Чемне звернення англійською у листі. Як розпочати лист англійською: вчимося вести ділову та особисту кореспонденцію. Звернення у діловому листі

Уміння вести ділову кореспонденцію актуально було у будь-які часи, а майстра, які мають цими навичками досконало, здатні досягти висот кар'єрних сходів, завдяки вмінню справити враження на партнерів, укласти прибуткові (вигідні) угоди, сформувати незабутній імідж.
Ділове листування англійською мовою – це сукупність правил та особливостей, яких дуже важливо дотримуватися, щоб налагодити ефективні партнерські відносини. Згодом сформувався певний стиль ділового листування англійською мовою. Опанувати це мистецтво, дізнатися подробиці та тонкощі ведення листування Вам допоможуть курси ділової англійської мови http://thefrog.ru/kursy/biznes-anglijskogo .

Правила ділового листування англійською мовою

Багатьом із нас, звичайно ж, відома стандартна схема написання листів – вступ, основна частина та висновок. Але в залежності від того, яку інформацію несе в собі лист, відповідно і вибирається його структура та правила написання. І діловий лист-не виняток. Познайомимося із його особливостями.

Структура листа

1. Назва фірми та (або) адреса відправника (heading of the letter and (or) sender"s address)
2. Дата (date of the letter)
3. Адреса одержувача (recipient's name and address)
4. Чемне звернення (polite greeting)
5. Тема листа (subject)
6. Привітання та вступне мовлення (introduction)
7. Текст листа та розкриття теми (body of the letter)
8. Висновок (conclusion)
9. Ввічливе прощання (complimentary closing)
10. Підпис відправника від руки (signature)
11. Надрукований підпис (typed signature)

Дотримання всіх вищезгаданих пунктів не є обов'язковим, можливе опущення деяких із них. Однак, суттєві та найбільш значущі частини все ж таки повинні утримуватися в кожному листі, оскільки вони є невід'ємними складовими англійського ділового етикету.

Нижче наводиться відповідна схема оформлення листа:

Також для ведення ділового листування англійською мовою важливо дотримуватися ряду правил її написання та оформлення, яких рекомендується дотримуватися для досягнення поставленої мети – правильного складання ділового листа. Деякі незначні відхилення допускаються і не є серйозною помилкою. Отже, правила ділового листування англійською:
Переважний формат паперу або бланків A4 (якість паперу також несе певну інформацію про відправника та відіграє важливу роль)
Поля вибирайте 2,5 см з усіх чотирьох сторін або 1 дюйм
Бажано використання стандартного шрифту такого, як Times New Roman (Arial)
Розмір шрифту вибирайте 12-14, залежно від об'єму листа
Після привітання ставиться кома (наприклад, Dear Mr Smith,)
Рекомендується одинарний відступ в абзацах
Між параграфами кращий подвійний відступ
Також подвійний відступ використовується між останньою пропозицією та укладанням листа (наприклад, Sincerely, Best wishes)
Для рукописного підпису аналогічно залишається кілька відступів
Лист паперу необхідно скласти втричі (горизонтально) перед тим, як помістити лист у конверт

Ділова листування англійською. Приклади листів

Для більш наочного уявлення вищесказаного нам знадобляться приклади ділового листування англійською.
А тепер детальніше розглянемо складові фрази, з яких будується діловий лист. Ці словосполучення задають діловий ритм та роблять повідомлення приємним та зрозумілим при обміні інформацією у бізнес сфері.

Фрази для ділового листування англійською мовою

Майстерність написання ділових листів полягає у правильному використанні фраз, що зарекомендували себе, і виразів. Вони допомагають досягти потрібного ефекту у діловому спілкуванні між партнерами. Це, свого роду, код гарного тону, який допомагає налагодити контакт.

Ділова листування англійською. Вітання

У бізнес-листуванні неприпустима фамільярність, тому вітальні слова повинні виражати глибоку повагу і спричиняти подальше спілкування. Для цього цілком підходить Dear Sir, але краще з'ясувати ім'я людини, до кого йде звернення і написати Dear Mr.John Smith або DearMs.Sarah Smith. Надалі, коли зв'язок вже налагоджений і, якщо це дозволяють відносини, що склалися, можна звернутися до адресата на ім'я «DearJohn».
Привітання англійською мовою у діловому листуванні варто починати з подяки за попередній лист та (або) відзначаючи попереднє листування, повідомлення електронної пошти або зустріч:
Thank you for your letter… – Дякуємо за Ваш лист…
Thank you for contacting me… - Дякуємо, що зв'язалися з нами…
We are thankful so much for sending us more information…- Ми дуже вдячні за додаткову інформацію…
Further to our meeting... – На додаток до нашої зустрічі…
With reference to your message… – Щодо Вашого повідомлення…
Також виявиться дуже корисною фраза "I am writing to..." для пояснення мети та причини складеного листа. Використання модальних дієслів допоможе вам висловити свої наміри:
We would like to… – Ми би хотіли …
Could you, please… – Не могли б Ви, будь ласка…
I would be delighted/ glad/ grateful … – Я був би задоволений/ вдячний …
Основний текст листа, на відміну від вступних слів вітання та звернення, носить суворий і конкретний характер із чітким викладом проблеми, яка спонукала вас написати листа. Інформація пишеться, як правило, з нового рядка і, що примітно для англійських бізнес-листів, без «червоного рядка», тобто відступу, як це прийнято в російській мові.
Наприкінці листа будуть доречні такі чудові фрази, як:
Ми сподіваємося на успішну співпрацю в майбутньому.
Your early reply will be appreciated – Наперед вдячні за швидку відповідь.
Awaiting your prompt reply – В очікуванні якнайшвидшої відповіді.
Завершується лист найчастіше словами "Yours sincerely" - "Щиро Ваш" у тому випадку, якщо вам відома людина, до кого йде звернення. У протилежному випадку краще використати "Yours faithfully" з тим самим значенням.
Обов'язково перевірте написаний лист на наявність граматичних, орфографічних помилок та дотримання стилістичних норм.

Ділова листування англійською мовою. Зразки

Ділове листування англійською мовою включає зразки запрошень на різні співбесіди, бізнес-конференції, ділові зустрічі, на участь у проектах:

Дотримуючись всіх правил написання ділового листа та використовуючи стандартні вирази, Ви з легкістю освоїте майстерність ведення бізнес-кореспонденції всього за кілька уроків.

P.S. Мене звати Олександр. Це мій особистий, незалежний проект. Я дуже радий, якщо вам сподобалася стаття. Бажаєте допомогти сайту? Просто подивіться нижче рекламу, що ви нещодавно шукали.

Copyright сайт © - Дана новина належить сайт, і є інтелектуальною власністю блогу, охороняється законом про авторське право і не може бути використана будь-де без активного посилання на джерело. Детальніше читати - "про Авторство"

Ви це шукали? Може це те, що Ви так давно не могли знайти?

Зміст і форма вашого листа багато в чому залежатиме від характеру, мети листа та від того, до кого він звернений. Найбільш чітко розрізняються ділове листування та персональне. Структура цих листів приблизно однакова, але до ділових листів висуваються чіткі вимоги, порушувати які не можна. Тому ми докладно розглянемо саме правила написання офіційно — ділових листів англійською мовою, які становлять найбільшу складність для відправника.

З давніх-давен діловий лист є найважливішим інструментом підприємницької та комерційної діяльності. На сьогоднішній день діловий лист-це засіб обміну інформацією у вигляді офіційного документа, який може містити пропозицію, підтвердження, доручення, претензію, привітання ... і відповіді на них. Вчимося писати листи англійською При написанні офіційних листів потрібно враховувати те, що ділове листування сильно відрізняється від особистого листування. Існує певні та постійні канони написання ділових листів, дотримання яких є обов'язковим. Ділові листи мають бути бездоганними у всіх сенсах. Навіть незначна зневага правилами може зробити його недійсним.

Ділове лист відрізняється чіткою структурою, і навіть певним набором реквізитів. Воно характеризується такими ознаками як ясність, лаконічність, логічна послідовність, офіційність, нейтральність, завершеність, стандартизованість, відсутність емоційного забарвлення. Відсутні просторічні, жаргонні вирази, модальні дієслова, вигуки, імена з суфіксами суб'єктивної оцінки. Офіційно — ділова мова забезпечує об'єктивне ставлення до фактів, що викладаються, позбавляє емоційності та суб'єктивності, а також відображає логічну послідовність тексту. Смислова точність також одна із найважливіших умов написання ділового листа.

В офіційно-діловому листуванні використовуються безліч різних мовних кліше, які служать для запобігання двозначності тексту. Набір стандартних фраз-кліше було розроблено внаслідок багаторічної практики ділового листування. Вони допомагають конкретніше та лаконічніше висловлювати думки. Такі конструкції суттєво полегшують та прискорюють складання листа, тому що вам не потрібно витрачати час на підбір правильних, відповідних ситуації формулювань. Маючи в розпорядженні набір готових фраз - кліше, ви зможете без особливих труднощів скласти діловий лист за аналогією.

Структура листа англійською мовою

Отже, приступимо безпосередньо до вивчення структури ділового листа та списку стандартизованих фраз – кліше. Весь текст ділового листа чітко розбитий на смислові абзаци. Червоний рядок не використовується. Зазвичай для написання такого листа використовується фірмовий бланк, на якому вказані всі необхідні реквізити фірми відправника (емблема фірми, назва, адреса поштової та телеграфної, телефон, факс, банківські реквізити).

Зразкова структура листа може виглядати так:

1. Адреса відправника (sender's address);
2. Дата (date);
3. Адреса отримувача (inside address);
4. Звернення (salutation);
5. Вступ (opening sentence);
6. Основний текст (body of the letter);
7. Висновок (closing sentence);
8. Заключна ввічлива фраза (complimentary close);
9. Підпис відправника (signature);
10. Програма (enclosure).

Приклад ділового листа англійською мовою

Розберемо кожен пункт докладніше

1. Адреса відправника (sender"s address)пишеться зазвичай, у верхньому правому кутку. Не виключено написання адреси у верхньому лівому кутку. Послідовність написання адреси має велике значення. Спочатку слід вказати номер будинку з назвою вулиці, через кому номер квартири. На наступному рядку вказується місто з поштовим індексом, на наступному рядку – країна.

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA

2. Дата (date)вказується нижче, одразу після адреси. Крапка після адреси не ставиться. Існує кілька варіантів оформлення:

3. Адреса одержувача (inside address)пишеться в тій же послідовності, що й адреси відправника, але нижче з лівого боку.

4. Форма звернення (Salutation)буде залежати від того, наскільки вам знайоме обличчя, до якого ви звертаєтеся і звичайно ж від статі.

До незнайомих людей застосовуються вирази:
(Dear) Sir, - (Шановний) Сер / Пане,
(Dear) Madam, - (Шановна) Пані/Мадам,
Gentlemen, - Господа,

До мало знайомих людей:
Dear Mr. Winter,-Шановний пане/містер Вінтер,
Dear Miss Winter, — Шановна пані/міс Вінтер, (стосовно незаміжньої жінки)
Dear Mrs. Winter, - Шановна пані / місіс Вінтер, (стосовно заміжньої жінки)

У підлозі - офіційному листуванні можна зустріти такі форми як:
Dear Colleague, - Шановний колега,
Dear Editor, - Шановний редактор,
Dear Reader, - Шановний читачу,

Звернення пишеться з лівого боку під адресою одержувача і після нього ставиться кома.

5. Вступ (opening sentence)це свого роду вступна пропозиція:
We are writing to enquire about — (Сьогодні просимо повідомити про… \Нас цікавить інформація про…).
We are interesting in… and we would like to know… — (Ми зацікавлені у … і хотіли б дізнатися…).
We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Підтверджуємо отримання листа від…).

6. Основний текст (body of the letter)має бути складений у логічній послідовності. Як правило, основний текст розбитий на кілька абзаців. У першому абзаці слід зазначити мету чи причини вашого листа.

We would like to point out that…- Ми хотіли б звернути вашу увагу на …
I'm writing to let you know that… -Я пишу, щоб повідомити …
We are able to confirm to you…- Ми можемо підтвердити …
I am delighted to tell you that… -Ми з насолодою повідомляємо про …
We regret to inform you that… -На жаль, ми змушені повідомити вас про…

У другому абзаці можна вказати вже деталі та факти, що відповідають ситуації, що обговорюється. Можна задати питання, що вас цікавлять, або дати свою оцінку обговорюваному питанню.
I am a little unsure about… -Я трохи не впевнений у …
I do not fully understand what… -Я не до кінця зрозумів…
Could you possibly explain…- Не могли б ви пояснити…
I am afraid that … -Боюсь, що…
We would also like to inform you … -Ми так само хотіли б повідомити вас про…
Regarding your question about … -Щодо вашого питання про…
У відповідь на ваше запитання про…
I also wonder if… -Мене також цікавить…

У третьому абзаці можна написати побажання, пропозиції, передбачувані дії для співробітництва у майбутньому.
Could you possibly…- Не могли б ви…
I would be grateful if you could … -Я був би вдячний вам, якби ви …
I would like to receive…- Я би хотів отримати…
Please could you send me…- Не могли б ви надіслати мені…

У четвертому абзаці слід написати кульмінаційну пропозицію.
I would be delighted to …- Я був би радий …
I would be happy to… — Я був би щасливий…
I would be glad to… — Я був би радий…

7. Висновок (closing sentence)має містити подяку за надану вам увагу та намір продовжити листування.

I look forward to… — Я з нетерпінням чекаю,
hearing from you soon- коли зможу знову почути вас
meeting you next Tuesday- зустрічі з вами наступного вівторка
seeing you next Thursday - зустрічі з вами у Четвер
Please acknowledge receipt- (Будь ласка, підтвердьте отримання)
Будь ласка, без вагань звертайтесь до нас для отримання додаткової інформації)

8. Заключна ввічлива фраза (complimentary close), Так само як і звернення, залежить від особи, до якої ви пишете лист.

Для людини, яку ви знаєте, використовується фраза: Yours sincerely,
Для незнайомої людини: Yours faithfully,

9. Підпис відправника (signature)ставиться нижче заключної ввічливої ​​фрази. Нижче підпису ви повинні вказати своє ім'я та при необхідності посаду, яку ви займаєте.

10. Програми (enclosure)прикладаються наприкінці листа. Про це вказується в основному тексті за допомогою позначення «Enc.».

Для того, щоб ви мали приблизне уявлення, як має виглядати діловий лист в цілому, ми наводимо для вас приклад.

Зразок листа англійською мовою:

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
Tel 0186 546 633
Fax 0186 56 556

Vladimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA

Я захищений своїм оголошенням для Business Journalist in today's Guardian newspaper. Я дуже зацікавлений в роботі і я думаю, що має багато необхідних skills.

Людина, що вивчає іноземну мову, повинна усвідомлювати, що краса мови – у її різноманітності. Звичайно, це в першу чергу інструмент, що дозволяє нам передавати слухачеві чи читачеві наші думки, але форма не менш важлива за зміст. Тим більше що носії мови, слухаючи вашу мову, воістину оцінять ваш багатий словниковий запас. А це, погодьтеся, значний привід пишатися результатами своєї праці. Ця вимога стосується не тільки просунутих англоманів, але й тих, які тільки беруться за англійську для початківців і з німим жахом вперше відкривають словник або граматику англійської мови. Корисні слова та їх синоніми потрібно вишукувати, записувати, запам'ятовувати та використовувати у мовленні за будь-якої можливості. У цьому, сподіваюся, команда LINGVISTOV надаватиме вам посильну допомогу.

Не знаю, як вам, але мені дуже часто набридають заїжджені «dear», «baby», «bro» та інші банальності. У зверненнях розмовною англійською теж є де розвернутися в плані словникового запасу, який можна поповнювати сленговими виразами, почутими у фільмах англійською мовою або прочитаними в книгах і журналах.

Але ознайомимося спочатку із ввічливими зверненнями. Найпоширенішими формами є Mr.(Mister), Mrs.(Missis) and Ms.(Miss – для молодої дівчини чи незаміжньої жінки), до яких додається прізвище цієї людини. Наприклад, «No, Mr. Bond, I expect you to DIE!» Якщо ви не знаєте прізвища людини, до якої звертаєтесь, використовуйте Sir, Madamабо Miss;однак, останнє може завдати неприємностей, якщо дівчина-таки одружена (перевірено на гіркому досвіді). Дуже суперечливе використання Ma'am, скорочення від Madam:

У Великій Британії майже не використовується і вважається застарілою формою.

У США використання “madam” обмежене для дуже офіційних випадків, тоді як «ma'am» зустрічається часто у повсякденній промові у зверненнях до дорослої жінки, у якої, як ви вважаєте, вже можуть бути сім'я та діти, особливо якщо вона старша вас. На Півдні та Південному Заході США “ma'am” – це звернення до будь-якої жінки чи дівчини.

Дружніх звернень, як і лагідних, в англійській мові безліч. Звернення до друзів варіюються в залежності від того, якому варіанту англійської мови ви надаєте перевагу, проте ними не обмежуються.

British English:

chap: “Dear old chap, I've missed you!” (Старино, я за тобою сумував!)

mate(також Австралія, Нова Зеландія): “Hey, mate, you want to hit the pub?” (Дружище, пішли в паб?)

pal(також популярно в США): “My most useful acting tip came from my pal John Wayne. Talk low, talk slow, and don"t say too much." - Michael Caine.(Найкорисніша порада з акторської майстерності дав мені мій друг Джон Уейн. Говори низьким голосом, говори повільно і говори мало. - Майкл Кейн)

crony: “I'm going to the pub with me cronies” (Я пішов у паб зі своїми приятелями.)

mucker(Ірландія): “What about ye, mucker? Are ye in or out?” (Ну що, друже? Ти в ділі?)

American English:

homie: “Time to go, homie.” (Пора вирушати, друган.)

home slice: “You’re coming with us tonight, home slice? – Sure.”

amigo: “Hey, amigo, long time no see.” (Гей, аміго, скільки років, скільки зим!)

buddy: “I'm going to have some beers with мого buddy tonight.” (Ми сьогодні з моїм приятелем пропустимо пару стаканчиків.)

bestie: “You and I are besties for life!” (Ми з тобою найкращі друзі на все життя!)

dawg: “Waddup, dawg? – Nothing, jus’ chillin.”

fella: “Good to see you, fella.” Найчастіше використовують у значенні «хлопець, людина (муж.р.)»: “Who are these fellas?” (Хто ці люди?)

dude: “Dude, where’s my car?” (класика)

Ласкаві звернення до близьких людей також дуже різноманітні. Наведемо деякі з них, у більшості випадків вживаних незалежно від статі:

Honey (скорочено hon)

Sugar (також sugarplum, sugar pie, sugar cake і т.д.)

І, нарешті, трохи ласкавих звернень, що поділяються за статтю:

Nicknames for Boyfriend	Nicknames for Girlfriend
Handsome - Красень Sweetie Pie - Дорогуша, Сонце Tiger - Тигр Hot Stuff - Секс-бомба Cuddles (Cuddle Cakes, Cuddle Bunny etc.) - Милашка Prince Charming - Принц на білому коні, чудовий принц Mr. Perfect (Mr. Amazing etc.) - Містер Ідеальний Honey Bear - Ведмедик Captain - Капітан Lady Killer - Серцеїд Marshmallow - Зефірчик Stud - Жеребець Teddy Bear - Ведмедик Zeus - Зевс Superman - Супермен	Sweetie - Дорога Babe (Baby Doll, Baby Girl etc.) Gorgeous - Красуня Honey Bun - Булочка Cookie Monster - Коржик (персонаж із серіалу "Вулиця Сезам") Biscuit - Печінка Cherry - Вишенька Cupcake - Милашка Kitten - Кошеня Precious - Дорога, Краса Peanut - Малюк Pumpkin - Милашка, Чарівність Sexy Mama Snowflake - Сніжинка Sugarplum - Солодка моя Sweet Cheeks - Солодка моя Dumpling - Милашка

Тут важливо уникати зайвої фамільярності, бо, як каже одна моя хороша знайома: "I'm not your honey, darling, sweetheart, dear, ducky, or any other diminutive creature".

Дмитро Соколов

"“English learning is a vast realm of discovery. As a teacher, I may know the shortcut, but it's the students who have to make their own way to the destination. I just make sure I provide them with the right road signs”"

Досвід роботи

• Свою викладацьку кар'єру я розпочав у УО «Оршанська державна гімназія № 1», де я почав пізнавати ази викладацького ремесла. Роботу в школі поєднував із викладанням на курсах іноземних мов «Castello Studi» та репетиторством в Орші. Мені завжди більше подобалося працювати з дорослими студентами, оскільки для мене очевиднішими були результати моєї праці.
• Відпрацювавши 2 роки розподілу у школі, я вступив до магістратури МДЛУ, а потім ще 3 роки викладав на кафедрі навчання іноземних мов у МДЛУ. За цей час я напрацював цінний досвід викладання різних груп студентів, у тому числі корпоративних, іноземних та VIP-груп, познайомився із передовими методиками навчання іноземних мов.
• Здобувши другу вищу освіту за спеціальністю «фінанси» в ІБМТ БДУ, влаштувався працювати аналітиком у НДЕІ Міністерства економіки, де працюю досі. Проте, викладання для мене стало не просто роботою чи ремеслом, але мистецтвом, яке я не збираюся кидати за жодних обставин. Тепер, будучи фахівцем у більш вузькій сфері, я можу ефективно викладати ділову англійську, англійську у зовнішньоекономічній діяльності, бухобліку, банківській справі, аудиті тощо.

Хобі та інтереси

віддаю перевагу активному дозвіллю: туризм, практична стрілянина, шахи, автопробіги, велосипед

Особисті якості

Активний, прискіпливий, невгамовний, прагну завжди вчитися новому, гарний організатор.

У сучасному світі електронна пошта вже не така популярна для особистого листування – цю нішу зайняли соціальні мережі та месенджери. Однак для ділового спілкування вона використовується, як і раніше, широко і відступати не збирається. З цієї статті ви дізнаєтеся про основні особливості ведення ділового листування англійською мовою, з яких елементів складається email, а також чого варто уникати в діловому спілкуванні.

Два види ділового листування англійською мовою

Кому взагалі потрібно вміти писати ділові листи англійською? Як правило, людям, яким це необхідно для роботи. Припустимо, ви влаштувалися в якусь компанію, в обов'язки входить листування англійською з різних робочих питань. Усі ділові листи можна умовно розділити на великі категорії:

1. Листи у вільній формі.
2. Листи за шаблоном: заявки, звіти тощо.

На мою думку, є сенс навчитися писати листи у вільній форміа шаблонні листи простіше вивчити вже в процесі роботи, тому що вони скрізь різні і просто немає сенсу намагатися вивчити всі шаблони. Зазвичай, у кожному підприємстві є якесь “устаканившееся” уявлення про те, як слід писати різні заявки-звіти, навіть поздоровлення, а в 90% випадків просто набір готових бланків у форматі doc або xls, у яких потрібно лише підставляти цифри та прізвища.

З чого складається електронний лист англійською

Відправник листа англійською sender, одержувач – recepient, технічно електронний лист складається з кількох елементів:

• Subject- Тема листа. Пишеться коротко та зрозуміло, наприклад: Payment Confirmation – Підтвердження платежу. Якщо зміст листа прив'язаний до дати, його теж намагаються внести до теми: Farewell Party on April 21 – Прощальна вечірка 12 квітня.
• Body- Тіло листа, тобто зміст, сам текст. Докладніше розглянемо нижче.
• Attachment- Вкладення, доданий файл. Намагайтеся не робити вкладення з важкими файлами.
• CC- Копія листа. Якщо в полі “CC” додати адресу, цей одержувач також отримає повідомлення.
• BCC- прихована копія. Адресат, доданий у поле “BCC”, отримає повідомлення, але інші одержувачі про це не дізнаються.

До речі, CCрозшифровується, як carbon copy- Машинописна копія. На друкарських машинках, якщо потрібно було зробити два однакові документи, під основний аркуш підкладали копіювальний папір (carbon paper) і другий аркуш. На виході виходило два однакові документи. Примірник під копірку і називався carbon copy.

Скорочення "CC" і "BCC" - привіт з епохи друкарських машинок

BCCрозшифровується, як blind carbon copy. На друкарських машинах іноді потрібно було зробити два однакові документи, але для різних одержувачів. У такому разі документ робили повністю під копірку, але поле з ім'ям отримувача залишали пустим. Його заповнювали на кожній копії окремо. Така копія без імені і називалася blind carbon copy, буквально сліпа машинописна копія.

Як прочитати вголос адресу електронної пошти англійською?

Важливий момент, який іноді не беруть до уваги. Іноді потрібно продиктувати email усно, наприклад, телефоном. Ось, що потрібно знати:

• Символ ‘ @’ читається як at, у жодному разі не dog!
• Крапка на адресу електронної пошти називається dot, а не point, full stopабо період(про різницю між цими словами читайте).
• Символ ‘-‘ читається як hyphen,іноді не цілком коректно називають dash(Dash - це тире, тобто більш довгий варіант hyphen).
• Символ ‘ _’ читається як underscore, Рідше: understrike, low dash, low line.

[email protected]– support at hotmail dot com

[email protected]– help hyphen me at gmail dot com (gmail читається як “джі мейл”, а не “гмейл”)

Як бачите, слова в адресах читаються просто як слова, а не за буквами як буває з іменами та прізвищами. Однак якщо в email входять , або незрозумілі набори букв, краще читати їх за буквами:

[email protected]– a l y o n u s h k a at nomail dot net

Я думаю, що якщо ви читаєте статтю про ділове листування, ви точно знаєте 🙂

Загальновідомі доменні зони com, net, org читають як слово не за буквами. Менш відомі, наприклад, ru, зазвичай за буквами.

exam [email protected]– example underscore address at mail dot r u

Композиція тексту email англійською мовою

Електронний лист довше, ніж “text” (так узагальнено називають СМС та повідомлення в месенджерах, сам процес листування – texting) і містить традиційні , але не варто ходити навколо та навколо, висловлюйте думку зрозуміліше.

Основні елементи email:

• Вітання– може включати звернення на ім'я до адресата, якщо воно відомо.
• Вступ– якщо ви не знайомі з одержувачем листа, коротко представтеся.
• Мета повідомлення- Перейдіть до справи і поясніть, навіщо звертаєтесь.
• Подробиці– якщо потрібно, згадайте важливі деталі. Якщо мається на увазі, що одержувач листа повинен, прочитавши його, щось зробити (виконати вказівку, зателефонувати комусь, відповісти, переслати листа тощо) напишіть про це ввічливо, але недвозначно.
• Підпис– лист традиційно закінчується якоюсь прощальною формулою ввічливості, вашим ім'ям, прізвищем, іноді вказівкою місця роботи, адреси та номера телефону, якщо доречно.

Розберемо докладніше вітання та підпис – вони пишуться шаблонно.

Варіанти привітання в електронному листі англійською

Найчастіше пишуть просто "Hello + ім'я":

Формальніше:

“Dear” – це не “дорогою\дорога”, як при зверненні до чоловіка чи дружини, а аналог нашого “шановний”. Зверніть увагу, що після "hello" або "dear" не ставиться кома. Якщо адресат невідомий, наприклад, ви пишете в якийсь “HR department”, можна звернутися просто “Hello”, “Dear Colleagues” (якщо це колеги), “Dear All” (групі колег), “Dear HR department”.

Також є загальноприйняті звернення до невідомого чоловіка чи жінки: Dear Sir, Dear Madam або Dear Sir or Madam (якщо не знаєте sir там чи madam), To Whom It May Concern (усім, кого це може торкнутися). Перші два небажані, тому що ви можете випадково звернутися, неправильно вказавши підлогу, другі два використовуються, але вважаються трохи старомодними, формальними. По можливості краще звертатися на ім'я (Dear Margaret) або до відділу (департамент Dear Marketing Department).

Нерідко використовується звернення на ім'я без “вітального слова”, просто “James”. Так пишуть знайомим колегам (людині за сусіднім столом) або коли це не перший лист у листуванні і немає сенсу щоразу вітатись.

Як завершити email

Лист можна завершити, просто написавши своє ім'я або ім'я та прізвище, але зазвичай перед цим додають якесь ввічливе побажання. Найпопулярніше:

• Best regards! (або просто “Regards!”) – З найкращими побажаннями!
• Kind regards! - теж саме.
• Best wishes / Warm wishes – знову те саме.

У деяких посібниках згадують також "Sincerely yours" або "Faithfully yours" (щиро ваш), але особисто я таких підписів майже не бачив, а від іноземців чув, що ці формулювання звучать не те щоб смішно, але дуже старомодно. Власне, як і щиро ваш російською. Проте досить часто наприкінці ділового листа пишуть просто “Sincerely”.

Корисні фрази для ділового листування англійською

Крім шаблонних привітань та прощань, є ще кілька фраз, які можна використовувати у листуванні.

• I hope you are doing well- "надіюсь у вас все добре". Простий, правда, заїжджений спосіб почати листа. Письмовий аналог чергової фрази "How are you?". Більш офіційний варіант: I hope this email finds you well.
• I just wanted to update you on… –“Я просто хотів доповнити, що…” Гарний спосіб повідомити додаткову інформацію про те, що одержувачу вже відомо.
• I just wanted to let you know that…- "Я просто хотів повідомити вам, що ..." Аналогічно попередньому: доповнюємо вже відому інформацію. Також можна використовувати як універсальний вступ до короткого повідомлення про якісь важливі факти, деталі.
• Please be informed / advised– “Будь ласка, прийміть до уваги”.
• FYI- Зменш. від For Your Information, що також можна приблизно перекласти, як “врахуйте”. Скорочення доречно використовувати між колегами, спілкуючись із рутинних робочих питань. Незнайомій людині, клієнтові так краще не писати.
• Please find (see) attached- Буквально "знайдіть у вкладенні" (так, зрозуміло, ніхто російською не говорить). Так ви даєте знати, що лист має вкладення. Наприклад: Please find attached the report - Доповідь у вкладенні.
• For futher details- "Детальніше", "за більш детальною інформацією". Доречно наприкінці листа з посиланням на контактну особу: За більш детальною інформацією, будь ласка, зверніться до мого асистента.
• I look forward to your reply / hearing from you- "Чекаю з нетерпінням вашої відповіді". Ввічливий спосіб дати зрозуміти, що непогано відповісти на ваш лист.
• Thank you for your time –“Дякую за те, що приділили мені час”. Універсальна формула, яку доречно поставити перед підписом.

Зразок ділового листа англійською мовою

Наведу кілька прикладів листа, написаних із різним ступенем формальності. У листі я повідомлю адресата про те, що збори у п'ятницю перенесені з 9:00 на 10:30. Тема всіх листів буде однаковою: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

1. Дуже формально.

Dear Mr. Jefferson,

I hope this email finds you well. Це Sergey Nim від Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on meeting we are having on Tuesday. Перед тим, як погодитися, він буде переміщений з 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Чи ти будеш мати, щоб я хотів, щоб ти знав, що це? Please accept my apologies for the inconvinience.

Sincerely,

Sergey Nim

Roga та Kopyta Inc.

Формальності цього листа надають:

• Звернення Dear Mr. Jefferson.
• Фраза I hope this email finds you well- Більш формальний варіант фрази I hope you are doing well.
• Оборот would you be so kind as – чи не будете ви такі люб'язні.
• Вибачення Please accept my apologies –будь ласка, прийміть мої вибачення.
• Sincerelyнаприкінці листа назва компанії.

2. Менш формально.

Hello Alex,

Це Sergey від Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on meeting we are having on Tuesday. Перед тим, як погодитися, проходити з 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.

Best regards,

Формальність знижена за рахунок:

• Простішого звернення, звернення на ім'я.
• Sorryзамість “accept my apologies”.
• Менш урочистого завершення листа: best regards.

Більшість ділових листів пишуться у такому тоні. Середньовічні формули ввічливості насправді вже нікому не потрібні.

3. Неформально, але в рамках пристойності ділового листування, наприклад, знайомому колезі.

I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I'm дійсно sorry про те, що. Will you be able to attend it?

Коротко і сутнісно. Колеги, яких ви бачите на роботі щодня, не обов'язково цікавитися щоразу в листі, як у них справи.

На завершення наведу кілька порад загального характеру, які не вписалися до жодного з пунктів вище.

1. Викладайте у темі суть листа.

Тема має бути гранично інформативною і при цьому короткою. Людина приходить до офісу, відкриває Outlook і бачить 20 листів. Він швидко "сканує" поглядом теми - вже на цьому етапі йому має бути ясно, навіщо ви йому написали. Дуже погана ідея писати теми ні про що: “Please read it”, “Important”, “Hi”. Пишіть конкретніше: “Booking Approval”, “Flight Delayed to 12:00 am”, “Orientation at 9:00 on Tuesday”, “Schedule for May”.

2. Будьте ввічливі.

У діловому спілкуванні ввічливість обов'язкова. Важливо дотримуватись етикету, писати “дякую” та “будь ласка”, інакше ви якщо не зіпсуєте стосунки з людьми, то зробите їх трохи більш напруженими. У діловому світі напруженості й так вистачає, зайва не потрібна.

Зверніть увагу також, що в англійській мові наказовий спосіб без “please” у багатьох випадках може бути розцінений як наказ, особливо на листі, де, на відміну від мовлення, не відображається інтонація.

• Send me the annual report. – Надішли мені річний звіт (наказ).
• Please, send me the annual report. – Будь ласка, прийшли мені річний звіт (прохання).

Коли ви про щось просите, щось пропонуєте або даєте розпорядження (а це зміст 90% листів), прийнято робити це в рамках пристойності, не переходячи на деспотично-наказний тон.

3. Уникайте двозначності, будьте точні.

У діловому листуванні не місце дотепності, сарказму, особливо коли йде спілкування між людьми з різних країн. Ділова мова гранично стерильна, тому що всякі жарти гумору можна зрозуміти неправильно. Також не варто довго ходити навколо і навколо, ясно і конкретно викладайте суть повідомлення.

4. Пишіть коротко та просто. Не розумуйте!

Намагайтеся уникати довгих пропозицій, хитромудрих формулювань. Пишете простими словами без складнопідрядних речень з десятком придаткових. Чим складніше ви пишете, тим більшою ймовірністю наробите помилок і заплутаєте адресата.

Не намагайтеся показати, що знаєте "розумні" слова та фрази. Це ні до чого. Якщо ви вживаєте купу розумних слів правильно, прозвучить якось зарозуміло, якщо неправильно – смішно.

5. Якщо потрібно, структуруйте лист.

Наприклад, слід викласти список побажань до оформлення весільного залу. Напишіть їх списком, а не слив в один абзац-простирадло. Використовуйте нумерований список або маркери (крапки).

6. Ясно давайте зрозуміти читачеві, що від нього хочуть.

Іноді бувають листи, прочитавши які не можеш зрозуміти, чи хочуть від вас якихось дій або просто повідомляють? Якщо мається на увазі, що той, хто прочитав, повинен відповісти, переслати лист, встати і кудись піти і т.д., переконайтеся, що в листі (на початку, наприкінці, на початку і наприкінці) присутнє чітке формулювання, що потрібно зробити.

7. Перевіряйте листа перед відправкою.

Написавши повідомлення, перечитайте його. Переконайтеся, що лист написаний чемно, без двозначностей, його суть чітко ясна. Нічого страшного, якщо текст буде неідеальним і ви сумніваєтеся в якійсь комі. Писати англійською зі стовідсотковою грамотністю дуже рідко можуть навіть носії мови (як і російською), але намагайтеся не наробити хоча б очевидних помилок, друкарських помилок.

8. Повчитеся у колег, почитайте листування в компанії.

Ця порада для тих, кому навик ділового листування потрібний для роботи. У різних компаніях можуть бути свої місцеві чудасії щодо листування. Наприклад, десь вважається моветоном звертатися на ім'я, а десь посміються, якщо ви напишете “Dear Paul” замість “Hi Paul”. Запитайте у колег, що і як у вас прийнято, почитайте їх щоденне листування – це працює краще за будь-які підручники з бізнес-англійської.

Друзі! Зараз я не займаюся репетиторством, але якщо вам потрібний вчитель, я рекомендую цей чудовий сайт- там є вчителі носії (і не носії) мови 👅 на всі випадки життя та на будь-яку кишеню 🙂 Я сам пройшов понад 50 уроків з учителями, яких там знайшов!