Письмо предложение на английском с переводом. Деловая переписка на английском языке - образцы писем. Как приложить к письму дополнительные материалы

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

• We are writing - Мы пишем, чтобы…

To confirm ... – подтвердить…
- to request ... – запросить…
- to inform you that ... – проинформировать вас, что…
- to enquire about ... – узнать о…

• I am contacting you for the following reason... – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
• I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

• Thank you for your letter regarding ... – Спасибо за ваше письмо на тему….
• Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
• In reply to your request, ... – В ответ на вашу просьбу..
• Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
• With reference to our conversation on Tuesday... – Относительно нашего разговора во вторник…
• In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
• It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
• I would just like to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.

Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

• We would appreciate it if you would ... – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
• Could you please send me/ tell us/ let us... – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
• It would be helpful if you could send us ... – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
• I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
• We would be grateful if you could ... – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны

К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах. Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар. Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:

• I am writing to complain about ... – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
• I am writing to express my dissatisfaction with ... Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
• I am afraid there may be a misunderstanding… - Я боюсь, возникло непонимание…
• I understand it is not your fault, but… - Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
• We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на

Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

Плохие новости

• I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
• Unfortunately we cannot / we are unable to ... - К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
• We regret to inform you that ... - Мы с сожалением сообщаем вам, что…
• I"m afraid it would not be possible to ... – Я боюсь, что будет невозможно…
• After serious consideration we have decided to ...- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

Хорошие новости

К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

• We are pleased to announce that ... – Мы с удовольствием сообщаем, что…
• It is our pleasure to announce that … - Имеем удовольствие сообщить, что…
• I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
• You will be pleased to learn that ... – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

Извинения или как не разгневать клиента еще больше

Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.

• I regret any inconvenience caused by... Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
• Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
• I would like to apologize for the delay /inconvenience... – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
• Once again, please accept my apologies for ... – Еще раз примите мои извинения за…

Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

• According to our records ... – Согласно нашим записям…
• Our records show that we have not yet received payment of ... – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
• We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
• Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи

С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.

До скорой связи

В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.

• I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
• Looking forward to receiving your comments, - С нетерпением жду ваши комментарии.
• I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
• An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ

До новой встречи

После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.

• I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
• We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
• We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.

Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.

Шутикова Анна

К деловой переписке желательно переходить, только достигнув уровня не ниже Pre-Intermediate . Дело в том, что только к этому уровню у обучающегося формируется устойчивое представление о стилях речевой коммуникации в английском языке. Многие убеждены, что англичане - это ретрограды, и они сохранили очень многое из старинных традиций делового общения. Во многом они правы, но пресловутая чопорность англичан давно уже канула в лету, а остался, пожалуй, их педантизм и стремление к порядку при ведении бизнеса, судебной, коммерческой, банковской, нотариальной и других видов переписки. Это «не есть плохо», и умение правильно составить официальное письмо на английском, поможет вам избежать казусов, и потерь, причем не только финансовых издержек, но и ударов по репутации.

Стиль речевого общения используется официально-деловой, и перед общением с вашими деловыми партнерами на английском языке вам волей-неволей придется узнать, что такое деловая переписка на английском и изучить примеры писем.

Ключевые правила деловой переписки на английском

Для начала необходимо ознакомиться с ключевыми правилами английской переписки, выраженной в официально деловом стиле. В деловом письме на английском языке всему есть свое место.

• Независимо от содержания письма, существуют определенные параметры его внешнего оформления.
• Применяется наиболее простой, распространенный тип шрифта (обычно Arial или Times New Roman);
• Цвет шрифта - только черный (выделения другим цветом не допускаются);
• Абзацы отделяются двойным интервалом (пропуском строки);
• «Красная строка» не используется;
• Все поля одинаковые, равны «дюйму» (2,5 см).
• Бумага должна быть формата А4 или специальных габаритов «Письмо». Если документ отправляется от имени организации рекомендуется использовать фирменные бланки с логотипом.

I.Начало письма

1. Указание отправителя. Начинают письмо с указания в левом(!) верхнем углу названия организации или имени и фамилии адресанта (отправителя). Адрес компании прописывается до скорупулезности точный: каждый пункт - с новой строки. Пример такого начала:

Mr Pavel Karpov
Tevix Company
Office 77, Building 57
Chkalov Street
Irkutsk
Russia

Если письма печатается на фирменном бланке компании, эту часть можно пропустить. Если письмо международное, название страны обычно печатается заглавными буквами.

2. Дата. Указывается на две строки ниже информации о компании-отправителе. во избежание недоразумений дату написания желательно не ставить «задним числом».

3. Информация о получателе. Указывается через две строки после даты (под ней). Она включает имя адресата, полное наименование компании и подробный адрес. Лучше всегда указывать имя и должность человека, которому непосредственно адресовано письмо.

Пример оформления:

Mr. John Doe
President
Balton Galore, Inc
772 Canine Road
Los Angeles, California 90002

4. Приветствие. Будет весьма странно, если в первом же письме вы напишете Hello John, поэтому писать нужно:

Dear John,
Hello Mr. Doe

Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов:

Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear All - возможно, если вы не знаете, пишите ли вы мужчине или женщине или ожидаете ответа от любого представителя компании;
Dear Sir - вы знаете пол адресата, но не знаете его имени. Все же лучшим выходом будет имя адресата постараться разузнать.

Если Вы вообще не знаете, кому именно из сотрудников компании адресуете письмо, возможно использование обращения "To Whom It May Concern". Однако такая безликая форма не является лучшим выбором.

II. Главная часть письма

5. Основное содержание. После обращения (что касается и письма личного характера) практически непременно ставится запятая, а текст письма начинают с новой строки, причем можно одну строку и пропустить. Возможна постановка запятой, если вы обращаетесь к очень важному человеку (VIP - Very Important Person ).

Вполне прилично в начале письма представиться, но это в том случае, что вы пишите впервые или довольно таки редко, и не уверены, что руководитель компании вас еще помнит. Допустим, I am Anna Shevelyova, a Director of XYZ Company.

Классической фразой для начала письма является "I am writing you regarding..." / "I am writing you concerning..." ("Я пишу вам по поводу..."), "I am writing you in response to your letter." (Я пишу в ответ на ваше письмо).

Обязательно поблагодарите за предыдущий контакт, если он уже состоялся:
Thank you for contacting me on that so important issue. We are thankful so much for sending us more information about the production of your Company.

• Деловое письмо для лучшего изложения ваших мыслей разбивается на абзацы, в которых не должно быть никакой воды - только четкая, сухая, конкретная и исчерпывающая информация. Не используйте конструкции со страдательным залогом, только действительным.
• Вы обязательно благодарите адресата за будущее решение вашей проблемы (если даже в этом не совсем уверены). Thank you for spending my time on my issue. We are thankful beforehand for your participation. Или что-либо в этом духе.
• Если текст письма необходимо продолжить на втором листе, обязательно укажите в верху пометку с именем получателя, датой и данными о том, что это продолжение письма на другой странице.

6. Подведение итогов. Последний абзац должен содержать “выжимку” всего письма с указанием ваших дальнейших действий либо их ожидания от партнеров. Сообщите о своей готовности к общению по любым вопросам и предложениям. “If you have any questions, please contact us” (В случае возникновения вопросов, пожалуйста обращайтесь).

III. Завершение

Важно продумать, как закончить письмо на английском. Дело в том, что последняя часть письма - это своеобразный индикатор уважения к человеку, с которым вы общаетесь. Обязательно используйте одно из наиболее часто употребимых клише “С уважением” в конце письма (образец на английском: "Yours sincerely" or "Sincerely"). Также допустимы заключительные фразы "Cordially," "Respectfully," "Regards" and "Yours Truly" (используются реже). Менее официальными, но также абсолютно приемлемыми являются фразы "All the best,” “Best wishes," "Warm regards," and "Thank you."

Наконец, вы подписываете свое письмо, оставляя всю необходимую информацию, даже если она адресату известна.

Anna Shevelyova
Director
XYZ Company
T.76-65-75
E-mail: [email protected]

Правила не слишком сложные, но труднее всего в таком письме выдержать деловой стиль общения . Со временем, когда у вас произойдет уже несколько деловых встреч, стиль высказываний в переписке может несколько персонифицироваться, но всегда следует помнить, что деловое письмо должно быть сухим, точным, не имеющим двусмысленности и недомолвок.

Полезные фразы и выражения для деловой переписки

1. I write to inform / This is to inform - Настоящим сообщаю…
2. With reference to your letter of 19th June… - В ответ на ваше письмо от 19 июня…
3. We are writing to enquire about - Нас интересует информация о…
4. I call your attention to… - Обращаю ваше внимание на…
5. Could you possibly explain…- Не могли бы ли вы объяснить…
6. Thank you for the information - Спасибо за информацию.
7. Regarding your question about … - Относительно вашего вопроса о…
8. I’m sending you .. - Высылаю вам
9. Please could you send me…- Не могли бы вы отправить мне…
10. I would be grateful if you could ... - Был бы благодарен, если вы смогли&hellip
11. I look forward to hearing from you soon. - Жду вашего скорейшего ответа.
12. We are hoping for the understanding. - Надеемся на понимание.
13. Thank you in advance for your help with… - Заранее благодарны за оказание помощи в…
14. Thank you for your time. - Спасибо, что уделили время.
15. If we can be of assistance, please don’t hesitate to ask. - Обращайтесь в любое время, мы всегда рады помочь.

Пример делового письма на английском языке

Приняв во внимание вышеуказанные правила, для большей наглядности приведем деловое письмо на английском языке как образец переписки между носителями языка.

Robert Baker
EcoLines, Ltd
5 Hill Street
Madison, Wisconsin 53700

16 April 2016
Mrs. Patricia Wilber
General Manager
RSPSR Co Ltd
15 Coconut Road
Manchester
the UK WFY2 3JР

Thank you for sending us your prior consent and now I have pleasure in inviting you to arrive to London to attend our international environmental forum to be held at Dorsey Hotel, London on Monday/Wednesday 12/15 May 2016.

This intensive, environmental forum for ecologists aims to:

Increase our planet environmental security

Enable feedback and networking with ecologists around the world

The forum seminars are held by distinguished cohort of international speakers who are going to introduce eco-friendly projects to experts on that issues.

I am sending you a registration form to be send back before 5 May. The fee comprises ₤65 per person.

It will be my pleasure to meet you at our forum with so distinguished cohort of members.

Yours sincerely
Robert Baker
Forum Secretary
Tel. 777-XXX-777
[email protected]

Отличия деловой переписки на английском и русском

русский язык	английский язык
широко используются сложные штампы, усложняющие понимание	применяются клише, упрощающие понимание
полное отсутствие эмоционально окрашенной лексики	допускается использование эмоционально окрашенных фраз
отсутствует часть письма, направленная на установление личного контакта с адресантом	в начале письма обязательно присутствую фразы, нацеленные на установление контакта с бизнес партнерами
используется как «мы-подход», так и «я-подход» (I write - Я пишу)	характерен только «мы-подход»
только начинается поворот в сторону использования вступительных и завершающих вежливых формулировок	ярко проявляется словесное выражение уважения к собеседнику, почтения, любезности
письмо пишется сплошным текстом	письмо имеет строго блочную структуру

Деловая переписка на английском языке предлагает образцы различных приглашений на конференции, участия в бизнес проектах, приобретения оборудования, сотрудничества в производстве или получения инвестиций.

Совершенствуйте свой английский на сайте с интересными онлайн упражнениями. Английскую речь нужно запоминать фразами, которые складываются многими столетиями. При этом в нашем мозге появляется некий дополнительный центр, который отвечает за формирование понимания менталитета носителей языка.

В современном мире умение вести деловую переписку является качеством, без которого невозможно построить карьеру. Умение правильно составлять деловые письма является непосредственным доказательством высокого уровня профессионализма и компетентности сотрудника. Деловое письмо – это распространенный вид документа, который применяется для обмена информацией в дипломатической, административной и коммерческой переписке. Деловое письмо на английском языке имеет свои особенности и принципы составления.

Основные типы деловых писем

Существует несколько классификаций деловой переписки. Можно выделить следующие виды писем на английском языке:

1. Приглашение (The Letter of Invitation)
2. Предложение (An Offer)
3. Запрос (Enquiry Letter)
4. Ответ (на запрос или предложение) – (Reply)
5. Документы установленного образца (счет- фактура, упаковочный лист, накладная и т.д.)
6. Отчет (Statement)
7. Поздравительное письмо – (Letter of Congratulation)
8. Благодарственное письмо – (Note of thanks)
9. Письмо- требование
10. Письмо- рекламация и т.д.

Некоторые примеры деловых писем с переводом представлены ниже:
А. Письмо на английском — Приглашение (The Letter of Invitation)

Перевод письма:

B. Деловое письмо — Предложение (An Offer)

С. Вариант делового письма на английском — Запрос (Enquiry Letter)

Dear Sirs,
We are in the market for 1000 piece Fountain pens and 1500 piece Ball pens which we need for an export order.

Please send us your lowest quatation for your «Tasso» and «Onset» pens, packed in export cases of 100 piece each.

Your faithfully,
…………….

Письмо-запрос

Мы собираемся приобрести 1000 перьевых и 1500 шариковых ручек для выполнения экспортного заказа.

Сообщите нам, пожалуйста, минимальные цены на Ваши ручки моделей «Tasso» и «Onset» в экспортных коробках по 100 штук в каждой.

С уважением,
…………

Некоторые из этих писем носят учтивый характер и не требуют незамедлительного ответа, на другие ответ необходимо дать в максимально короткие сроки. Этика деловой переписки не позволяет затягивать с ответом на письмо дольше 5 рабочих дней. Хотя, конечно, в крупных компаниях с большим потоком входящих сообщений на обработку корреспонденции может потребоваться намного больше времени. Обязательно нужно давать ответ на любое письмо- просьбу, письмо – запрос, письмо- предложение и письмо – требование.

Особенности деловой переписки

Деловая переписка – важная и объемная составляющая деловой жизни организации. Через переписку строится и организовывается рабочий процесс, решаются коммуникативные вопросы и разногласия. В организациях, которые задействованы на международном рынке, особую важность имеет факт того, насколько хорошо развит и налажен процесс международной переписки.

В большинстве организаций документы составляются по заранее определенному шаблону. Все официальные письма, как правило, составляются на бланке организации (если такой есть).

Главное преимущество работы с бланками заключается в том, что человеку не нужно всякий раз вводить заново некоторую шаблонную информацию, например, название компании и ее реквизиты. Статичная часть информации не меняется, в отличие от оперативной. Таким образом значительно экономиться время на оформление письма.

Составляя деловое письмо для иностранного партнера, нужно помнить о некоторых отличительных особенностях деловой переписки. Грамотно подготовленное письмо будет отвечать следующим информативным требованиям.

Во-первых, информация в деловом письме должна быть:

1. Достоверной
2. Актуальной
3. Объективной
4. Полной
5. Корректной
6. Логичной
7. Не эмоциональной.

Так же следует помнить, что деловое письмо должно быть настолько кратким, насколько это возможно. При этом тон письма очень важен. Он должен быть максимально учтивым и вежливым. Негатив и неуважительность со стороны автора обязательно почувствует реципиент. А это, в свою очередь, может затруднить процесс достижения поставленных целей. Поэтому, всегда нужно обращать особое внимание на тон письма. В английском языке есть достаточное количество стандартных фраз, которые употребляются для того, чтобы письмо стало более учтивым.

В курсе грамматики английского языка обязательно есть раздел: деловая переписка. Для написания деловых писем на английском языке часто используются так называемые фразы- шаблоны, в зависимости от вида письма и задач, которые на него возложены. Например:

Завершается письмо всегда пожеланиями удачи и благодарностью: Best wishes, With kind regards, Looking for your answer and so on.

Кроме того, в деловой переписке не стоит пренебрегать соединительными союзами. С ними текст получается целостным и законченным. Можно не стесняясь употреблять модальные глаголы. Could, should, to be to, have to прекрасно вписываются в стиль деловой переписки.

Структура делового письма на английском

Универсальных правил для составления делового письма на иностранном языке нет. Все зависит от типа письма, адресата и цели письма.

Деловое письмо на английском языке традиционно начинается с адреса. Как правило, он пишется в правом верхнем углу, без имени и номера телефона получателя. Пример такого письма приведен ниже:

Положение даты достаточно широко варьируется и определяется в основном личными предпочтениями. Дату ставят как слева, так и справа, как выше, так и ниже адреса получателя. Формат даты может быть прописным и числовым. Например: «8 марта 2016 г.» можно записать как 8 March 2016 (или американский вариант, в котором на первом месте стоит месяц, а не число) March 8, 2016 , 8/3/2016 или 08/03/16.

После указания адреса и даты идет приветствие. Каким будет обращение во многом зависит от того, известен или неизвестен получатель письма автору. Если у письма нет конкретного адресата, можно ограничится фразой to whom it may concern -тому, кого касается. Если автор не знает имени адресата, то можно написать просто Dear Sir/ Madam. Но если имя и фамилия известны, то их обязательно нужно указывать. Это привлечет дополнительное внимание к тексту письма, особенно если в организации корпоративный почтовый ящик. Обращение пишется с красной строки и в конце выделяется запятой. Точка после Mr/Mrs/Ms не ставиться. (В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения - двоеточие: Dear Mr. Philips).

Например:

Если отправитель известен:

Dear Mr Smith,
Dear Ann,

Если отправитель неизвестен:

Dear Sir or Madam,

Dear all,
Dear colleagues,

Как видно из примеров в классическом британском английском после обращения ставится запятая. Последующий текст письма пишется с новой строчки с заглавной буквы.

Теперь можно приступать непосредственно к содержанию письма. В английских деловых письмах первый абзац, как правило – самый короткий. В нем раскрывается основная цель письма. Запрос, жалоба или предложение, — все это прописывают во вступлении. Иногда, в случаях особой важности, в начале письма, непосредственно перед обращением вставляют фразу Regarding to, это позволяет привлечь дополнительное внимание получателя письма к теме.

Несколько примеров:

I refer to your e-mail dd. 04/08/2016. – Я ссылаюсь на Ваше письмо от 04/08/2016.

We understood from your letter that you are going to organize an exhibition in Murmansk. – Как мы поняли из Вашего письма, вы собираетесь устроить выставку в Мурманске.

I am writing to you in response to your offer. – Я пишу в ответ на ваше предложение.

Следующий абзац раскрывает и поясняет информацию, о которой было заявлено. Как уже было сказано, английский язык весьма лаконичен и краток. Поэтому деловую переписку тоже стоит вести кратко и крайне официально, не вдаваться в ненужные подробности, стараться излагать только конкретные факты и предоставлять только существенную и важную информацию. Основную часть письма можно разделить на абзацы. Выражения, представленные ниже помогут в этом:

First of all … – Прежде всего;
Firstly… – во-первых;
Secondly … – во-вторых;
Thirdly … — в-третьих;
Moreover – кроме того;
Finally … – в заключение;

В последнем абзаце нужно описать, чего именно хочет автор письма, какой реакции или ответных действий он ждет от реципиента. Обязательно стоит разбавлять сухой официальный текст вежливыми словами, допустимыми для деловой переписки: thank you, kindly, could you be so kind, it will be a great honour.
I hope our offer will be interesting for you and we start to work together successfully. – Надеюсь, что мое предложение вас заинтересует и надеюсь на дальнейшее продуктивное сотрудничество.

В заключительной часть письма также обычно еще раз благодарят за оказанное содействие, оказанную услугу или помощь:

Thank you again for your interest to my project. – Спасибо еще раз за проявленный к моему проекту интерес.
I appreciate your help. – Я ценю вашу помощь.
Thank you very much in advance. – Заранее спасибо за вашу помощь.

Можно также предложить свою помощь или поощрение к дальнейшему сотрудничеству:

Please, contact me if you need further information. – Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.

If you need some help do not hesitate to contact me — Если вам понадобится помощь, обязательно обращайтесь ко мне.

Завершать деловое письмо на английском принято фразой Yours faithfully или Yours sincerely.
Затем идет имя и должность (не обязательно) отправителя. Иногда под фамилией отправителя указывается имя непосредственного исполнителя.

В тексте делового письма не должно быть сокращений, жаргонизмов, просторечий, разговорных и сленговых выражений, эмоционально – экспрессивных слов terribly – ужасно, nightmare- кошмар, stuff and nonsense – бред. Фразовые глаголы тоже лучше не употреблять. Они больше подходят для разговорного стиля. А еще не стоит перегружать текст слишком сложными речевыми конструкциями и словами, которые можно толковать по разному или в значении которых есть сомнения. Простота и понятность – залог успеха любых переговоров. И, конечно же, нельзя забывать о формате и грамматических ошибках. Отформатированный и грамотный текст оставляет намного лучшее впечатление.

Таким образом, составление делового письма на английском языке не является такой уж невыполнимой задачей. Нужно лишь придерживаться общих правил при его составлении. Письмо должно быть написано в официальном стиле, вежливо и доступно. Текст письма следует разделить на логические абзацы. Каждый абзац пишут с красной строки. В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом. В конце письма, перед именем автора, обычно пишут слова благодарности за содействие.

Форма делового письма на английском - это структура написания официального письма на английском языке.

Какое может быть дело без делового письма? Человеку, который собирается связать свою жизнь с английским языком, рано или поздно придется написать подобное письмо, будь то переписка между соискателем и отделом кадров компании или рутинная деловая переписка между подразделениями фирмы. Для изучающих английский официальное письмо кажется рубиконом, который им никогда не перейти. На самом деле здесь нет ничего сложного. Деловое письмо состоит из коротких ёмких фраз и устойчивых выражений. Чем проще написано письмо, тем лучше.

До сих пор многие официальные письма пересылаются по обычной почте, а не электронной. Их еще называют «snail-mail» (письмо-улитка), чтобы подчеркнуть отличие от e-mail. За исключением некоторых различий в форматировании «бумажные» письма пишутся по таким же требованиям, как электронные. Выбор формата бумаги, отступы и шрифты являются общепринятыми и не имеют отличий, когда речь идет о письме на английском.

1. Любое письмо обычно начинается с адреса отправителя. Это может быть официальный бланк компании - тогда адрес уже находится на нужном месте вместе с логотипом. В адрес включается название компании, номер дома, название улицы, города, страны (заглавными буквами) и в последнюю очередь – почтовый индекс. Именно в такой последовательности. ФИО отправителя писать не нужно, они будут обозначены в конце письма. Если вы указываете домашний адрес (например, отправляя резюме), начните с номера квартиры.

2. Далее следует дата. Если письмо писалось в течение нескольких дней, обозначается дата, когда письмо было закончено. Если вы пишете в американскую компанию, используйте формат: месяц, число, год (May 9, 2011). Англичане предпочитают формат: день, месяц, год (7th of July, 2012).

3. Третьим абзацем является адрес получателя. Всегда предпочтительно адресовать письмо определенному человеку – его имя указывается в начале адреса. Как дань уважения, перед именем ставится сокращение обращения: Mr. (мистер, господин), Dr. (доктор), Ms. (мисс, для незамужней женщины), Mrs. (миссис – для замужней женщины или той, чей статус неизвестен). Если вы знаете какое-либо другое звание или титул адресата – вместо предложенных укажите его. Обычно люди не возражают, если указывается звание более высокое, чем реальное. Затем адрес оформляется также, как адрес отправителя (название компании, номер дома и т.д.). И адреса, и дата размещаются по левому краю письма, причем адрес располагается компактно (см. шаблон).

4. Далее следует приветствие и обращение к адресату. Универсальной считается фраза “Dear….,”. “Dear” в данном случае имеет значение «уважаемый». Имя указывается в соответствии с тем, которое было упомянуто в «шапке» письма, с учетом звания. Если вы состоите в продолжительной деловой переписке с человеком, равным по статусу или стоящим ниже вас, допустимо обращение по имени (и даже предпочтительно в американских компаниях) – “Dear Mary”. Если по имени невозможно определить, мужчина это или женщина, постарайтесь уточнить это, позвонив в офис компании, в противном случае используйте полное имя – “Dear Seiko Manoyama”. В случае, если вы пишете нескольким людям, следует обратиться к ним “Dear Sirs”. Обращение представляет собой отдельный абзац. К слову сказать, американцы после обращения не используют запятую – только двоеточие “Dear Mr. White:”

5. В следующем абзаце начинается «тело» письма. Деловая переписка характерна сжатостью. Допустимо небольшое дружественное вступление в 1-2 предложения. Затем – переход к сути. Текст должен быть разбит на небольшие смысловые абзацы, разделенные интервалом.

6. Последний параграф обычно подтверждает идею письма и указывает на необходимость каких-то действий.

7. Прощание также представляет собой отдельный абзац, расположенный через один-два пробела от «тела» письма. Наиболее распространены фразы “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Yours faithfully”, “Best regards”. После любой из этих фраз ставится запятая и делается абзац для подписи. Еще ниже располагаются фамилия и инициалы автора письма печатными буквами. Если после заключительной фразы нет текста, никакие знаки препинания не нужны. Электронное письмо подписать невозможно, поэтому в таком случае дополнительное место оставлять не нужно. Вместо этого добавьте свой номер телефона, электронный адрес и название компании, расположив их ниже имени.

Если копия письма направлена еще какому-либо сотруднику, это следует указать ниже подписи сокращением “cc: JohnSmith”. Если письмо имеет электронную форму, копии не указываются. Приложения к письму обозначаются словом “Enclosure” либо сокращением “Enc: catalog”.

Образец письма

Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121121

Mrs. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20024
USA

Dear Mrs. Ross:

I received your address from “The Moscow Times” and would like to propose your cooperation with

our company. We produce Russian nesting dolls called “Matryoshka” that are famous among tourists

visiting Russia. Our dolls are made of sound wood and are colored with natural paint.

The catalog numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

We offer considerable discounts for our regular customers.

You will find enclosed our latest catalog. We would be happy

to have an opportunity to do business with your company.

Sincerely yours,

Mikhail Smirnov
Senior Manager

Enclosure: catalog

Перевод письма

Уважаемая миссис Росс,

Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.
Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.
К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

С уважением,
Михаил Смирнов
Старший менеджер

Приложение: каталог

Все знают, что графа «знание иностранных языков» есть в резюме любой серьезной компании. И если в такую графу написать «свободное владение», то шансы получить лакомое место возрастают многократно. А фраза «деловой английский» окажет почти магическое действие.

Как правило, деловой английский предполагает письменное общение. И это хорошо. Во-первых, всегда есть возможность подумать и залезть в словарь. Во-вторых, там столько стандартных выражений, что человеку, владеющему английским от уровня Pre-Intermediate и выше, практически не составит труда написать приличное письмо и отправить его деловым партнерам.

Главное в составлении письма - это его обрамление. То есть начало и концовка. Как говорится, по одежке встречают, а последние слова запоминаются лучше всего (спасибо Штирлицу). Соответственно, если вы правильно начнете свое обращение и так же правильно его закончите, то сама суть письма будет восприниматься лучше, а общее впечатление от вашей речи вообще может сыграть решающую роль.

Придерживаясь определенных правил написания, вы обязательно достигните успеха. Давайте приступим к составлению делового письма на английском!

Приветствие

Как и пристало всем вежливым людям: любое общение начинается с приветствия. И таким же не хитрым способом структура делового письма тоже начинается с приветствия.

Dear Sir or Madam - обращение к человеку, если вы не знаете ни имени, ни звания, ни даже того, мужчина это или женщина. Важно: после этого приветствия не ставится восклицательный знак! И даже вообще никакого знака препинания не ставится, просто следующее предложение идет с новой строки. Можно поставить запятую, если очень хочется.

Dear Mr White (Ms White/Mrs White/Miss Catcher) - обращение к адресату по фамилии (после Mr, Ms и т.д. имя не ставится!) Надеюсь, все помнят, что Mr - это обращение к мужчине, Miss - к незамужней женщине, Mrs - к замужней, Ms - к женщине, которая не хочет подчеркивать свое семейное положение.

Важно: не пишите никогда полным словом Mister, Mistress - только в сокращении (Mr, Mrs)!

Dear Mr John - обращение к адресату по имени (при более близком деловом знакомстве)

Dear Nick - обращение к адресату по имени при очень давнем, практически дружеском деловом знакомстве

Важно заострить внимание на обращениях к женщине. Сейчас очень распространено универсальное обращение Ms (это и замужняя, и незамужняя). Поэтому в деловых письмах часто именно так и пишут, дабы не обидеть:) Если вы точно знаете, что адресат - замужняя женщина, можно смело указывать Mrs. А вот если знаете, что точно не замужняя, лучше не рискуйте с Miss. Потому что некоторых это, как ни странно, задевает.

После приветствия можно напомнить о себе. Точнее, о последнем общении: по электронной почте, по телефону, лично и т.д. Даже если память у адресата не девичья и обращался он к вам 5 минут назад.

Thank you for your message. - Спасибо за ваше сообщение.

Thank you for your e-mail of… - Спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

With reference to your phone call/ letter of (дата)/ advertisement in «NW Magazine»… - в отношении вашего телефонного звонка/ письма (такого-то числа)/ объявления в журнале NW Magazine…

In reply (in answer/ in response) to your request… - В ответ на вашу просьбу…

In accordance (in conformity) with your request … - В соответствии с вашей просьбой…

In compliance with your request… - Во исполнение вашей просьбы…

Further to our conversation/ telephone talk… - В продолжение нашей беседы/ телефонного разговора и т.д.

We are writing in response to your publication in… - Мы пишем в ответ на вашу публикацию в…

We were pleased to receive your inquiry… - Нам было приятно получить ваш запрос…

Причины обращения

После приветствия и напоминаний должна идти фраза, которая введет адресата в курс дела и объяснит, зачем вы вообще, собственно, отправляете ему это письмо.

We are writing to inquire about… - Мы пишем, чтобы навести справки о …

We apologize for… - Мы приносим свои извинения за …

We confirm that… - Мы подтверждаем, что …

We would like to clarify… - Мы бы хотели прояснить…

We kindly ask you to… - Мы любезно просим вас…

I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… - Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

This is to confirm … Для подтверждения …

We hereby inform you … Настоящим уведомляем вас …

Завершение письма

Это - ваша коронная фраза.

As always, if you have any questions, please send them directly to me . - Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.

If you have any questions feel free to contact me. /Should you have any questions, please feel free to contact me directly - Если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне/ прямо ко мне, пожалуйста.

Should you have any questions, please do not hesitate to ask . - Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь без колебаний (дословный перевод).

Thank you and I am looking forward to hearing from you. - Спасибо и жду ответа от вас.

Thanking in advance. - Заранее благодарю.

Please contact us again if we can help in any way. - Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.

Подпись, или формула вежливости

Остался последний штрих. В русских официальных письмах всё заканчивается стандартно: «С уважением, …». В английском языке принято говорить «искренне Ваш». Но на русский язык, в соответствии с этикетом, придется перевести все равно как «с уважением».

Yours faithfully,
С уважением, … (если имя человека неизвестно, т.е. письмо начиналось с Dear Sir или Madam)

Yours sincerely,
С уважением, … (если имя Вам известно, т.е. письмо начиналось с Dear Mr/Miss/Ms/Mrs)

Если же вы общаетесь с человеком достаточно давно и обращаетесь к нему в письме по имени, то уместно использовать любой из следующий вариантов (перевести можно как «с наилучшими пожеланиями»):

Best wishes
Kind regards,
Warmest regards.

За сим - прощаюсь.

Kind regards ,
iLoveEnglish.

Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.