนมาก" และดำเนินการนี้เฉพาะในเวลาที่กำหนดสำหรับอีเมลเท่านั้น

Kanban ยังสร้างความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างงานที่คุณกำลังผลักดันหรือดึง ความหมาย: มีงานที่คุณผลักดัน - คุณผลักดันมันและมีงานที่คุณผลักดัน ที่จะดึง. ในความคิดของฉัน ความสามารถในการกำหนดขอบเขตงานในลักษณะนี้มีความสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้า เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับอีเมล อีเมลเป็นตัวอย่างที่ดีที่สุดของงานที่ได้รับมอบหมาย—งานที่ต้อง “ผลักดัน” จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงประเภทของงานที่คุณกำลังทำอยู่ตลอดเวลา บ่อยครั้งผู้คนใช้เวลาไปกับการประมวลผลอีเมลแทนที่จะแก้ไขปัญหาพื้นฐานในวงกว้าง

เมื่อประมวลผลรายการขาเข้า จะมีประโยชน์มากหากใช้ระบบแท็กที่กำหนดคอลัมน์คัมบังที่งานเฉพาะจะไปที่ เช่น ผมแนะนำให้ใช้ หมวดหมู่ต่อไปนี้: ลำดับความสำคัญ 3, ลำดับความสำคัญ 2, ลำดับความสำคัญ 1, เสร็จสิ้น, วันนี้, อยู่ระหว่างดำเนินการ (อย่าลืมเกี่ยวกับขีดจำกัด WIP) วิธีนี้จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญ ซึ่งจะช่วยแบ่งเบาภาระในการตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ ลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมักจะพบว่าตัวเองต้องพยายามอย่างหนักโดยแลกกับการตัดสินใจที่สำคัญกว่า งานที่มีประสิทธิภาพซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณในการ "ดึงออก" และบรรลุเป้าหมายหลักของกิจกรรมของคุณ

คุณมีความพึงพอใจในการใช้งานแอพพลิเคชั่นที่ใช้ระบบ Kanban เป็นพิเศษหรือไม่? ในความเห็นของคุณ รูปแบบใด - อิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ - สะดวกกว่าที่จะใช้?

วิธีที่ฉันชอบคือใช้โพสต์-อิทและติดผนังแบบธรรมดา หากแม้แต่นักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ชาญฉลาดยังยอมใช้สติกเกอร์ในการทำงานในโครงการที่ซับซ้อนที่สุด เราก็มีเพียงพอแล้ว!

อย่างไรก็ตาม ในฐานะโค้ชและผู้ฝึกสอน ฉันต้องเข้าใจการใช้งานที่หลากหลายที่มีอยู่รวมไปถึง เมื่อเร็วๆ นี้ฉันทดลองใช้เครื่องมือออนไลน์มากมาย ตอนนี้สิ่งที่ฉันชอบคือ LeanKit ฉันใช้มันมา 4 สัปดาห์แล้ว

คุณยังคงใช้ Kanban เมื่อคุณอยู่บนท้องถนนหรือไม่? ถ้าใช่ คุณจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไร?

ใช่ แน่นอน ฉันยังคงใช้ Kanban ต่อไปเมื่อเดินทาง วิธีที่ดีที่สุดคือ "กระดาษ" ฉันเก็บสติกเกอร์ไว้ในโฟลเดอร์พิเศษ ในฝรั่งเศสเราเรียกว่า "trieur-parapheur"


สำหรับเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ LeanKit ช่วยให้เข้าถึงบอร์ดของคุณได้ง่ายเนื่องจากมีเวอร์ชันต่างๆ ให้เลือก ไอโฟน และไอแพด.

คุณช่วยอธิบายได้ไหมว่าวันของคุณดำเนินไปอย่างไรในบริบทของการใช้ Kanban

แน่นอน. ดังนั้นฉันจึงเริ่มต้นเช้าวันใหม่ด้วยการตรวจสอบกระดานและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น นี่หมายถึงการย้ายการ์ดหลายใบไปที่คอลัมน์ "กำลังดำเนินการ" ฉันประเมินสถานการณ์บนกระดานอย่างรวดเร็วและปรับเปลี่ยนบางอย่างหากจำเป็น ต่อไปเราจะเริ่มจัดการกับงานจากคอลัมน์ "อยู่ในงาน" และดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อน แต่ละงานที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกส่งไปยังคอลัมน์ "เสร็จสิ้น" หลักการพื้นฐานคือให้กระดานอยู่ต่อหน้าต่อตาคุณตลอดเวลา เพื่อให้คุณสามารถปรึกษาได้ตลอดเวลาหรือทำการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ด้วยวิธีนี้ หากคุณวางแผนกิจกรรมระหว่างวัน ก็สามารถวางไว้บนกระดานได้ทันที

คุณตรวจสอบบอร์ดของคุณเมื่อใด ใช้เวลานานแค่ไหนในการสร้างบอร์ด?

การสร้างบอร์ด Kanban แรกของคุณนั้นง่ายมาก ชุดขั้นต่ำประกอบด้วย สามคอลัมน์: คิว (เช่น สิ่งที่ต้องทำ) กำลังดำเนินการ และเสร็จสิ้น นี่เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณเข้าใจขั้นตอนการทำงานของคุณได้ดีขึ้น ถัดไปคุณจะต้องปรับบอร์ดตามที่พวกเขาพูดให้เหมาะกับคุณ

Kanban ไม่ได้จัดเตรียมโซลูชันแบบครบวงจรให้กับคุณ แต่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบระบบในลักษณะที่ตรงตามความต้องการของคุณอย่างเต็มที่เมื่อเวลาผ่านไป ผ่านการลองผิดลองถูก นอกจากนี้ หากเวิร์กโฟลว์ของคุณมีการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถสร้างคัมบังใหม่ได้อย่างง่ายดายตามเงื่อนไขการทำงานใหม่

ในความเป็นจริงการทำงานกับกระดานไม่ได้หยุดเพียงนาทีเดียว ให้คิดว่ามันเป็นแดชบอร์ดธุรกิจของคุณ—คุณทำการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา มีหลายครั้งที่คุณต้องหายใจเข้าและประเมินจุดที่คุณอยู่ และคัมบังจะมอบทุกสิ่งให้กับคุณ ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อประกอบการตัดสินใจในการทำงานต่อไป

โดยทั่วไปแล้ว เป็นเรื่องปกติที่จะต้องทำการทบทวนทั้งตอนเริ่มต้นและตอนท้ายของวัน คุณยังสามารถ "ซักถาม" บางอย่างเพื่อทำความเข้าใจว่าคุณก้าวหน้าไปมากเพียงใดและประสบความสำเร็จอะไรบ้าง ไม่มีคำแนะนำที่เข้มงวดเกี่ยวกับความถี่ในการดำเนินการ คุณสามารถทำการวิเคราะห์รายสัปดาห์ได้ตามที่แนะนำโดยระบบ GTD ใช้ดุลยพินิจของคุณเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสภาพการทำงานเปลี่ยนแปลง คำสำคัญในการทำงานกับระบบคัมบัง - "ความยืดหยุ่น"

คุณจะแนะนำให้โพสต์งาน/โครงการจำนวนเท่าใดบนกระดานในคราวเดียว

ทุกอย่างขึ้นอยู่กับกิจกรรมของคุณ

การใช้ Kanban มาพร้อมกับข้อจำกัดหลายประการ เช่น จำนวนโปรเจ็กต์และงานที่สามารถอยู่บนกระดานได้ในคราวเดียว โอ้ ใช่แล้ว... คุณต้องจำกัดจำนวนโปรเจ็กต์/งานที่คุณสามารถทำงานควบคู่กันไปได้ด้วย

เช่นเดียวกับที่คุณจำกัดจำนวนกระบวนการและงานที่คุณทำในช่วงเวลาที่กำหนด คุณยังสามารถจำกัดจำนวนโครงการที่คุณทำงานแบบขนานได้อีกด้วย นี่คือขีดจำกัดโครงการที่กำลังดำเนินการ

ประเด็นสุดท้ายนี้ดูเหมือนสำคัญมากสำหรับฉัน เพราะหลายคนทำผิดพลาดซ้ำๆ กันเมื่อใช้ปรัชญา GTD ใช่ ส่วนหนึ่งของกระบวนการ GTD เกี่ยวข้องกับการรวบรวมรายชื่อโครงการและการดำเนินการถัดไปที่ต้องทำให้เสร็จสิ้นสำหรับแต่ละโครงการภายใน ปีหน้า- อย่างไรก็ตาม หลายคนเข้าใจผิดว่าวิธีนี้ทำให้โครงการทั้งหมดมีความเคลื่อนไหว ค่อนข้างตรงกันข้ามกับระบบ GTD ที่ทำงานได้ดี การจำกัดจำนวนโครงการที่ทำงานพร้อมกัน- ใน GTD มีเส้นแบ่งที่ชัดเจนระหว่างโครงการและงานปัจจุบัน และสิ่งที่อยู่ในหมวดหมู่ "อาจจะ/สักวันหนึ่ง"

หากคุณใช้รายการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ การรวมโครงการทั้งหมดและ "ขั้นตอนถัดไป" ทั้งหมดเข้าด้วยกันสำหรับแต่ละโครงการอาจเป็นเรื่องที่น่าสนใจ สิ่งนี้สามารถสร้างภาพที่ค่อนข้างน่ากลัว - งานและโครงการจำนวนมากเช่นนี้สามารถกีดกันความปรารถนาและความกระตือรือร้นทั้งหมดได้

อย่างไรก็ตามบอร์ดมีขนาดที่แน่นอน ปริมาณจำกัดการ์ดมีกาวในตัว - ข้อจำกัดนี้บังคับให้คุณคิดอย่างรอบคอบว่าโครงการใดคุ้มค่าแก่ความสนใจของคุณในขณะนี้และโครงการใดไม่คุ้มค่า ข้อจำกัดนี้เป็นข้อได้เปรียบบางประการ เนื่องจากทำให้คุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจาก "ตรวจสอบนาฬิกาของคุณกับความเป็นจริง"

การฝึก GTD ของคุณเปลี่ยนไปอย่างไรโดยใช้ Kanban

ฉันสามารถพูดสิ่งหนึ่งเกี่ยวกับปฏิสัมพันธ์ระหว่าง GTD และ Kanban ได้ - พวกมันถูกสร้างขึ้นมาเพื่อกันและกัน ฉันคิดว่าการใช้ Kanban ช่วยให้ฉันปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ ระดับใหม่และทำให้ฉันเข้าใกล้มาตรฐาน GTD มากยิ่งขึ้น เขาทำให้ฉันจำได้ หลักการพื้นฐาน- ความงดงามของ Kanban ก็คือ ต้องขอบคุณองค์ประกอบทางภาพที่ทำให้คุณกำลังมีบทสนทนากับงานของคุณจริงๆ

คุณจะพบทางออนไลน์ได้ที่ไหน?

ฉันใช้งาน Twitter ชื่อเล่นของฉันคือ @pascalvenier ที่อยู่เว็บไซต์ของฉันคือ

มันคุ้มค่าที่จะจัดระบบสิ่งต่าง ๆ โดยใช้บอร์ดและการ์ด

บุ๊กมาร์ก

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจเป็นหนึ่งในทักษะที่มีการประเมินสูงเกินไป ชีวิตสมัยใหม่- มันทำให้สมองขาดกลูโคส ซึ่งช่วยรักษาความตื่นตัว ทำให้ยากต่อการสลับระหว่างงานต่างๆ และโดยทั่วไปแล้ว ตามกฎแล้ว การทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นเพียงภาพลวงตา จากการศึกษาของมหาวิทยาลัยโอไฮโอ พบว่ามีประชากรเพียง 3% เท่านั้นที่เป็น “ผู้ทำงานระดับสูง” ที่เหลือก็แค่แกล้งทำเป็น

เมื่อเวลาผ่านไป มีการพัฒนาระบบจำนวนหนึ่งเพื่อช่วยผู้คนจากรายการสิ่งที่ต้องทำที่ไม่รู้จบที่สามารถเปลี่ยนงานใดๆ ก็ตามให้กลายเป็นสายการผลิตที่ไร้วิญญาณ ระบบหนึ่งดังกล่าวคือ "คัมบังส่วนตัว" ซึ่งตั้งชื่อตามแนวคิดการผลิตของญี่ปุ่นซึ่งใช้ในช่วงปลายทศวรรษ 1940 โดยโตโยต้า

ในอุตสาหกรรม คัมบัง (หมายถึง "ป้าย" หรือ "ป้ายโฆษณา" ในภาษาญี่ปุ่น) จะขึ้นอยู่กับแท็กที่เคลื่อนที่ไปตามผลิตภัณฑ์แต่ละรายการทั่วทั้งโรงงาน สามารถวางป้ายกำกับได้ครั้งละหนึ่งบรรทัดเท่านั้น ซึ่งแต่ละป้ายจะสอดคล้องกับส่วนเฉพาะของรถ

James Benson อดีตนักวางผังเมืองในซีแอตเทิลและผู้เขียน Personal Kanban กล่าวว่า Kanban ทางอุตสาหกรรมเป็นแนวทางของ Toyota ในการหลีกเลี่ยงการผลิตมากเกินไป เขาปรับระบบนี้เพื่อลดค่าใช้จ่ายทางอารมณ์ เนื่องจากความรู้สึกว่า "มีเรื่องอยู่ในหัวมากเกินไป" เป็นข้อเสียเปรียบหลักของการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

Kanban ส่วนบุคคลมีพื้นฐานอยู่บนหลักการสองประการ: การแสดงภาพงานของคุณ และการจำกัดจำนวน "งานที่กำลังดำเนินการ" ทั้งหมด การใช้ระบบนั้นง่ายมาก เพียงหากระดานที่คุณสามารถใช้แม่เหล็ก กระดาษเหนียว หรือปุ่มต่างๆ แล้ววาดคอลัมน์สามคอลัมน์ลงไป - "งาน" "อยู่ระหว่างดำเนินการ" และ "เสร็จสิ้น"

เขียนแต่ละงานลงในการ์ดแยกกัน คุณสามารถจัดเรียงได้ตามความต้องการเร่งด่วนหรือประเภท (เช่น ส่วนบุคคลหรือธุรกิจ) โดยใช้สีหรือสัญลักษณ์ ปักหมุดการ์ดทั้งหมดในคอลัมน์ "งาน"

เลือกงานไม่เกินสามงานจากคอลัมน์นี้ที่สามารถย้ายไปยังคอลัมน์กลางได้ - "กำลังดำเนินการ" สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่คุณควรมุ่งเน้นภายในกรอบเวลาที่คุณเลือก เมื่องานเสร็จสิ้น ให้ย้ายงานไปที่คอลัมน์เสร็จสิ้นแล้วเลือก งานใหม่เพื่อย้ายไปที่คอลัมน์ "อยู่ระหว่างดำเนินการ"

คอลัมน์งานช่วยให้คุณเห็นทุกสิ่งในรายการสิ่งที่ต้องทำและประเมินว่าคุณสามารถจัดการได้หรือไม่ คุณอาจต้องมอบหมายงานบางอย่าง จ้างคนอื่น หรือจัดเตรียมความช่วยเหลือชั่วคราว กล่าวอีกนัยหนึ่ง ทำบางสิ่งบางอย่างเพื่อป้องกันไม่ให้คอลัมน์ "งาน" กลายเป็นทุ่งแห่งความปรารถนาที่ไม่บรรลุผล

จากข้อมูลของ Benson คอลัมน์กลางคือ "ตอนนี้" และไม่ควรมีป้ายกำกับเกินสามป้าย คุณสามารถลดงานปัจจุบันเหลือเพียงงานเดียวได้ แต่ตามที่ผู้เขียนกล่าวไว้ สิ่งนี้สามารถบ่อนทำลายกระบวนการทั้งหมดได้ ขณะนี้พวกเราส่วนใหญ่มีภารกิจที่แข่งขันกันอย่างน้อยสองงาน ในขณะที่งานที่สามอาจเป็นงานที่ไม่โต้ตอบมากกว่า การอัดรายการมากกว่าสามรายการลงในคอลัมน์ "อยู่ในงาน" จะทำให้สมองของคุณเครียดและทำให้สมองช้าลง

การเริ่มต้นและไม่เสร็จสิ้นโปรเจ็กต์ใดๆ ทำให้คุณเสี่ยงต่อสิ่งที่เรียกว่าเอฟเฟกต์ Zeigarnik ซึ่งตั้งชื่อตาม Bluma Zeigarnik จิตแพทย์ผู้ค้นพบในช่วงทศวรรษปี 1920 ว่าผู้คนจำงานที่ยังไม่เสร็จได้ดีกว่างานที่เสร็จเรียบร้อย

แนวคิดเบื้องหลังคอลัมน์ Done ไม่ต้องการคำอธิบาย การศึกษาพบว่าคนๆ หนึ่งได้รับสารโดปามีนพุ่งพล่านเพียงแค่พูดคำว่า "เสร็จแล้ว" คอลัมน์นี้ไม่จำเป็นต้องคงอยู่อย่างไร้ชีวิตชีวา - มันเป็นส่วนสำคัญของทฤษฎีของเบ็นสัน ด้วยความพยายามที่จะใช้การจัดหมวดหมู่ คอลัมน์ "เสร็จสิ้น" ก็สามารถเปลี่ยนให้เป็นบันทึกงานที่มีประโยชน์ได้

Benson และ Tonyann Demaria Barry ผู้ร่วมเขียน Personal Kanban คิดค้นเมทริกซ์สำหรับจัดอันดับงานที่บุคคลชอบมากที่สุด ชอบน้อยที่สุด ถูกเร่งรีบ ซึ่งเขารู้สึกว่าควบคุมไม่ได้ และอื่นๆ ผู้เขียนสัญญาว่าหลังจากนั้นไม่นาน คุณจะมีหมวดหมู่สากลหลายประเภท - จะเห็นได้ชัดว่าคุณติดขัดตรงไหนและคุณประสบความสำเร็จที่ไหนบ่อยที่สุดและเพราะเหตุใด

แนวทางนี้สามารถช่วยให้คุณตระหนักรู้ในชีวิตได้มากขึ้น ตราบใดที่คุณยึดถือมันอย่างน้อยก็จนกว่าคุณจะเริ่มเห็นรูปแบบบางอย่าง

“ถ้าคุณพบว่ากิจการทั้งหมดของคุณเป็น สถานการณ์ฉุกเฉินสิ่งนี้จะบ่งบอกว่าถึงเวลาที่ต้องประเมินชีวิตของคุณอีกครั้ง” เบ็นสันกล่าว ครั้งหนึ่งเขาเคยได้ยินวลีนี้จากผู้หญิงคนหนึ่งที่เปลี่ยนอาชีพและฟ้องหย่าหลังจากเปลี่ยนมาใช้ระบบดังกล่าว

Benson คิดค้น “คัมบังส่วนตัว” ขึ้นมาเป็นครั้งแรกสำหรับนักพัฒนาซอฟต์แวร์เมื่อประมาณหนึ่งทศวรรษที่แล้ว แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีไม่เคยสนใจเรื่องนี้เลย เขายังคงพัฒนาวิธีการของเขาต่อไป ซึ่งต่อมาได้นำไปใช้ในโรงเรียน องค์กรทางการแพทย์ รัฐบาล และอุตสาหกรรมบางประเภท และของเขาด้วย อดีตเพื่อนร่วมงานขณะเดียวกันก็เปิดโครงการฝึกอบรมที่เข้มข้นมากขึ้น - มหาวิทยาลัยลีนกัมบัน

แอพยอดนิยมหลายแอพใช้ระบบคัมบัง รวมถึง Pivotal Tracker และ Trello อย่างไรก็ตาม Benson ชอบบอร์ดจริงมากกว่า เขานึกถึงการศึกษาที่แสดงให้เห็นว่าผู้คนประมวลผลข้อมูลมากขึ้นเมื่อจดบันทึก

“เรารู้สึกหนักใจจนลืมว่าเราเป็นใคร ทำอะไรได้บ้าง และอะไรทำให้เราเป็นเรา” เบ็นสันกล่าว “เราเริ่มเชื่อว่าเราเป็นเพียงบางสิ่งบางอย่างเติมเต็มพื้นที่” ในทางปฏิบัติ ระบบการบริหารเวลาที่ดีที่สุดไม่ได้มุ่งเป้าไปที่การเปลี่ยนชีวิต แต่มุ่งเป้าไปที่การทำให้ผู้คนกลายเป็นมนุษย์

“เลขาที่ดี” ครั้งที่ 1 พ.ศ. 2561

Kanban ส่วนบุคคล: สายพานลำเลียงจะช่วยในชีวิตส่วนตัวของคุณได้อย่างไร

ในช่วงกลางศตวรรษที่ 20 โตโยต้าได้คิดค้นระบบบริหารจัดการเวลาที่ได้รับความนิยมมากที่สุดระบบหนึ่งโดยไม่รู้ตัวด้วยซ้ำ "คัมบัง" หมายถึง "กระดานข่าว" ในภาษาญี่ปุ่น การ์ดที่มีโฆษณาดังกล่าวซึ่งมีข้อมูลผลิตภัณฑ์จะถูกแนบไว้ในแต่ละขั้นตอนของการผลิตยานพาหนะ นอกจากนี้จะต้องมีจำนวนไพ่ที่ระบุในบรรทัดเสมอ ในสภาพแวดล้อมของสายการผลิต ระบบนี้ยังคงทำงานได้อย่างสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม คัมบังได้ขยายไปไกลกว่าอุตสาหกรรมยานยนต์ ปัจจุบันมีการใช้ระบบบัตรคัมบังบ่อยขึ้นเรื่อยๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพส่วนบุคคลและการบริหารเวลา จากหนังสือยอดนิยมของ James Benson ไปจนถึง Trello นักวางแผนงานอิเล็กทรอนิกส์

จัดเรียงบนชั้นวาง

พื้นฐานของระบบ Kanban ส่วนบุคคลคือการแสดงงานด้วยภาพและการจำกัดจำนวนงานปัจจุบัน ทำให้การสร้างคัมบังเป็นเรื่องง่าย ค้นหาแผงที่เหมาะสมสำหรับติดกระดุม การ์ด หรือแม่เหล็ก แบ่งออกเป็นสามช่วงตึก: “สิ่งที่ต้องทำ”, “อยู่ระหว่างดำเนินการ”, “เสร็จสิ้น” เขียนเรื่องส่วนตัวของคุณลงในการ์ดแยกกัน โดยเน้นเรื่องสำคัญและเร่งด่วนที่สุดด้วยสีเพื่อความชัดเจน แนบไปกับคอลัมน์ "สิ่งที่ต้องทำ"

พื้นฐานของระบบ Kanban ส่วนบุคคลคือการแสดงงานด้วยภาพและการจำกัดจำนวนงานปัจจุบัน

จากนั้นเลือกไม่เกินสามรายการเพื่อย้ายไปยังส่วน "อยู่ระหว่างดำเนินการ" สิ่งเหล่านี้จะเป็นงานที่คุณควรมุ่งเน้นในขณะนี้ คุณเลือกกรอบเวลาได้ด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นสัปดาห์หรือเดือน เมื่อเสร็จแล้ว ให้ย้ายการ์ดไปยังคอลัมน์สุดท้ายและเลือกกรณีใหม่สำหรับบล็อก "อยู่ระหว่างดำเนินการ"

บล็อก "เสร็จสิ้น" สุดท้ายมีความสำคัญอย่างยิ่ง ช่วยให้คุณรู้สึกพอใจกับงานที่ทำ การวิจัยได้พิสูจน์แล้วว่าเราได้รับโดปามีนเพิ่มขึ้นเพียงแค่พูดคำว่า "เสร็จสิ้น" เมื่อไม่มีขั้นตอนสุดท้าย สมองจะกลับไปทำงานที่ยังไม่เสร็จอย่างต่อเนื่อง และคุณจะพบข้อบกพร่องในงานที่ทำอยู่ตลอดเวลา

คุณสามารถสร้างบล็อกให้มีประโยชน์มากยิ่งขึ้นได้โดยใช้การเขียนโค้ด ดังนั้นหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง คุณจะเห็นลักษณะเด่นของงานของคุณ: อะไรคือ "sags" และอะไรที่ทำได้ง่ายและรวดเร็ว หากงานทั้งหมดดูเหมือนเร่งด่วนสำหรับคุณ นี่เป็นสัญญาณ: คุณต้องเปลี่ยนแปลงบางสิ่งในชีวิต

แนวคิด Kanban ส่วนตัวของ Benson เดิมทีมีไว้สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านไอที อย่างไรก็ตามพวกเขาไม่ชอบมัน แต่นำไปใช้ในโรงเรียนได้สำเร็จ สถาบันของรัฐและองค์กรที่มุ่งเน้นโครงการ ด้วยการใช้คัมบังสำหรับเรื่องส่วนตัว คุณสามารถลดเวลาในการดำเนินการตามปกติและกระจายโครงการขนาดใหญ่ได้อย่างเท่าเทียมกันมากขึ้น ท้ายที่สุดแล้ว ระบบคัมบังช่วยให้คุณเข้าใจตัวเอง แรงบันดาลใจ และลักษณะงานของคุณได้ดีขึ้น